기술 자료

Asana는 작업을 정리하고 팀 간 협업을 위해 사용되는 프로젝트 관리 도구입니다.

만약 Pipedrive의 데이터를 Asana를 사용하는 다른 팀으로 전달해야 하는 경우, 이 통합 기능을 그 목적을 위해 사용할 수 있습니다.

연동 설치

연동을 활성화하려면 마켓플레이스의 Asana 페이지로 이동하여 “지금 설치.”를 클릭하세요.

직접 마켓플레이스로 이동해 Asana 연동을 선택하면, “권한 부여.”를 클릭하세요.

권한 부여의 1단계에서 연동을 설치할 회사를 선택하고 누가 사용할 수 있을지 선택하세요: 모든 사용자, 나만, 또는 특정 사용자.

만약 특정 사용자 옵션을 선택하면, 연동을 사용할 사용자를 선택하고 이메일로 알림을 보낼지 선택한 다음 “다음.”을 클릭하세요.

만약 모든 사용자 또는 나만을 선택했다면 진행하려면 “다음”만 클릭하면 됩니다.

2단계에서는 앱 권한을 읽고 부여하라는 메시지가 표시됩니다. 내용을 확인한 후 “허용 및 설치.”를 클릭하세요.

로그인되어 있지 않거나 아직 Asana 계정이 없다면 로그인하거나 계정을 생성하라는 메시지가 표시됩니다.

이미 로그인되어 있다면 Pipedrive가 귀하의 Asana 계정에 접근할 수 있도록 권한을 부여하라는 메시지가 표시됩니다. “허용”을 클릭하면 연동 설정을 계속할 수 있습니다.

연동 설정

Asana 계정이 연결되면 Pipedrive의 계정 메뉴 > 도구 및 앱 > Asana로 이동하여 연동을 설정하세요.

트리거 이벤트 및 전송할 정보 선택

Pipedrive에서 Asana로 데이터를 보내려면 Pipedrive에서 정보를 가져와 Asana로 전송하는 동작을 실행할 규칙을 만들어야 합니다.

왼쪽의 Pipedrive 이벤트 아래에서 정보 전송을 트리거할 항목을 선택하세요.

사용 가능한 트리거는 다음과 같습니다:

• 거래 성사

• 거래 손실

• 거래 이동 (어떤 단계로 이동할지 지정해야 합니다)

파이프라인을 지정해야 합니다. 필수 항목입니다.

트리거로 거래 이동을 선택한 경우 단계도 지정해야 합니다. 거래를 지정된 단계로 이동하면 규칙이 실행됩니다.

파이프라인을 정의한 후 새로 생성되는 Asana 작업/프로젝트로 전송할 데이터를 선택할 수 있습니다. 전송할 수 있는 세부 정보는 다음과 같습니다:

• 거래 제목 (비활성화할 수 없음)

• 거래 금액

• 개인 또는 조직의 연락처 정보

• 고정 메모

• 첨부파일

거래에는 제목이 필수이므로, 거래 제목을 제외한 항목은 모두 비활성화할 수 있습니다.

Asana에서 생성될 항목 선택

규칙을 설정할 때 Asana에서 생성할 수 있는 항목은 작업과 프로젝트 두 가지입니다.

Asana에서 작업 생성

Asana에서 작업을 생성하도록 선택하면 드롭다운 메뉴로 이동해 작업을 받을 워크스페이스 또는 조직을 선택한 다음 프로젝트 이름을 선택해야 합니다.

선택적으로 기존 Asana 사용자에게 할당할 수도 있습니다

Asana에서 프로젝트 생성

규칙이 Asana에서 프로젝트를 생성하도록 설정하면 전송할 세부 정보의 첨부파일 옵션이 자동으로 비활성화되는 것을 볼 수 있습니다.

오른쪽 드롭다운에서 프로젝트를 생성할 워크스페이스 또는 조직을 선택하고, 선택적으로 팀.

선택 사항이 만족스러우면 “변경 사항 저장.”을 클릭하세요. 이후 규칙 기준을 충족하는 모든 거래는 지정한 정보를 포함한 작업 또는 프로젝트를 Asana에 생성하여 팀이 거래를 효과적으로 후속 조치할 수 있게 합니다.

Asana 통합으로 작업 자동화하기

Asana 통합을 사용하면 영업 파이프라인을 기반으로 청구 또는 관리 작업을 자동화할 수 있습니다. 예를 들어, 거래가 청구 단계에 도달하면 수동 인수인계 없이 Asana에서 작업을 트리거하여 인보이스를 생성하거나 법무팀에 알릴 수 있습니다.

시작하려면 Pipedrive의 Automations에 이동하여 템플릿 탭을 열고 Asana 카테고리를 선택하면 네 가지 준비된 템플릿을 선택할 수 있습니다:

• 거래 이동 시 작업 추가: 거래가 단계로 이동하면 Asana에서 작업이나 프로젝트를 생성

  • 청구, 온보딩 또는 구현과 같은 내부 인수인계에 사용할 수 있습니다

• 성사된 거래 인수인계: 거래가 성사(won)로 표시되면 Asana에서 작업이나 프로젝트를 생성

  • 거래가 성사되면 즉시 프로젝트 작업을 시작하는 데 사용할 수 있습니다

• 실패한 거래 정리: 거래가 잃음(lost)으로 표시되면 Asana에서 작업이나 프로젝트를 생성

  • 후속 작업을 생성하거나 피드백 루프를 트리거하는 데 사용할 수 있습니다

• 새 리드 웜업: 새 리드가 추가되면 Asana에서 작업이나 프로젝트를 생성합니다.

  • 수동으로 추가되거나 가져온 리드의 육성 작업을 마케팅 또는 영업 개발 팀에 할당하는 데 사용할 수 있습니다

예제로 “거래 이동 시 작업 추가” 템플릿을 사용하여 청구 관련 작업을 자동화하는 방법을 살펴보겠습니다.

템플릿을 사용해 청구 자동화 설정하기

거래 이동 시 작업 추가를 선택한 다음 첫 번째 화면에서 거래가 선택한 파이프라인 단계로 이동한 후 어떤 작업을 할지 정의합니다. 이 예에서는 “Asana에 작업 추가”를 선택하고 “템플릿 사용”을 클릭합니다.

두 번째 화면에서 청구나 계약 준비에 사용하는 특정 파이프라인과 단계를 선택합니다. 예를 들어 이것이 최종 단계에서 발생한다면, 우리 파이프라인의 최종 단계인 “Negotiations started”를 선택합니다.

“Asana에 작업 추가” 섹션에서 작업의 이름과 설명을 작성합니다. 회색 필드는 Pipedrive 데이터에 따라 자동으로 채워집니다. 팀에서 필요하지 않은 정보는 토글로 끌 수 있어, 적절한 문맥만 포함된 작업이 생성되도록 할 수 있습니다.

작업을 생성할 프로젝트를 선택하고, 추가 문맥을 위해 설명에 고정 메모를 추가할지 여부를 선택한 다음 마지막으로 “임시 저장”을 클릭합니다.

다음 화면에는 자동화의 모든 세부 정보가 표시되며, 활성화하기 전에 여전히 편집할 수 있습니다.

예를 들어 자동화가 거래가 성사되었을 때 트리거되기를 원한다면 즉시 조건 옆의 연필 아이콘을 클릭하고 드롭다운을 Deal status has changed to won으로 변경한 다음 “조건 적용”을 클릭합니다.

준비가 되면 상단에서 자동화를 활성화로 전환하세요.

활성화하면 거래가 선택한 단계로 이동할 때마다(또는 조건을 변경해 성사되었을 때라면 성사될 때마다) 구성한 정보로 Asana에 작업이 자동으로 생성됩니다.

워크플로 확장하기

이 청구 사용 사례는 한 가지 예일 뿐입니다. 이러한 템플릿을 시작점으로 사용하여 여러 팀 간 인수인계를 간소화할 수 있습니다:

• 영업 → 구현: 거래가 성사되면 온보딩 작업을 자동으로 시작합니다

• 영업 → 지원: 거래가 실패했을 때 후속 작업을 생성합니다

• 영업 → 마케팅: 수동으로 추가되거나 가져온 리드의 육성 작업을 추가합니다

각 템플릿은 내부 프로세스에 맞게 사용자 지정할 수 있어 처음부터 다시 만들 필요 없이 유연성을 제공합니다.

자동화 사용자 지정에 대한 자세한 내용은 Automations: first steps guide를 참조하세요.