Zināšanu bāze

Asana ir projektu pārvaldības rīks, ko izmanto uzdevumu organizēšanai un sadarbībai starp komandām.

Ja nepieciešams pārsūtīt datus no Pipedrive citai komandai, kas izmanto Asana, šī integrācija ir pieejama šim nolūkam.

Integrācijas instalēšana

Lai iespējotu integrāciju, dodieties uz Asana lapu mūsu Marketplace un noklikšķiniet uz “Instalēt tūlīt.”

Ja tieši dodaties uz Marketplace un izvēlaties Asana integrāciju, noklikšķiniet uz “Autorizēt.”

Autorizācijas 1. solī atlasiet uzņēmumu, kurā vēlaties instalēt integrāciju, un izvēlieties, kas to varēs lietot: visi lietotāji, tikai es vai konkrēti lietotāji.

Ja izvēlaties opciju konkrēti lietotāji, atlasiet lietotājus, kas izmantos integrāciju, un, ja vēlaties tos paziņot pa e-pastu, noklikšķiniet uz “Tālāk.”

Ja esat atlasījis visi lietotāji vai tikai es, vienkārši noklikšķiniet uz “Tālāk”, lai turpinātu.

2. solī jums tiks lūgts izlasīt un piešķirt lietotnei nepieciešamās atļaujas. Pārskatot tās, noklikšķiniet uz “Atļaut un instalēt.”

Ja neesat pieteicies vai ja jums vēl nav Asana konta, jums tiks piedāvāts pierakstīties vai to izveidot.

Ja jau esat pieteicies, jums tiks lūgts piešķirt Pipedrive atļauju piekļūt jūsu Asana kontam. Noklikšķiniet uz “Atļaut”, un varēsiet turpināt integrācijas iestatīšanu.

Integrācijas iestatīšana

Kad jūsu Asana konts ir savienots, atveriet Pipedrive Account menu > Tools and apps > Asana, lai iestatītu integrāciju.

Aktivizējošā notikuma un pārsūtāmās informācijas izvēle

Lai nosūtītu datus no Pipedrive uz Asana, jums jāizveido noteikums, kas izraisīs informācijas iegūšanu no Pipedrive un nosūtīšanu uz Asana.

Kreisajā pusē, sadaļā Pipedrive event, izvēlieties, kas izraisīs informācijas pārsūtīšanu.

Pieejamie aktivizētāji ir:

• Deal is won

• Deal is lost

• Deal is moved (jums būs jānorāda, uz kuru posmu)

Atcerieties norādīt pipeline, jo tas ir obligāts.

Ja kā aktivizētāju izvēlaties deal is moved, jums arī būs jānorāda posms. Kad pārvietosit darījumu uz norādīto posmu, tas aktivizēs noteikumu.

Pēc pipeline definēšanas varat izvēlēties, kādus datus pārsūtīt uz jaunizveidoto Asana uzdevumu/projektu. Dati, ko var pārsūtīt:

• Darījuma nosaukums (to nevar izslēgt)

• Darījuma vērtība

• Personas vai organizācijas kontaktinformācija

• Piestiprinātās piezīmes

• Pielikumi

Tā kā darījumam ir nepieciešams nosaukums, izņemot darījuma nosaukums, jūs varat izslēgt visu informāciju, ko nevēlaties pārsūtīt uz Asana.

Izvēle — kas tiks izveidots Asana

Izveidojot noteikumu, Asanā var izveidot divu veidu vienības: uzdevumus un projektus.

Uzdevuma izveide Asanā

Ja izvēlaties izveidot uzdevumu Asanā, atveriet nolaižamās izvēlnes, izvēlieties darba vidi vai organizāciju, kas saņems uzdevumu, un pēc tam izvēlieties projekta nosaukumu.

Pēc izvēles to var arī piešķirt esošam Asana lietotājam.

Projekta izveide Asanā

Ja vēlaties, lai jūsu noteikums izveido projektu Asanā, pamanīsiet, ka opcija pielikumi sadaļā pārsūtāmā informācija tiks automātiski izslēgta.

Labajā pusē esošajās nolaižamajās izvēlnēs izvēlieties darba vidi vai organizāciju, kurā izveidosiet projektu, un pēc izvēles — komandu.

Kad esat apmierināts ar izvēlēm, noklikšķiniet uz “Save changes.” Pēc tam katrs darījums, kas atbilst jūsu noteikuma kritērijiem, izveidos Asanā uzdevumu vai projektu ar norādīto informāciju, ļaujot jūsu komandām efektīvi sekot līdzi darījumiem.

Uzdevumu automatizēšana ar Asana integrāciju

Jūs varat izmantot Asana integrāciju, lai automatizētu rēķināšanas vai administratīvos uzdevumus, pamatojoties uz jūsu pārdošanas piltuvi. Piemēram, kad darījums sasniedz rēķināšanas posmu, varat izsaukt uzdevumu Asanā, lai izveidotu rēķinu vai informētu savu juridisko komandu bez manuālas nodošanas.

Lai sāktu, dodieties uz Automations Pipedrive, atveriet cilni Templates un izvēlieties Asana kategoriju, lai izvēlētos no četriem gataviem veidņu variantiem:

• Pievienot uzdevumus, pārvietojot darījumus: Kad darījums tiek pārvietots uz posmu, izveidojiet uzdevumu vai projektu Asanā

  • To var izmantot iekšējai nodošanai, piemēram, rēķināšanai, klienta iepazīstināšanai (onboarding) vai ieviešanai

• Nodot uzvarētus darījumus: Kad darījums tiek atzīmēts kā uzvarēts, izveidojiet uzdevumu vai projektu Asanā

  • To var izmantot, lai sāktu projekta darbu uzreiz pēc darījuma noslēgšanas

• Risināt zaudētos darījumus: Kad darījums tiek atzīmēts kā zaudēts, izveidojiet uzdevumu vai projektu Asanā

  • To var izmantot, lai izveidotu sekošanas uzdevumus vai aktivizētu atgriezeniskās saites cilpas

• Sildīt jaunus potenciālos klientus: Kad tiek pievienots jauns potenciālais klients, izveidojiet uzdevumu vai projektu Asanā.

  • To var izmantot, lai novirzītu potenciālo klientu audzināšanas uzdevumus uz mārketinga vai pārdošanas attīstības komandām

Apskatīsim piemēru, kā izmantot veidni “Add tasks when moving deals”, lai automatizētu ar rēķināšanu saistītas darbības.

Rēķināšanas automatizācijas iestatīšana, izmantojot veidni

Izvēlieties Add tasks when moving deals un pirmajā ekrānā definējiet, kas notiks pēc tam, kad darījums tiks pārvietots uz izvēlēto piltuves posmu — šajā gadījumā “Add a task in Asana”, un noklikšķiniet uz “Use template.”

Otrajā ekrānā izvēlieties konkrēto piltuvi un posmu, ko izmantojat rēķināšanai vai līgumu sagatavošanai. Pieņemsim, ka tas notiek pēdējā posmā; tāpēc izvēlēsimies “Negotiations started,” kas ir mūsu piltuves pēdējais posms.

Sadaļā “Add a task in Asana” aizpildiet uzdevuma nosaukumu un aprakstu. Pelēkie lauki tiks automātiski aizpildīti, balstoties uz Pipedrive datiem. Varat izslēgt jebkuru informāciju, kas jūsu komandai nav nepieciešama, lai uzdevumi tiktu izveidoti ar tieši pareizo kontekstu.

Izvēlieties projektu, kurā izveidosiet uzdevumu; ja vēlaties pievienot piespraustas piezīmes aprakstam papildu kontekstam; visbeidzot, noklikšķiniet uz “Save as draft.”

Nākamais ekrāns rādīs visu jūsu automatizācijas detaļu pārskatu, un to vēl varēs rediģēt pirms aktivizēšanas.

Pieņemsim, ka vēlaties, lai automatizācija tiktu aktivizēta ikreiz, kad darījums tiek atzīmēts kā uzvarēts. Noklikšķiniet uz zīmuļa ikonas blakus nosacījumam, mainiet nolaižamās izvēlnes uz Deal status has changed to won un noklikšķiniet uz “Apply conditions.”

Kad esat gatavs, pārslēdziet automatizāciju augšpusē uz active.

Pēc aktivizēšanas katru reizi, kad darījums pārvietosies uz izvēlēto posmu (vai, ja mainījāt nosacījumu, kad tas tiek atzīmēts kā uzvarēts), Asanā automātiski tiks izveidots uzdevums ar jūsu konfigurēto informāciju.

Paplašiniet savus darba procesus

Šis rēķināšanas piemērs ir tikai viens no variantiem. Varat izmantot šīs veidnes kā sākumpunktu, lai vienkāršotu nodošanas procesus starp dažādām komandām:

• Pārdošana uz ieviešanu: Automātiski sākt onboarding uzdevumus, kad darījums ir uzvarēts

• Pārdošana uz atbalstu: Izveidot sekošanas uzdevumus, kad darījums ir zaudēts

• Pārdošana uz mārketingu: Pievienot uzdevumus potenciālo klientu audzināšanai, kas pievienoti manuāli vai importēti

Katra veidne ir pielāgojama, lai atbilstu jūsu iekšējiem procesiem, nodrošinot elastību bez nepieciešamības sākt no nulles.

Lai uzzinātu vairāk par automatizāciju pielāgošanu, skatiet mūsu Automations: first steps guide.