Zināšanu bāze

Asana ir projektu vadības rīks, ko izmanto uzdevumu organizēšanai un sadarbībai starp komandām.

Ja jums nepieciešams pārsūtīt datus no Pipedrive citai komandai, kas izmanto Asana, šī integrācija ir pieejama šim mērķim.

Integrācijas instalēšana

Lai iespējotu integrāciju, dodieties uz Asana lapu mūsu Marketplace un noklikšķiniet uz “Instalēt tūlīt.”

Ja tieši pārejat uz Marketplace un izvēlaties Asana integrāciju, noklikšķiniet uz “Autorizēt.”

Autorizācijas 1. solī izvēlieties uzņēmumu, kurā vēlaties instalēt integrāciju, un nosakiet, kas to varēs izmantot: visi lietotāji, tikai es vai konkrēti lietotāji.

Ja izvēlaties opciju konkrēti lietotāji, atlasiet lietotājus, kuri izmantos integrāciju, un, ja vēlaties paziņot tiem pa e-pastu, noklikšķiniet uz “Tālāk.”

Ja esat izvēlējies visi lietotāji vai tikai es, jums būs tikai jānoklikšķina uz “Tālāk”, lai turpinātu.

2. solī jums tiks lūgts izlasīt un piešķirt lietotnei atļaujas. Pārskatot tās, noklikšķiniet uz “Atļaut un instalēt.”

Ja neesat pieslēdzies vai jums vēl nav Asana konta, jums tiks piedāvāts pierakstīties vai izveidot kontu.

Ja jau esat pieslēdzies, jums tiks lūgts piešķirt Pipedrive atļauju piekļūt jūsu Asana kontam. Noklikšķiniet uz “Atļaut” un varēsiet turpināt integrācijas iestatīšanu.

Integrācijas iestatīšana

Kad jūsu Asana konts ir pievienots, atveriet Pipedrive Account menu > Tools and apps > Asana, lai iestatītu integrāciju.

Aktivējošā notikuma un pārsūtāmās informācijas izvēle

Lai nosūtītu datus no Pipedrive uz Asana, jums jāizveido noteikums, kas aktivizēs informācijas iegūšanu no Pipedrive un nosūtīšanu uz Asana.

Kreisajā pusē, sadaļā Pipedrive event, jūs izvēlēsieties, kas izraisīs informācijas pārraidi.

Pieejamie aktivatori ir:

• Darījums ir laimēts

• Darījums ir zaudēts

• Darījums ir pārvietots (jums būs jānorāda, uz kuru posmu)

Atcerieties norādīt pipeline, jo tas ir obligāts.

Ja kā aktivatoru izvēlaties darījums ir pārvietots, jums būs jānorāda arī posms. Kad darījums tiek pārvietots uz norādīto posmu, tas aktivizēs noteikumu.

Pēc pipeline definēšanas varat izvēlēties, kādus datus pārsūtīt uz jaunizveidoto Asana uzdevumu/projektu. Dati, kurus varat pārsūtīt, ir:

• Darījuma nosaukums (to nevar izslēgt)

• Darījuma vērtība

• Personas vai organizācijas kontaktinformācija

• Piespraustās piezīmes

• Pielikumi

Tā kā darījuma nosaukums ir obligāts, darījuma nosaukumu nevar izslēgt; pārējo informāciju varat izslēgt, ja nevēlaties to pārsūtīt uz Asana.

Izvēle par to, kas tiks izveidots Asanā

Izveidojot noteikumu, Asanā varat izveidot divu veidu elementus: uzdevumus un projektus.

Uzdevuma izveide Asanā

Ja izvēlaties izveidot uzdevumu Asanā, jums jāatver nolaižamās izvēlnes, jāizvēlas darba vide vai organizācija, kas saņems uzdevumu, un pēc tam jāizvēlas projekta nosaukums.

Pēc izvēles to varat arī piešķirt esošam Asana lietotājam.

Projekta izveide Asanā

Ja vēlaties, lai jūsu noteikums Asanā izveidotu projektu, pamanīsiet, ka opcija pielikumi sadaļā detaļas, ko pārsūtīt tiks automātiski izslēgta.

Nolaižamajās izvēlnēs labajā pusē izvēlieties darba vidi vai organizāciju, kur izveidosiet projektu, un pēc izvēles komandu.

Kad esat apmierināts ar izvēlēm, noklikšķiniet uz “Save changes.” Pēc tam katrs darījums, kas atbilst jūsu noteikuma kritērijiem, izveidos Asanā uzdevumu vai projektu ar norādīto informāciju, ļaujot jūsu komandām efektīvi sekot līdzi darījumiem.

Uzdevumu automatizēšana ar Asana integrāciju

Jūs varat izmantot Asana integrāciju, lai automatizētu rēķinu izrakstīšanu vai administratīvos uzdevumus, pamatojoties uz jūsu pārdošanas piltuves posmiem. Piemēram, kad darījums sasniedz rēķinēšanas posmu, jūs varat izraisīt uzdevumu Asana, lai izveidotu rēķinu vai informētu juridisko komandu bez manuālas nodošanas.

Lai sāktu, dodieties uz Automations Pipedrive, atveriet cilni Templates un izvēlieties Asana kategoriju, lai izvēlētos kādu no četriem gatavajiem veidņu variantiem:

• Pievienot uzdevumus, pārvietojot darījumus: Kad darījums tiek pārvietots uz posmu, izveidojiet uzdevumu vai projektu Asana

  • Var izmantot iekšējām nodošanām, piemēram, rēķināšanai, iesaistīšanai vai ieviešanai

• Nodot uzvarētos darījumus: Kad darījums tiek atzīmēts kā uzvarēts, izveidojiet uzdevumu vai projektu Asana

  • Var izmantot, lai uzreiz sāktu projekta darbu pēc darījuma slēgšanas

• Apstrādāt zaudētos darījumus: Kad darījums tiek atzīmēts kā zaudēts, izveidojiet uzdevumu vai projektu Asana

  • Var izmantot, lai izveidotu sekojošos uzdevumus vai izraisītu atsauksmju atgriezeniskās saites ciklus

• Sildīt jaunus potenciālos klientus: Kad tiek pievienots jauns potenciālais klients, izveidojiet uzdevumu vai projektu Asana.

  • Var izmantot, lai sūtītu potenciālo klientu piesaistes uzdevumus mārketingam vai pārdošanas attīstības komandām

Iziesim piemēru, kā izmantot “Pievienot uzdevumus, pārvietojot darījumus” veidni, lai automatizētu ar rēķināšanu saistītās darbības.

Iestatiet rēķinēšanas automatizāciju, izmantojot veidni

Izvēlieties Pievienot uzdevumus, pārvietojot darījumus un pirmajā ekrānā definējiet, kas notiks pēc tam, kad darījums tiks pārvietots uz jūsu izvēlēto piltuves posmu — šajā gadījumā “Pievienot uzdevumu Asana” — un noklikšķiniet uz “Izmantot veidni.”

Otrajā ekrānā izvēlieties konkrēto piltuvi un posmu, ko izmantojat rēķināšanai vai līgumu sagatavošanai. Pieņemsim, ka tas notiek galaposmā; tāpēc mēs izvēlēsimies “Negotiations started,” kas mūsu piltuvē ir galīgais posms.

Sadaļā “Pievienot uzdevumu Asana” aizpildiet uzdevuma nosaukumu un aprakstu. Pelēkie lauki tiks automātiski aizpildīti, pamatojoties uz Pipedrive datiem. Varat izslēgt jebkuru informāciju, kas jūsu komandai nav nepieciešama, tādējādi uzdevumi tiks izveidoti ar tieši atbilstošu kontekstu.

Izvēlieties projektu, kurā izveidosiet uzdevumu, ja vēlaties pievienot piespraustas piezīmes aprakstam papildu kontekstam, un visbeidzot noklikšķiniet uz “Saglabāt kā melnrakstu.”

Nākamais ekrāns parādīs visu jūsu automatizācijas informāciju, un to joprojām var rediģēt pirms aktivizēšanas.

Pieņemsim, ka dodat priekšroku, lai automatizācija tiktu aktivizēta ikreiz, kad darījums tiek uzvarēts. Noklikšķiniet uz zīmuļa ikonas blakus tūlītējam nosacījumam un mainiet nolaižamos sarakstus uz Darījuma statuss ir mainījies uz “uzvarēts”, pēc tam noklikšķiniet uz “Pielietot nosacījumus.”

Kad esat gatavs, pārslēdziet automatizāciju uz aktīvu augšpusē.

Pēc aktivizēšanas katru reizi, kad darījums pārvietosies uz izvēlēto posmu (vai ja tas ir atzīmēts kā uzvarēts, ja jūs mainījāt nosacījumu), Asana automātiski tiks izveidots uzdevums ar konfigurēto informāciju.

Paplašiniet savas darba plūsmas

Šis rēķināšanas piemērs ir tikai viens variants. Jūs varat izmantot šīs veidnes kā sākumpunktu, lai optimizētu nodošanas procesus daudzām komandām:

• No pārdošanas uz ieviešanu: Automātiski sākt iesaistes uzdevumus, kad darījums ir uzvarēts

• No pārdošanas uz atbalstu: Izveidot uzdevumus sekošanai, kad darījums ir zaudēts

• No pārdošanas uz mārketingu: Pievienot uzdevumus potenciālo klientu uzturēšanai, kas pievienoti manuāli vai importēti

Katra veidne ir pielāgojama, lai atbilstu jūsu iekšējiem procesiem, nodrošinot elastību bez nepieciešamības sākt no jauna.

Lai uzzinātu vairāk par automatizāciju pielāgošanu, skatiet mūsu Automations: pirmie soļi — ceļvedis.