Basis Pengetahuan

Asana adalah alat manajemen proyek yang digunakan untuk mengatur tugas dan berkolaborasi antar tim.

Jika Anda perlu meneruskan data dari Pipedrive ke tim lain yang menggunakan Asana, integrasi ini tersedia untuk tujuan tersebut.

Memasang integrasi

Untuk mengaktifkan integrasi, buka halaman Asana di Marketplace kami dan klik “Pasang sekarang.”

Jika Anda langsung membuka Marketplace dan memilih integrasi Asana, klik “Otorisasi.”

Pada langkah 1 dari otorisasi, pilih perusahaan tempat Anda ingin memasang integrasi dan pilih siapa yang dapat menggunakannya: semua pengguna, hanya saya, atau pengguna tertentu.

Jika Anda memilih opsi pengguna tertentu, pilih pengguna yang akan menggunakan integrasi ini dan jika Anda ingin memberi tahu mereka lewat email, lalu klik “Berikutnya.”

Jika Anda memilih semua pengguna atau hanya saya, Anda hanya perlu mengklik “Berikutnya” untuk melanjutkan.

Pada langkah 2, Anda akan diminta untuk membaca dan memberikan izin pada aplikasi. Setelah meninjaunya, klik “Izinkan dan pasang.”

Jika Anda belum masuk, atau jika Anda belum memiliki akun Asana, Anda akan diminta untuk masuk atau membuat akun.

Jika Anda sudah masuk, Anda akan diminta untuk memberi Pipedrive izin mengakses akun Asana Anda. Klik “Izinkan” dan Anda dapat melanjutkan pengaturan integrasi Anda.

Mengatur integrasi

Setelah akun Asana Anda terhubung, buka Pipedrive Menu Akun > Alat dan aplikasi > Asana untuk menyiapkan integrasi.

Memilih peristiwa pemicu dan informasi yang akan Anda transfer

Untuk mengirim data dari Pipedrive ke Asana, Anda perlu membuat sebuah aturan yang akan memicu tindakan pengambilan informasi dari Pipedrive dan mengirimkannya ke Asana.

Di sebelah kiri, di bawah peristiwa Pipedrive, Anda akan memilih apa yang akan memicu transfer informasi.

Pemicu yang tersedia adalah:

• Kesepakatan dimenangkan

• Kesepakatan hilang

• Kesepakatan dipindahkan (Anda perlu menentukan ke tahap mana)

Ingat untuk menentukan pipeline, karena itu wajib.

Jika Anda memilih kesepakatan dipindahkan sebagai pemicu, Anda juga perlu menentukan tahapnya. Ketika Anda memindahkan sebuah kesepakatan ke tahap yang ditentukan, itu akan memicu aturan.

Setelah menentukan pipeline, Anda dapat memilih data mana yang akan ditransfer ke tugas/proyek Asana yang baru dibuat. Detail yang dapat Anda transfer adalah:

• Judul kesepakatan (tidak dapat dinonaktifkan)

• Nilai kesepakatan

• Detail kontak orang atau organisasi

• Catatan yang disematkan

• Lampiran

Karena judul wajib untuk sebuah kesepakatan, selain judul kesepakatan, Anda dapat menonaktifkan semua informasi lain yang tidak ingin Anda transfer ke Asana.

Memilih apa yang akan dibuat di Asana

Saat menyiapkan aturan, Anda dapat membuat dua jenis item di Asana: tugas dan proyek.

Membuat tugas di Asana

Jika Anda memilih untuk membuat tugas di Asana, Anda harus membuka menu dropdown, memilih ruang kerja atau organisasi yang akan menerima tugas tersebut, lalu memilih nama proyek.

Secara opsional, Anda juga dapat menugaskannya kepada pengguna Asana yang sudah ada

Membuat proyek di Asana

Jika Anda ingin aturan Anda membuat sebuah proyek di Asana, Anda akan melihat bahwa opsi lampiran di bawah detail yang akan ditransfer akan otomatis dimatikan.

Di dropdown di sebelah kanan, pilih ruang kerja atau organisasi tempat Anda akan membuat proyek, dan secara opsional, tim.

Setelah Anda puas dengan pilihan Anda, klik “Simpan perubahan.” Setelah itu, setiap kesepakatan yang memenuhi kriteria aturan Anda akan membuat tugas atau proyek di Asana dengan informasi yang ditentukan, sehingga tim Anda dapat menindaklanjuti kesepakatan tersebut secara efektif.

Mengotomatisasi tugas dengan integrasi Asana

Anda dapat menggunakan integrasi Asana untuk mengotomatisasi tugas penagihan atau administrasi berdasarkan pipeline penjualan Anda. Misalnya, ketika sebuah kesepakatan mencapai tahap penagihan, Anda dapat memicu tugas di Asana untuk membuat faktur atau memberi tahu tim hukum tanpa serah terima manual.

Untuk memulai, buka Automations di Pipedrive, buka tab Templates, dan pilih kategori Asana untuk memilih dari empat template siap pakai:

• Tambahkan tugas saat memindahkan kesepakatan: Saat sebuah kesepakatan dipindahkan ke suatu tahap, buat tugas atau proyek di Asana

  • Dapat digunakan untuk serah terima internal seperti penagihan, onboarding, atau implementasi

• Serahkan kesepakatan yang dimenangkan: Saat sebuah kesepakatan ditandai sebagai menang, buat tugas atau proyek di Asana

  • Dapat digunakan untuk memulai pekerjaan proyek segera setelah sebuah kesepakatan ditutup

• Tangani kesepakatan yang kalah: Saat sebuah kesepakatan ditandai sebagai kalah, buat tugas atau proyek di Asana

  • Dapat digunakan untuk membuat tugas tindak lanjut atau memicu siklus umpan balik

• Menghangatkan prospek baru: Saat prospek baru ditambahkan, buat tugas atau proyek di Asana.

  • Dapat digunakan untuk mengarahkan tugas pemeliharaan prospek ke tim pemasaran atau tim pengembangan penjualan

Mari kita bahas sebuah contoh bagaimana menggunakan template “Tambahkan tugas saat memindahkan kesepakatan” untuk mengotomatisasi tindakan terkait penagihan.

Siapkan otomatisasi penagihan menggunakan template

Pilih Tambahkan tugas saat memindahkan kesepakatan dan, di layar pertama, tentukan apa yang akan terjadi setelah kesepakatan dipindahkan ke tahap pipeline yang Anda pilih, dalam hal ini, “Tambahkan tugas di Asana” dan klik “Gunakan template.”

Di layar kedua, pilih pipeline dan tahap spesifik yang Anda gunakan untuk penagihan atau persiapan kontrak. Misalnya ini terjadi pada tahap akhir; oleh karena itu, kami akan memilih “Negotiations started,” yang merupakan tahap terakhir dalam pipeline kami.

Di bagian “Tambahkan tugas di Asana”, isi nama dan deskripsi tugas. Kolom berwarna abu-abu akan terisi otomatis berdasarkan data Pipedrive. Anda dapat mematikan informasi apa pun yang tidak dibutuhkan tim Anda, sehingga tugas dibuat dengan konteks yang tepat.

Pilih proyek tempat Anda akan membuat tugas, jika ingin menambahkan catatan yang dipinned ke deskripsi untuk konteks tambahan, dan akhirnya, klik “Simpan sebagai draf.”

Layar berikutnya akan menampilkan semua detail otomatisasi Anda, dan Anda masih dapat mengeditnya sebelum diaktifkan.

Misalkan Anda lebih suka otomatisasi dipicu setiap kali sebuah kesepakatan dimenangkan. Klik ikon pensil di samping kondisi instan dan ubah dropdown menjadi Status kesepakatan berubah menjadi menang lalu klik “Terapkan kondisi.”

Saat Anda siap, alihkan otomatisasi ke posisi aktif di bagian atas.

Setelah diaktifkan, setiap kali sebuah kesepakatan berpindah ke tahap yang dipilih (atau jika menjadi menang jika Anda mengubah kondisinya), sebuah tugas akan otomatis dibuat di Asana dengan informasi yang telah Anda konfigurasikan.

Perluas alur kerja Anda

Kasus penggunaan penagihan ini hanyalah satu contoh. Anda dapat menggunakan template ini sebagai titik awal untuk menyederhanakan serah terima antar banyak tim:

• Penjualan ke implementasi: Mulai tugas onboarding secara otomatis ketika sebuah kesepakatan dimenangkan

• Penjualan ke dukungan: Buat tugas untuk tindak lanjut ketika sebuah kesepakatan kalah

• Penjualan ke pemasaran: Tambahkan tugas untuk memelihara prospek yang ditambahkan secara manual atau melalui impor

Setiap template dapat disesuaikan agar cocok dengan proses internal Anda, memberikan fleksibilitas tanpa mengharuskan Anda memulai dari awal.

Untuk informasi lebih lanjut tentang pengustoman otomatisasi, lihat Panduan Automations: langkah pertama.