Basis Pengetahuan

Asana adalah alat manajemen proyek yang digunakan untuk mengatur tugas dan berkolaborasi antar tim.

Jika Anda perlu meneruskan data dari Pipedrive ke tim lain yang menggunakan Asana, integrasi ini tersedia untuk tujuan tersebut.

Menginstal integrasi

Untuk mengaktifkan integrasi, buka Halaman Asana di Marketplace kami dan klik “Instal sekarang.”

Jika Anda langsung menuju ke Marketplace dan memilih integrasi Asana, klik “Otorisasi.”

Pada langkah 1 proses otorisasi, pilih perusahaan tempat Anda ingin menginstal integrasi dan tentukan siapa yang dapat menggunakannya: semua pengguna, hanya saya, atau pengguna tertentu.

Jika Anda memilih opsi pengguna tertentu, pilih pengguna yang akan menggunakan integrasi dan jika Anda ingin memberi tahu mereka melalui email, lalu klik “Berikutnya.”

Jika Anda memilih semua pengguna atau hanya saya, Anda hanya perlu mengklik “Berikutnya” untuk melanjutkan.

Pada langkah 2, Anda akan diminta untuk membaca dan memberikan izin kepada aplikasi. Setelah meninjaunya, klik “Izinkan dan instal.”

Jika Anda belum masuk, atau jika Anda belum memiliki akun Asana, Anda akan diminta untuk masuk atau membuat akun.

Jika Anda sudah masuk, Anda akan diminta untuk memberi Pipedrive izin mengakses akun Asana Anda. Klik “Izinkan” dan Anda dapat melanjutkan untuk mengatur integrasi Anda.

Menyiapkan integrasi

Setelah akun Asana Anda tersambung, buka Menu Akun > Alat dan aplikasi > Asana di Pipedrive untuk menyiapkan integrasi.

Memilih peristiwa pemicu dan informasi yang akan Anda transfer

Untuk mengirim data dari Pipedrive ke Asana, Anda harus membuat sebuah aturan yang akan memicu tindakan pengambilan informasi dari Pipedrive dan mengirimkannya ke Asana.

Di sebelah kiri, di bawah Peristiwa Pipedrive, Anda akan memilih apa yang akan memicu pengiriman informasi.

Pemicu yang tersedia adalah:

• Kesepakatan dimenangkan

• Kesepakatan kalah

• Kesepakatan dipindahkan (Anda perlu menentukan ke tahap mana)

Ingat untuk menentukan pipeline, karena hal itu wajib.

Jika Anda memilih kesepakatan dipindahkan sebagai pemicu, Anda juga harus menentukan tahapnya. Ketika Anda memindahkan kesepakatan ke tahap yang ditentukan, itu akan memicu aturan.

Setelah menentukan pipeline, Anda dapat memilih data mana yang akan dipindahkan ke tugas/proyek Asana yang baru dibuat. Detail yang dapat Anda transfer adalah:

• Judul kesepakatan (tidak dapat dinonaktifkan)

• Nilai kesepakatan

• Rincian kontak orang atau organisasi

• Catatan yang disematkan

• Lampiran

Karena judul diperlukan untuk sebuah kesepakatan, kecuali judul kesepakatan, Anda dapat mematikan semua informasi lain yang tidak ingin Anda transfer ke Asana.

Memilih apa yang akan dibuat di Asana

Saat membuat aturan, Anda dapat membuat dua jenis item di Asana: tugas dan proyek.

Membuat tugas di Asana

Jika Anda memilih membuat tugas di Asana, Anda harus membuka menu dropdown, memilih ruang kerja atau organisasi yang akan menerima tugas tersebut, lalu memilih nama proyek.

Sebagai opsi, Anda juga dapat menugaskannya ke pengguna Asana yang sudah ada

Membuat proyek di Asana

Jika Anda ingin aturan Anda membuat sebuah proyek di Asana, Anda akan melihat bahwa opsi lampiran di bawah detail yang ditransfer akan otomatis dimatikan.

Di dropdown di sebelah kanan, pilih ruang kerja atau organisasi tempat Anda akan membuat proyek, dan opsional, tim.

Setelah Anda puas dengan pilihan Anda, klik “Simpan perubahan.” Setelah itu, setiap kesepakatan yang memenuhi kriteria aturan Anda akan membuat sebuah tugas atau proyek di Asana dengan informasi yang ditentukan, sehingga tim Anda dapat menindaklanjuti kesepakatan tersebut secara efektif.

Mengotomatiskan tugas dengan integrasi Asana

Anda dapat menggunakan integrasi Asana untuk mengotomatisasi tugas penagihan atau administrasi berdasarkan pipeline penjualan Anda. Misalnya, ketika sebuah kesepakatan mencapai tahap penagihan, Anda dapat memicu tugas di Asana untuk membuat faktur atau memberi tahu tim hukum Anda tanpa serah terima manual.

Untuk memulai, buka Automations di Pipedrive, buka tab Templates, dan pilih kategori Asana untuk memilih dari empat template siap pakai:

• Tambahkan tugas saat memindahkan kesepakatan: Ketika sebuah kesepakatan dipindahkan ke suatu tahap, buat tugas atau proyek di Asana

  • Dapat digunakan untuk serah terima internal seperti penagihan, onboarding, atau implementasi

• Serahkan kesepakatan yang dimenangkan: Ketika sebuah kesepakatan ditandai sebagai dimenangkan, buat tugas atau proyek di Asana

  • Dapat digunakan untuk memulai pekerjaan proyek segera setelah kesepakatan ditutup

• Offboard kesepakatan yang kalah: Ketika sebuah kesepakatan ditandai sebagai kalah, buat tugas atau proyek di Asana

  • Dapat digunakan untuk membuat tugas tindak lanjut atau memicu loop umpan balik

• Menindaklanjuti lead baru: Ketika lead baru ditambahkan, buat tugas atau proyek di Asana.

  • Dapat digunakan untuk mengarahkan tugas nurturing lead ke tim pemasaran atau tim pengembangan penjualan

Mari kita bahas contoh cara menggunakan “Add tasks when moving deals” template untuk mengotomatisasi tindakan terkait penagihan.

Siapkan automasi penagihan menggunakan template

Pilih Add tasks when moving deals dan, di layar pertama, tentukan apa yang akan terjadi setelah kesepakatan dipindahkan ke tahap pipeline yang Anda pilih, dalam hal ini, “Add a task in Asana” dan klik “Use template.”

Di layar kedua, pilih pipeline dan tahap spesifik yang Anda gunakan untuk penagihan atau persiapan kontrak. Katakanlah ini terjadi di tahap akhir; oleh karena itu, kita akan memilih “Negotiations started,” yang merupakan tahap akhir di pipeline kami.

Di bagian “Add a task in Asana”, isi nama dan deskripsi tugas. Kolom berwarna abu-abu akan terisi otomatis berdasarkan data Pipedrive. Anda dapat menonaktifkan informasi apa pun yang tidak dibutuhkan tim Anda, sehingga tugas dibuat dengan konteks yang tepat.

Pilih proyek tempat Anda akan membuat tugas, jika ingin menambahkan catatan yang disematkan ke deskripsi untuk konteks tambahan, dan terakhir, klik “Save as draft.”

Layar berikutnya akan menampilkan semua detail automasi Anda, dan Anda masih dapat mengeditnya sebelum aktivasi.

Misalkan Anda ingin automasi dipicu kapan pun sebuah kesepakatan dimenangkan. Klik ikon pensil di sebelah kondisi instan dan ubah dropdown menjadi Deal status has changed to won dan klik “Apply conditions.”

Saat Anda siap, alihkan automasi ke posisi active di bagian atas.

Setelah diaktifkan, setiap kali sebuah kesepakatan berpindah ke tahap yang dipilih (atau jika ditandai menang jika Anda mengubah kondisinya), sebuah tugas akan otomatis dibuat di Asana dengan informasi yang telah Anda konfigurasi.

Perluas alur kerja Anda

Kasus penggunaan penagihan ini hanya satu contoh. Anda dapat menggunakan template-template ini sebagai titik awal untuk menyederhanakan serah terima antar banyak tim:

• Sales ke implementasi: Mulai tugas onboarding secara otomatis ketika sebuah kesepakatan dimenangkan

• Sales ke support: Buat tugas untuk tindak lanjut ketika sebuah kesepakatan kalah

• Sales ke marketing: Tambahkan tugas untuk nurturing lead yang ditambahkan secara manual atau melalui impor

Setiap template dapat disesuaikan agar sesuai dengan proses internal Anda, memberikan fleksibilitas tanpa mengharuskan Anda memulai dari awal.

Untuk informasi lebih lanjut tentang menyesuaikan automasi, lihat our Automations: panduan langkah pertama.