Base di conoscenza

Con l'app di integrazione Quickbooks, puoi creare fatture dalla vista dettagli dell'affare e inviarle senza problemi al tuo account Quickbooks senza il fastidio di copiare e incollare i dati tra i due strumenti.

L'integrazione può anche fornire stati aggiornati sulle fatture create da Pipedrive, in modo che tu sappia esattamente quando sono approvate, pagate o in ritardo senza lasciare l'app Pipedrive.

Abilitazione dell'integrazione con Quickbooks

Per collegare il tuo account Quickbooks vai su Strumenti e app > Fatturazione e seleziona “Quickbooks”.

Sarai portato al marketplace di Pipedrive dove potrai completare il processo di installazione e concedere all'app l'accesso al tuo account. La disinstallazione dell'app può essere trovata sotto Strumenti e app > App del marketplace.

Una volta confermate le tue credenziali di accesso valide, sarai riportato alle impostazioni di Pipedrive per configurare le preferenze di integrazione con Quickbooks.

Durante la configurazione dell'integrazione con Quickbooks, dovrai scegliere i campi di Pipedrive e la data di scadenza che verrà auto-compilata una volta creata un'invoice in Pipedrive.

• Destinatario - Questo campo indica a chi indirizzare la fattura. Poiché le fatture vengono pagate di solito dal dipartimento contabilità di un'azienda, suggeriamo di utilizzare il campo Organizzazione - Nome di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altri campi di organizzazioni, contatti persone e trattative.
• Indirizzo - Questo campo indica l'indirizzo fisico del destinatario della fattura. Poiché le fatture vengono pagate di solito dal dipartimento contabilità di un'azienda, suggeriamo di utilizzare il campo Organizzazione - Indirizzo di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altri campi di organizzazioni, contatti persone e trattative.
• Email -Questo campo indica l'indirizzo email del destinatario della fattura. Poiché il campo email in Pipedrive è un campo di tipo persona, suggeriamo di utilizzare il campo Persona - Email di Pipedrive. Puoi anche scegliere tra altri campi di organizzazioni, contatti persone e trattative.
• ID fiscale cliente –Non tutte le fatture richiedono queste informazioni, ma se hai creato un campo personalizzato in Pipedrive per memorizzare le informazioni fiscali del tuo cliente, ti consigliamo di utilizzare quel campo qui.
• Data di scadenza – Qui puoi impostare la data di scadenza del pagamento. Ad esempio, se la data di scadenza è fissata per sette giorni dopo la data di emissione, una fattura creata il 13 marzo avrà data di scadenza il 20 marzo.

Una volta soddisfatto delle tue scelte per i campi di Pipedrive da popolare nelle tue fatture Quickbooks, clicca il pulsante “Salva” per salvare le tue preferenze di integrazione per il tuo account aziendale Pipedrive.

Utilizzo dell'integrazione

Dopo aver terminato di configurare la tua integrazione, puoi passare alla visualizzazione dettagliata di qualsiasi affare per creare la tua prima fattura. Clicca sulla scheda Fattura > + Fattura per iniziare.

Ti verrà chiesto di compilare i dettagli della tua fattura. Le informazioni aggiunte qui verranno inviate al tuo account Quickbooks quando la fattura viene salvata.

• Dettagli del Cliente – Saranno compilati automaticamente in base ai campi scelti quando hai impostato le tue preferenze di fatturazione per Quickbooks.
• Dettagli della Fattura – Questi dettagli devono essere compilati in base alle esigenze della tua azienda. Ad esempio, se desideri regolare le funzioni fiscali di questa fattura, quale valuta dovrebbe essere utilizzata in questa fattura o qualsiasi modello di fattura Quickbooks che desideri utilizzare. La valuta è un campo obbligatorio per Quickbooks.
• Elementi della Fattura – Questo campo riflette gli elementi – come beni o servizi – che costituiscono le spese nella tua fattura. Questo si popolerà automaticamente con i prodotti che sono collegati al tuo affare. Scopri di più su come aggiungere prodotti ai tuoi affari qui. Puoi anche aggiungere altri elementi alla tua lista.

Sotto "Dettagli del Cliente", dovrai collegare la fattura a un cliente esistente nel tuo account Quickbooks o crearne uno nuovo.

Una volta collegato un contatto, avrai l'opzione di aggiornare le informazioni del cliente sul lato del provider.

Se hai abilitato questa opzione, le informazioni aggiunte sotto Indirizzo, Email e Codice fiscale verranno importate in Quickbooks se sono diverse dalle informazioni salvate.

Clicca sul pulsante "Crea fattura" una volta che hai inserito tutti i dettagli della tua fattura.

Visualizzazione delle tue fatture

La tua nuova fattura apparirà sotto il Registro modifiche nella tua vista dettagliata. Le fatture in Pipedrive rifletteranno le seguenti bandierine in base ai loro stati:

• Aperta
• Pagata
• Annullata
• Scaduta
• Eliminata
• Parzialmente pagata

Se fai clic su Magiori “...”, avrai queste opzioni:

• Annulla – Annulla qualsiasi fattura non pagata o pagata. Le fatture annullate non possono essere riattivate.
• Elimina – Elimina la fattura.
• Invia per email – Invia direttamente al cliente qualsiasi fattura pagata o in scadenza. Le fatture inviate per email verranno inviate da Quickbooks.
• Scarica PDF – Scarica una versione PDF della tua fattura da inviare direttamente ai tuoi clienti.
• Apri in QuickBooks – Cliccando su questa opzione verrai portato al tuo account Quickbooks dove potrai modificare, inviare la tua fattura e accettare il pagamento.

Barra laterale vista dettagliata

La storia delle tue fatture verrà anche aggiunta alla barra laterale della vista dettagliata. Qui puoi aggiornare per portare nuovi aggiornamenti da Quickbooks, o fare clic su Altro (“...”) per andare alle impostazioni o scollegare il tuo contatto.