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Sincronização com o Google Drive


Se você já conhece o Google Drive, deve saber que ele traz muitos benefícios que não são encontrados no sistema de armazenamento padrão do Pipedrive. Se você ainda está acostumado a baixar, editar e reenviar arquivos ou documentos sempre que uma atualização for necessária, então conheça o maravilhoso mundo da gestão de documentos em nuvem.

Nota: Anexos de e-mail não são armazenados no Google Drive. Os anexos ficam hospedados no próprio sistema de armazenamento do Pipedrive.

 Por que usar o Google Drive? 

  • Acessibilidade: Se a sincronização do Google Drive for ativada, todos os arquivos serão armazenados no Google Drive para estarem acessíveis pela interface do Pipedrive.
  • Eficiência: O mesmo arquivo pode ser vinculado várias vezes no Pipedrive, garantindo que a última versão de um documento esteja sempre anexada.
  • Edição embutida fácil: Arquivos que sofreram upload podem ser convertidos para os Google Docs, visualizados e editados sem ter de fazer o download do arquivo e abri-lo em um software separado.
  • Criação embutida fácil: Um novo documento do Google Docs pode ser gerado de maneira embutida.​

Sincronização com o Google Drive

Nota: Para sincronizar seus contatos com os contatos do Google, você deve ter sua conta Google já sincronizada com sua conta Pipedrive.
Caso contrário, siga as instruções encontradas aqui.

Para sincronizar seus arquivos com o Google Drive:

  • Vá até Ajustes > Pessoal > Conexões > Google Drive para acessar as opções de sincronização.
  • Selecione Sim para usar o Google Drive.
  • Selecionar caso deseje armazenar arquivos do Pipedrive em uma pasta separada no Google Drive.
  • Selecionar caso deseje habilitar o compartilhamento de todos os arquivos do Google Drive com outros usuários do Pipedrive de sua empresa.

google_drive.png

Nota: Ao fazer o upload de arquivos, você irá notar que existe a opção "Compartilhar" . Isso permite que qualquer membro do Pipedrive de sua empresa tenha acesso de leitura e gravação a todos os arquivos anexados ao Pipedrive por padrão.
Você pode usar as seguintes configurações de privacidade no Google Drive:

  • Apenas leitura: Se você quer que todos os usuários do Pipedrive possam ler, mas não editar seus arquivos, configure seu arquivo para "pode visualizar" ou "pode comentar". "Pode comentar" irá permitir que outros usuários deixem comentários em seus arquivos.
  • Privada: Se você gostaria de manter certos arquivos conectados a negócios privados, ou disponíveis apenas para leitura, você terá que editar as permissões de compartilhamento dentro do Google. Nesse caso, os arquivos ainda serão exibidos na fila de arquivos do Pipedrive, mas outras pessoas não conseguirão abri-los.

Adicionando novos arquivos

Vá para a guia Fazer upload de arquivos em Visualizar detalhes de um de seus negócios. Você verá que, ao invés de ter apenas a opção "Fazer upload de seu computador" que existia antes da habilitação da sincronização do Google Drive, agora você terá várias opções:

  • Selecione de seu computador: fazer upload de um arquivo diretamente de seu computador, o que mantém seu arquivo armazenado dentro do Pipedrive, além de migrá-lo para o Google Drive.
  • Importar do Google Drive: adicionar um arquivo que já está no Google Drive. Digite o nome do seu arquivo e selecione ao encontrá-lo.
  • Criar novo: cria um arquivo do zero por meio do Google Drive, salvando automaticamente o arquivo dentro do Pipedrive e do Google Drive.

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Agora que seu arquivo foi criado ou adicionado pelo Google Drive, basta clicar nele e você pode facilmente visualizá-lo ou editá-lo diretamente do Pipedrive, assim como outros usuários do Pipedrive podem visualizar e editar seu arquivo de dentro do Pipedrive.