Kennisdatabase

Het is altijd belangrijk om al je aankomende taken bij te houden, of ze nu zakelijk of persoonlijk zijn.

Het hebben van meerdere agenda's kan leiden tot dubbele boekingen of gemiste afspraken, wat je onprofessioneel kan laten overkomen en kan leiden tot het verlies van belangrijke deals.

Om dit te voorkomen, raden we aan je Pipedrive-account te synchroniseren met je favoriete agendabeheer systeem – Google, Exchange, Outlook, of Office – om je werelden samen te brengen met Pipedrive’s kalender synchronisatie.

Instelling

Om de kalendersynchronisatie in te schakelen, gaat u naar Persoonlijke voorkeuren > Kalendersynchronisatie en klikt u op “Account verbinden.”

Geef vanaf daar het e-mailadres en wachtwoord van het kalenderaccount dat u wilt synchroniseren op, en doorloop de autorisatieprocedure om Pipedrive toegang te geven tot uw externe kalender.

Instellingen

Wanneer u uw agenda en Pipedrive synchroniseert, kunt u kiezen uit verschillende opties op basis van hoe u wilt dat Pipedrive en uw agenda met elkaar omgaan, zoals welke agenda te synchroniseren (als u meerdere heeft) en uw voorkeurs synchronisatietype.

U kunt de synchronisatie stoppen en een ander account synchroniseren wanneer u maar wilt om ervoor te zorgen dat u geen belangrijke evenementen mist.

Kalendersynchronisatie types

Je hebt twee opties om je externe kalender te synchroniseren met Pipedrive:

• Tweezijdige synchronisatie: Activiteiten en evenementen worden bijgewerkt tussen Pipedrive en je externe kalender en vice versa

• Eenzijdige synchronisatie: Synchroniseer activiteiten alleen van Pipedrive naar je externe kalender

Tweezijdige synchronisatie

Wanneer je tweezijdige synchronisatie selecteert, worden activiteiten die in Pipedrive zijn gemaakt gesynchroniseerd naar je kalender, en evenementen die in je externe kalender zijn gemaakt worden teruggesynchroniseerd als Pipedrive-activiteiten.

Wijzigingen die in een van beide kalenders worden aangebracht, zullen het gekoppelde evenement of de activiteit op het andere platform bijwerken.

Standaard zichtbaarheid van externe evenementen

Je hebt de optie om de zichtbaarheid van externe evenementen die in Pipedrive zijn gesynchroniseerd te beheren, waarbij je kunt kiezen of ze voor iedereen of alleen voor jou zichtbaar zijn.

Synchroniseren van privé-evenementen

Je kunt ook beheren hoe je privé-evenementen synchroniseert, wat handig is wanneer je bepaalde persoonlijke afspraken (bijv. een doktersbezoek) privé wilt houden in je gesynchroniseerde kalender.

• “Zichtbaar voor iedereen” – betekent dat iedere gebruiker in Pipedrive ze kan zien

• “Alleen zichtbaar voor jou” – er wordt een onbenoembaar blok aan je kalender toegevoegd, en alleen jij kunt de details ervan zien.

Als alternatief kun je ook ervoor kiezen om ze helemaal niet te synchroniseren, in welk geval je handmatig je agenda moet blokkeren om conflicten te voorkomen.

Binnenhalen van externe evenementen

De instelling “Externe kalenderevenementen converteren” zorgt ervoor dat Pipedrive weet hoe evenementen uit je gesynchroniseerde kalender te importeren en welk type activiteit ze zullen hebben.

Eenzijdige synchronisatie

Wanneer eenzijdige synchronisatie is geselecteerd, worden alleen de activiteiten die in Pipedrive zijn gemaakt, naar de gekoppelde kalender gesynchroniseerd. Evenementen die in de gekoppelde kalender zijn gemaakt, zullen echter geen activiteiten in Pipedrive creëren.

Ze kunnen een van de standaardactiviteitstypes zijn – oproep, vergadering, taak, deadline, e-mail, lunch – of een van de aangepaste activiteitstypes die voor het bedrijfsaccount zijn gemaakt. Lees meer over activiteiten en aangepaste activiteitstypes in dit artikel.

De optie “Kies welke Pipedrive-activiteiten in je externe kalender verschijnen” stelt je in staat om te selecteren welke van de Pipedrive-activiteitstypes je wilt synchroniseren naar je gekoppelde kalender.

Als je bepaalde activiteiten niet naar de kalender die aan Pipedrive is gekoppeld wilt synchroniseren, raden we aan om de relevante activiteitstypes uit de lijst te deselecteren.

Alle wijzigingen die aan deze opties worden aangebracht, zoals het wijzigen van welke Pipedrive-activiteiten worden gesynchroniseerd, worden automatisch opgeslagen in Pipedrive.

Geavanceerde instellingen

U zult ook een optie zien om de deal- en contactinformatie op te nemen in de beschrijving van de activiteiten.

Kalenderweergave

Om te beginnen met het synchroniseren van uw kalender, klik op “Start synchronisatie” en, binnen enkele minuten, kunt u uw activiteiten in uw kalenderweergave bekijken.

De kalenderweergave is een nuttig hulpmiddel om uw activiteiten bij te houden, uw verkoop in beweging te houden en ervoor te zorgen dat u die belangrijke overwinningen behaalt.

In zowel de kalender- als lijstweergave kunt u de status van uw synchronisatie en het account dat u aan het synchroniseren bent zien.