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Anstatt dieselben Aufgaben und Timelines für jedes Projekt neu zu erstellen, verwenden Sie Projektvorlagen, um wiederholbare Prozesse zu standardisieren.

Vorlagen helfen Ihnen, wiederkehrende Arbeiten wie Kunden-Onboarding oder Servicebereitstellung schnell einzurichten, wobei Struktur und Timelines bereits vorhanden sind.

Projektvorlagen hinzufügen

Um eine Vorlage zu erstellen, gehen Sie zu Projects > Templates und klicken Sie auf „+ Vorlage“.

Wählen Sie zuerst das Board aus, in dem die aus dieser Vorlage erstellten Projekte gespeichert werden, und klicken Sie dann auf „Fortfahren“.

Fügen Sie einen klaren Titel und eine Beschreibung hinzu, damit Ihr Team weiß, wann sie verwendet werden soll.

Ihren Projektplan einrichten

Erstellen Sie im Vorlageneditor die Arbeit nach, die Ihr Team in jedem Projekt erledigt.

Fügen Sie Aufgaben, Aktivitäten und Meilensteine hinzu, die Sie regelmäßig manuell erstellen.

Sie können dieselben Arbeitselemente auf unterschiedliche Weise organisieren, je nachdem, wie strukturiert Ihr Prozess ist. Weisen Sie sie bestimmten Phasen zu, gruppieren Sie sie mithilfe von Gruppen oder lassen Sie sie nicht zugewiesen.

Um zu ändern, wie Arbeitselemente organisiert werden, klicken Sie auf „Phasen“ und wählen Sie „Gruppen“ aus.

Klicken Sie dann auf „+“, um eine Gruppe zu erstellen und ihr Arbeitselemente zuzuweisen.

Wenn Sie Arbeitselemente hinzufügen, legen Sie relative Fälligkeitstermine basierend auf dem Startdatum des Projekts fest, damit jedes aus der Vorlage erstellte Projekt derselben Timeline folgt.

Aufgabenabhängigkeiten definieren

Abhängigkeiten helfen Ihrem Team, die richtige Arbeitsreihenfolge zu verstehen und zu vermeiden, Aufgaben zu früh zu beginnen.

Öffnen Sie eine Aufgabe oder einen Meilenstein, den Sie hinzugefügt haben, gehen Sie dann zum Tab Abhängigkeiten und klicken Sie auf „Abhängigkeit hinzufügen“.

Wählen Sie eine andere Aufgabe aus und definieren Sie die Beziehung:

• Blockierend – die aktuelle Aufgabe blockiert die ausgewählte Aufgabe
• Wartet auf – die ausgewählte Aufgabe muss vor der aktuellen Aufgabe abgeschlossen werden

Wenn Ihre Vorlage fertig ist, klicken Sie auf „Speichern und schließen“.

Ein Projekt in eine Vorlage konvertieren

Wenn Sie bereits ein Projekt mit einer Struktur haben, die Sie wiederverwenden möchten, können Sie es in eine Vorlage konvertieren.

Öffnen Sie das Projekt, klicken Sie oben rechts auf „…“ und wählen Sie „In Vorlage konvertieren“ aus.

Wählen Sie dann aus, ob Sie das ursprüngliche Projekt behalten oder löschen möchten.

Die neue Vorlage behält Ihre Aufgaben, Aktivitäten und Meilensteine in denselben Phasen bei, einschließlich ihrer relativen Fälligkeitstermine.

Projekte aus einer Vorlage erstellen

Sobald Ihre Vorlage fertig ist, können Sie sie verwenden, um Projekte entweder manuell oder automatisch zu erstellen.

Neue Projekte hinzufügen

Gehen Sie zu Projekte > Vorlagen und klicken Sie bei einer Vorlage auf „Verwenden“.

Sie können auch zu Projekte gehen, auf „+ Projekt“ klicken und während der Einrichtung eine Vorlage auswählen.

Nachdem Sie eine Vorlage ausgewählt haben, fügen Sie Ihre Projektdetails hinzu und definieren Sie ein Startdatum. Aufgaben, Aktivitäten und Meilensteine aus der Vorlage werden relativ zu diesem Datum geplant.

Vorlagen auf bestehende Projekte anwenden

Sie können auch eine Vorlage auf ein bestehendes Projekt innerhalb desselben Boards anwenden.

Öffnen Sie die Projektdetailansicht, klicken Sie oben rechts auf „…“ und wählen Sie „Vorlage verwenden“.

Wählen Sie eine Vorlage aus und definieren Sie ein Startdatum. Dieses Datum wird nur verwendet, um relative Fälligkeitstermine für Aufgaben, Aktivitäten und Meilensteine zu berechnen. Es ändert das bestehende Startdatum des Projekts nicht.

Alle bestehenden Arbeitselemente, die bereits im Projekt vorhanden sind, bleiben in ihren aktuellen Phasen.

Projekterstellung automatisieren

Sie können Vorlagen auch verwenden, um die Projekterstellung zu automatisieren.

Wenn Sie eine Automation mit einer Projektaktion erstellen, klicken Sie auf „Felder hinzufügen“, wählen Sie dann eine Vorlage aus und definieren Sie ein Startdatum.

Nach der Einrichtung wird automatisch ein neues Projekt erstellt, sobald die Automation ausgelöst wird, zum Beispiel, wenn ein Deal gewonnen wird.

Ihre Vorlagen verwalten und aktualisieren

Wenn sich Ihre Prozesse weiterentwickeln, sollten sich Ihre Vorlagen mit ihnen weiterentwickeln.

Verwenden Sie in Projekte > Vorlagen das Menü „…“, um Vorlagen zu bearbeiten, zu duplizieren oder zu löschen.

Vorlagen auf dem neuesten Stand zu halten, stellt sicher, dass jedes neue Projekt widerspiegelt, wie Ihr Team derzeit arbeitet.