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Projects: Vorlagen

Steven Reinartz, 13. November 2024

Hinweis: Die Projects-Funktion kann mit dem Professional oder tieferen Plänen als Add-On gekauft werden, ist aber standardmäßig im Power und Enterprise Plan enthalten.

Zeitersparnis ist das A und O und mit Projektvorlagen lassen sich Ihre Projekte schneller und einfacher erstellen.

Hier finden Sie die Funktion

Klicken Sie im linken Panel auf Projects und dann auf Vorlagen. Dort sehen Sie Ihre bestehenden Vorlagen. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche + Vorlage in der oberen rechten Ecke, um eine neue Vorlage zu erstellen:

Sie können Ihre bestehenden Projektvorlagen auch bearbeiten, duplizieren oder löschen, indem Sie rechts auf das Symbol "..." klicken:

Eine neue Vorlagen hinzufügen

Hinweis: Alle Änderungen, die Sie während des Bearbeitungsprozesses vornehmen, werden automatisch gespeichert. Sie können Ihre Vorlage aber auch manuell über die Schaltfläche Speichern und schließen speichern.

Nachdem Sie auf + Vorlage geklickt haben, können Sie auswählen, zu welchem Board Sie Ihre Projekte bei der Verwendung dieser Vorlage hinzufügen möchten, und den Titel und die Beschreibung eingeben:

Hinweis: Es gibt keine Möglichkeit, Vorlagen auf andere Boards zu übertragen oder Projekte aus Vorlagen zu erstellen, die mit komplett anderen Boards verknüpft sind.

Wenn Sie auf Fortfahren klicken, werden Sie zum Projektbearbeitungsfenster weitergeleitet, wo Sie Aufgaben und Aktivitäten zu den ausgewählten Plänen und Phasen hinzufügen können:

Beim Hinzufügen von Aktivitäten können diesen sogar Fälligkeitsdaten bei den negativen Fälligkeitsdaten zugewiesen werden:

Wenn Sie eine Teilaufgabe zu Ihrer Vorlage hinzufügen möchten, klicken Sie auf + Aufgabe und die Option + Teilaufgabe wird in diesem Fenster angezeigt.

Nachdem Sie Ihre Aufgaben und Aktivitäten hinzugefügt haben, klicken Sie auf Speichern und fortfahren, um die Vorlage zu Ihrer Liste hinzuzufügen:

Eine neue Vorlage anhand eines bestehenden Projekts hinzufügen

Um ein bestehendes Projekt zum Erstellen einer neuen Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf "..." in der oberen rechten Ecke Ihres Projekts und wählen Sie "In Vorlage umwandeln".

Daraufhin werden Sie gefragt, ob Sie das bestehende Projekt nach der Umwandlung löschen möchten oder nicht. Klicken Sie nach der Auswahl einer Option auf Umwandeln, um die Erstellung Ihrer neuen Vorlage zu bestätigen:

Wenn Ihre neue Vorlage erstellt ist, werden die Aktivitäten und Aufgaben des Projekts dupliziert und in denselben Phasen in die Vorlage übernommen, wobei die Fälligkeitsdaten in der Vorlage berücksichtigt werden.

Hinweis: Wenn das Projekt kein Startdatum hat, berechnet die Vorlage die Fälligkeitsdaten basierend auf dem frühesten Fälligkeitsdatum des Elements im Plan (d. h. der ersten geplanten Aktivität oder Aufgabe).

Projektvorlage verwenden

Nachdem Sie Ihre Vorlage erstellt haben, finden Sie sie in Ihrer Vorlagenliste. Klicken Sie auf Verwenden, um daraus ein Projekt zu erstellen:

Sie können Informationen zu Ihrem neuen Projekt eingeben, bestehende Deals und Kontakte miteinander verknüpfen und Labels zuweisen.

Hinweis: Wenn Sie ein neues Projekt mittels einer Vorlage erstellen, muss das Feld Startdatum ausgefüllt werden, da die relativen Fälligkeitsdaten der Aufgaben und Aktivitäten anhand des Projektstartdatums berechnet werden. Das Startdatum kann jedoch in der Vergangenheit oder in der Zukunft liegen.

Ihre Vorlagen können zudem bei der Erstellung von Projekten über die Automatisierung verwendet werden.

Wenn Sie Projects aktiviert und mindestens eine Vorlage erstellt haben, sehen Sie die Option zur Verwendung von Vorlagen in Ihrer Automatisierung:

Hinweis: Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie den Projektaktionsschritt im Automatisierungsablauf auswählen.

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