Basis Pengetahuan

Daripada membuat ulang tugas dan linimasa yang sama untuk setiap proyek, gunakan template proyek untuk menstandarkan proses yang berulang.

Template membantu Anda menyiapkan pekerjaan berulang dengan cepat, seperti onboarding klien atau penyampaian layanan, dengan struktur dan linimasa yang sudah tersedia.

Tambahkan template proyek

Untuk membuat template, buka Projects > Templates dan klik “+ Template”.

Pertama, pilih board tempat proyek yang dibuat dari template ini akan berada, lalu klik “Continue”.

Tambahkan judul dan deskripsi yang jelas agar tim Anda tahu kapan harus menggunakannya.

Siapkan rencana proyek Anda

Di editor template, buat ulang pekerjaan yang diselesaikan tim Anda di setiap proyek.

Tambahkan tugas, aktivitas, dan milestone yang biasanya Anda buat secara manual.

Anda dapat mengatur item pekerjaan yang sama dengan cara berbeda, tergantung pada seberapa terstruktur proses Anda. Tetapkan item tersebut ke phases tertentu, kelompokkan menggunakan groups, atau biarkan unassigned.

Untuk mengubah cara item pekerjaan diatur, klik “Phases” lalu pilih “Groups”.

Lalu klik “+” untuk membuat grup dan menetapkan item pekerjaan ke dalamnya.

Saat menambahkan item pekerjaan, tetapkan tanggal jatuh tempo relatif berdasarkan tanggal mulai proyek agar setiap proyek yang dibuat dari template mengikuti linimasa yang sama.

Tentukan dependensi tugas

Dependensi membantu tim Anda memahami urutan pekerjaan yang benar dan mencegah tugas dimulai terlalu cepat.

Buka tugas atau milestone yang sudah Anda tambahkan, lalu buka tab dependencies dan klik “Add dependency".

Pilih tugas lain dan tentukan hubungannya:

• Blocking – tugas saat ini memblokir tugas yang dipilih
• Waiting on – tugas yang dipilih harus diselesaikan sebelum tugas saat ini

Setelah template Anda siap, klik “Save and close”.

Ubah proyek menjadi template

Jika Anda sudah memiliki proyek dengan struktur yang ingin digunakan kembali, Anda dapat mengubahnya menjadi template.

Buka proyek, klik “…” di sudut kanan atas, lalu pilih “Convert to template”.

Lalu pilih apakah akan menyimpan atau menghapus proyek asli.

Template baru akan menyimpan tugas, aktivitas, dan milestone Anda dalam phase yang sama, termasuk tanggal jatuh tempo relatifnya.

Buat proyek dari template

Setelah template Anda siap, Anda dapat menggunakannya untuk membuat proyek secara manual atau otomatis.

Tambahkan proyek baru

Buka Projects > Templates lalu klik “Use” pada template.

Anda juga dapat membuka Projects, klik “+ Project”, lalu pilih template saat penyiapan.

Setelah memilih template, tambahkan detail proyek Anda dan tentukan tanggal mulai. Tugas, aktivitas, dan milestone dari template dijadwalkan secara relatif berdasarkan tanggal ini.

Terapkan template ke proyek yang sudah ada

Anda juga dapat menerapkan template ke proyek yang sudah ada dalam board yang sama.

Buka tampilan detail proyek, klik “…” di sudut kanan atas, lalu pilih “Use template.”

Pilih template dan tentukan tanggal mulai. Tanggal ini hanya digunakan untuk menghitung tanggal jatuh tempo relatif untuk tugas, aktivitas, dan milestone. Tanggal ini tidak akan mengubah tanggal mulai proyek yang sudah ada.

Semua item pekerjaan yang sudah ada di proyek akan tetap berada di phase saat ini.

Otomatiskan pembuatan proyek

Anda juga dapat menggunakan template untuk mengotomatiskan pembuatan proyek.

Saat membuat automation dengan tindakan proyek, klik “Add fields”, lalu pilih template dan tentukan tanggal mulai.

Setelah disiapkan, proyek baru akan dibuat secara otomatis setiap kali automation dipicu, misalnya saat transaksi dimenangkan.

Kelola dan perbarui template Anda

Seiring proses Anda berkembang, template Anda juga harus ikut berkembang.

Di Projects > Templates, gunakan menu “…” untuk mengedit, menduplikasi, atau menghapus template.

Menjaga template tetap diperbarui memastikan setiap proyek baru mencerminkan cara tim Anda bekerja saat ini.