Projects: plantillas
En lugar de recrear las mismas tareas y cronogramas para cada proyecto, usa plantillas de proyectos para estandarizar procesos repetibles.
Las plantillas te ayudan a configurar rápidamente trabajos recurrentes, como la incorporación de clientes o la entrega de servicios, con la estructura y los cronogramas ya definidos.
Agregar plantillas de proyectos
Para crear una plantilla, ve a Projects > Plantillas y haz clic en “+ Plantilla”.
Primero, selecciona el tablero donde estarán los proyectos creados a partir de esta plantilla y, luego, haz clic en “Continuar”.
Agrega un título y una descripción claros para que tu equipo sepa cuándo usarla.
Configura tu plan de proyecto
En el editor de plantillas, recrea el trabajo que tu equipo completa en cada proyecto.
Agrega tareas, acciones e hitos que normalmente creas manualmente.
Puedes organizar los mismos elementos de trabajo de distintas maneras según qué tan estructurado esté tu proceso. Asígnalos a fases específicas, agrúpalos con grupos o déjalos sin asignar.
Para cambiar cómo se organizan los elementos de trabajo, haz clic en “Fases” y selecciona “Grupos”.
Luego, haz clic en “+” para crear un grupo y asignarle elementos de trabajo.
Al agregar elementos de trabajo, establece fechas de vencimiento relativas según la fecha de inicio del proyecto para que todos los proyectos creados a partir de la plantilla sigan el mismo cronograma.
Definir dependencias de tareas
Las dependencias ayudan a tu equipo a entender el orden correcto del trabajo y evitar empezar tareas demasiado pronto.
Abre una tarea o hito que hayas agregado, luego ve a la pestaña dependencias y haz clic en “Agregar dependencia".
Selecciona otra tarea y define la relación:
- Bloqueo – la tarea actual bloquea la tarea seleccionada
- En espera de – la tarea seleccionada debe completarse antes que la tarea actual
Cuando tu plantilla esté lista, haz clic en “Guardar y cerrar”.
Convertir un proyecto en una plantilla
Si ya tienes un proyecto con una estructura que quieres reutilizar, puedes convertirlo en una plantilla.
Abre el proyecto, haz clic en “…” en la esquina superior derecha y selecciona “Convertir en plantilla”.
Luego, elige si quieres conservar o eliminar el proyecto original.
La nueva plantilla conserva tus tareas, acciones e hitos en las mismas fases, incluidas sus fechas de vencimiento relativas.
Crear proyectos a partir de una plantilla
Una vez que tu plantilla esté lista, puedes usarla para crear proyectos de forma manual o automática.
Agregar nuevos proyectos
Ve a Projects > Plantillas y haz clic en “Usar” en una plantilla.
También puedes ir a Projects, hacer clic en “+ Proyecto” y seleccionar una plantilla durante la configuración.
Después de seleccionar una plantilla, agrega los detalles de tu proyecto y define una fecha de inicio. Las tareas, acciones e hitos de la plantilla se programan en relación con esta fecha.
Aplicar plantillas a proyectos existentes
También puedes aplicar una plantilla a un proyecto existente dentro del mismo tablero.
Abre la vista de detalles del proyecto, haz clic en “…” en la esquina superior derecha y selecciona “Usar plantilla.”
Selecciona una plantilla y define una fecha de inicio. Esta fecha solo se usa para calcular las fechas de vencimiento relativas de tareas, acciones e hitos. No cambiará la fecha de inicio existente del proyecto.
Todos los elementos de trabajo existentes que ya estén en el proyecto permanecerán en sus fases actuales.
Automatizar la creación de proyectos
También puedes usar plantillas para automatizar la creación de proyectos.
Al crear una automatización con una acción de proyecto, haz clic en “Agregar campos”, luego selecciona una plantilla y define una fecha de inicio.
Una vez configurado, se crea automáticamente un nuevo proyecto cada vez que se activa la automatización, por ejemplo, cuando se gana un trato.
Administrar y actualizar tus plantillas
A medida que tus procesos evolucionen, tus plantillas también deberían evolucionar con ellos.
En Projects > Plantillas, usa el menú “…” para editar, duplicar o eliminar plantillas.
Mantener las plantillas actualizadas garantiza que cada nuevo proyecto refleje cómo trabaja actualmente tu equipo.
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