Znalostní báze

Místo opětovného vytváření stejných úkolů a časových os pro každý projekt použijte šablony projektů ke standardizaci opakovatelných procesů.

Šablony vám pomohou rychle nastavit opakující se práci, například onboarding klientů nebo poskytování služeb, se strukturou a časovými osami, které už jsou připravené.

Přidání projektových šablon

Pokud chcete vytvořit šablonu, přejděte do Projects > Templates a klikněte na „+ Template“.

Nejprve vyberte nástěnku, do které budou patřit projekty vytvořené z této šablony, a pak klikněte na „Continue“.

Přidejte jasný název a popis, aby váš tým věděl, kdy ji použít.

Nastavte plán projektu

V editoru šablony nastavte práci, kterou váš tým provádí v každém projektu.

Přidejte úkoly, aktivity a milníky, které běžně vytváříte ručně.

Stejné pracovní položky můžete uspořádat různými způsoby podle toho, jak strukturovaný je váš proces. Přiřaďte je ke konkrétním fázím, seskupte je pomocí skupin nebo je nechte nepřiřazené.

Pokud chcete změnit uspořádání pracovních položek, klikněte na „Phases“ a vyberte „Groups“.

Potom klikněte na „+“, vytvořte skupinu a přiřaďte do ní pracovní položky.

Při přidávání pracovních položek nastavte relativní termíny podle data zahájení projektu, aby každý projekt vytvořený z šablony měl stejnou časovou osu.

Definujte závislosti mezi úkoly

Závislosti pomáhají vašemu týmu pochopit správné pořadí práce a zabránit příliš brzkému zahájení úkolů.

Otevřete úkol nebo milník, který jste přidali, potom přejděte na kartu dependencies a klikněte na „Add dependency".

Vyberte další úkol a definujte vztah:

• Blocking – aktuální úkol blokuje vybraný úkol
• Waiting on – vybraný úkol musí být dokončen před aktuálním úkolem

Až bude vaše šablona připravená, klikněte na „Save and close“.

Převeďte projekt na šablonu

Pokud už máte projekt se strukturou, kterou chcete znovu použít, můžete ho převést na šablonu.

Otevřete projekt, klikněte na „…“ v pravém horním rohu a vyberte „Convert to template“.

Potom zvolte, jestli chcete původní projekt ponechat, nebo smazat.

Nová šablona zachová vaše úkoly, aktivity a milníky ve stejných fázích včetně jejich relativních termínů.

Vytvářejte projekty ze šablony

Jakmile bude vaše šablona připravená, můžete ji použít k ručnímu i automatickému vytváření projektů.

Přidání nových projektů

Přejděte do Projects > Templates a u šablony klikněte na „Use“.

Můžete také přejít do Projects, kliknout na „+ Project“ a během nastavení vybrat šablonu.

Po výběru šablony doplňte údaje o projektu a určete datum zahájení. Úkoly, aktivity a milníky ze šablony se naplánují relativně k tomuto datu.

Použijte šablony na existující projekty

Šablonu můžete použít také na existující projekt v rámci stejné nástěnky.

Otevřete detail projektu, klikněte na „…“ v pravém horním rohu a vyberte „Use template.“

Vyberte šablonu a určete datum zahájení. Toto datum se používá pouze k výpočtu relativních termínů úkolů, aktivit a milníků. Nezmění stávající datum zahájení projektu.

Všechny existující pracovní položky, které už v projektu jsou, zůstanou ve svých aktuálních fázích.

Automatizujte vytváření projektů

Šablony můžete použít také k automatizaci vytváření projektů.

Při vytváření automatizace s akcí projektu klikněte na „Add fields“, potom vyberte šablonu a určete datum zahájení.

Po nastavení se nový projekt vytvoří automaticky pokaždé, když se automatizace spustí, například když je deal vyhraný.

Správa a aktualizace šablon

Jak se vaše procesy vyvíjejí, měly by se s nimi vyvíjet i vaše šablony.

V části Projects > Templates použijte nabídku „…“ k úpravě, duplikování nebo smazání šablon.

Když budete šablony udržovat aktuální, zajistíte, že každý nový projekt bude odrážet to, jak váš tým právě pracuje.