Kunnskapsbase

I stedet for å opprette de samme oppgavene og tidslinjene på nytt for hvert prosjekt, kan du bruke prosjektmaler til å standardisere repeterbare prosesser.

Maler hjelper deg med raskt å sette opp tilbakevendende arbeid, som kundeonboarding eller tjenestelevering, med struktur og tidslinjer som allerede er på plass.

Legg til prosjektmaler

For å opprette en mal går du til Projects > Templates og klikker på “+ Template”.

Velg først tavlen der prosjekter som opprettes fra denne malen skal ligge, og klikk deretter på “Continue”.

Legg til en tydelig tittel og beskrivelse slik at teamet ditt vet når den skal brukes.

Sett opp prosjektplanen din

I malredigereren kan du gjenskape arbeidet teamet ditt utfører i hvert prosjekt.

Legg til oppgaver, aktiviteter og milepæler som du vanligvis oppretter manuelt.

Du kan organisere de samme arbeidselementene på ulike måter, avhengig av hvor strukturert prosessen din er. Tildel dem til bestemte faser, grupper dem ved hjelp av grupper, eller la dem være ikke tildelt.

For å endre hvordan arbeidselementer er organisert, klikker du på “Phases” og velger “Groups”.

Klikk deretter på “+” for å opprette en gruppe og tildele arbeidselementer til den.

Når du legger til arbeidselementer, angir du relative forfallsdatoer basert på prosjektets startdato, slik at hvert prosjekt som opprettes fra malen følger samme tidslinje.

Definer oppgaveavhengigheter

Avhengigheter hjelper teamet ditt med å forstå riktig arbeidsrekkefølge og unngå å starte oppgaver for tidlig.

Åpne en oppgave eller milepæl du har lagt til, gå deretter til fanen dependencies og klikk på “Add dependency".

Velg en annen oppgave og definer relasjonen:

• Blocking – den gjeldende oppgaven blokkerer den valgte oppgaven
• Waiting on – den valgte oppgaven må fullføres før den gjeldende oppgaven

Når malen er klar, klikker du på “Save and close”.

Konverter et prosjekt til en mal

Hvis du allerede har et prosjekt med en struktur du vil gjenbruke, kan du konvertere det til en mal.

Åpne prosjektet, klikk på “…” øverst til høyre og velg “Convert to template”.

Velg deretter om du vil beholde eller slette det opprinnelige prosjektet.

Den nye malen beholder oppgavene, aktivitetene og milepælene dine i de samme fasene, inkludert relative forfallsdatoer.

Opprett prosjekter fra en mal

Når malen er klar, kan du bruke den til å opprette prosjekter enten manuelt eller automatisk.

Legg til nye prosjekter

Gå til Projects > Templates og klikk på “Use” på en mal.

Du kan også gå til Projects, klikke på “+ Project” og velge en mal under oppsettet.

Etter at du har valgt en mal, legger du til prosjektdetaljene og angir en startdato. Oppgaver, aktiviteter og milepæler fra malen planlegges relativt til denne datoen.

Bruk maler på eksisterende prosjekter

Du kan også bruke en mal på et eksisterende prosjekt innenfor samme tavle.

Åpne prosjektets detaljvisning, klikk på “…” øverst til høyre og velg “Use template.”

Velg en mal og angi en startdato. Denne datoen brukes bare til å beregne relative forfallsdatoer for oppgaver, aktiviteter og milepæler. Den endrer ikke prosjektets eksisterende startdato.

Eventuelle eksisterende arbeidselementer som allerede finnes i prosjektet, forblir i sine nåværende faser.

Automatiser prosjektoppretting

Du kan også bruke maler til å automatisere prosjektoppretting.

Når du bygger en automatisering med en prosjekthandling, klikker du på “Add fields”, velger deretter en mal og angir en startdato.

Når oppsettet er klart, opprettes et nytt prosjekt automatisk hver gang automatiseringen utløses, for eksempel når en salgsavtale vinnes.

Administrer og oppdater malene dine

Etter hvert som prosessene dine utvikler seg, bør malene dine utvikle seg med dem.

I Projects > Templates kan du bruke menyen “…” til å redigere, duplisere eller slette maler.

Ved å holde malene oppdaterte sikrer du at hvert nye prosjekt gjenspeiler hvordan teamet ditt jobber nå.