Kennisdatabase

Gebruik projectsjablonen om herhaalbare processen te standaardiseren, in plaats van voor elk project steeds dezelfde taken en tijdlijnen opnieuw aan te maken.

Met sjablonen zet je terugkerend werk, zoals de onboarding van klanten of dienstverlening, snel op met een structuur en tijdlijnen die al klaarstaan.

Projectsjablonen toevoegen

Ga naar Projects > Templates en klik op “+ Template” om een sjabloon te maken.

Selecteer eerst het board waarin projecten uit dit sjabloon komen te staan en klik daarna op “Continue”.

Voeg een duidelijke titel en beschrijving toe, zodat je team weet wanneer het dit moet gebruiken.

Stel je projectplan in

Maak in de sjablooneditor opnieuw het werk aan dat je team in elk project uitvoert.

Voeg taken, activiteiten en mijlpalen toe die je normaal handmatig aanmaakt.

Je kunt dezelfde werkitems op verschillende manieren organiseren, afhankelijk van hoe gestructureerd je proces is. Wijs ze toe aan specifieke fasen, groepeer ze met groepen of laat ze niet toegewezen.

Om te wijzigen hoe werkitems zijn georganiseerd, klik je op “Phases” en selecteer je “Groups”.

Klik daarna op “+” om een groep te maken en er werkitems aan toe te wijzen.

Wanneer je werkitems toevoegt, stel je relatieve vervaldatums in op basis van de startdatum van het project, zodat elk project dat vanuit het sjabloon wordt gemaakt dezelfde tijdlijn volgt.

Taakafhankelijkheden definiëren

Met afhankelijkheden begrijpt je team de juiste volgorde van het werk en voorkom je dat taken te vroeg worden gestart.

Open een taak of mijlpaal die je hebt toegevoegd, ga naar het tabblad dependencies en klik op “Add dependency".

Selecteer een andere taak en definieer de relatie:

• Blocking – de huidige taak blokkeert de geselecteerde taak
• Waiting on – de geselecteerde taak moet worden voltooid vóór de huidige taak

Wanneer je sjabloon klaar is, klik je op “Save and close”.

Een project omzetten in een sjabloon

Heb je al een project met een structuur die je opnieuw wilt gebruiken, dan kun je dit omzetten in een sjabloon.

Open het project, klik rechtsboven op “…” en selecteer “Convert to template”.

Kies daarna of je het oorspronkelijke project wilt behouden of verwijderen.

Het nieuwe sjabloon behoudt je taken, activiteiten en mijlpalen in dezelfde fasen, inclusief hun relatieve vervaldatums.

Projecten maken vanuit een sjabloon

Zodra je sjabloon klaar is, kun je het gebruiken om handmatig of automatisch projecten te maken.

Nieuwe projecten toevoegen

Ga naar Projects > Templates en klik op “Use” bij een sjabloon.

Je kunt ook naar Projects gaan, op “+ Project” klikken en tijdens het instellen een sjabloon selecteren.

Nadat je een sjabloon hebt geselecteerd, voeg je je projectgegevens toe en definieer je een startdatum. Taken, activiteiten en mijlpalen uit het sjabloon worden relatief ten opzichte van deze datum ingepland.

Sjablonen toepassen op bestaande projecten

Je kunt ook een sjabloon toepassen op een bestaand project binnen hetzelfde board.

Open de detailweergave van het project, klik rechtsboven op “…” en selecteer “Use template.”

Selecteer een sjabloon en definieer een startdatum. Deze datum wordt alleen gebruikt om relatieve vervaldatums voor taken, activiteiten en mijlpalen te berekenen. De bestaande startdatum van het project verandert hierdoor niet.

Bestaande werkitems die al in het project staan, blijven in hun huidige fasen.

Projectaanmaak automatiseren

Je kunt sjablonen ook gebruiken om het aanmaken van projecten te automatiseren.

Wanneer je een automatisering met een projectactie maakt, klik je op “Add fields”, selecteer je vervolgens een sjabloon en definieer je een startdatum.

Zodra dit is ingesteld, wordt er automatisch een nieuw project gemaakt wanneer de automatisering wordt geactiveerd, bijvoorbeeld wanneer een deal is gewonnen.

Je sjablonen beheren en bijwerken

Als je processen veranderen, moeten je sjablonen daarin meegroeien.

Gebruik in Projects > Templates het menu “…” om sjablonen te bewerken, dupliceren of verwijderen.

Door sjablonen up-to-date te houden, zorg je ervoor dat elk nieuw project laat zien hoe je team op dit moment werkt.