Kunskapsbas

Istället för att återskapa samma uppgifter och tidslinjer för varje projekt kan du använda projektmallar för att standardisera återkommande processer.

Mallar hjälper dig att snabbt komma igång med återkommande arbete, som kundintroduktion eller tjänsteleverans, med struktur och tidslinjer redan på plats.

Lägg till projektmallar

För att skapa en mall går du till Projects > Templates och klickar på “+ Template”.

Välj först den tavla där projekt som skapas från den här mallen ska ligga och klicka sedan på “Continue”.

Lägg till en tydlig titel och beskrivning så att teamet vet när den ska användas.

Konfigurera din projektplan

I mallredigeraren återskapar du det arbete som teamet gör i varje projekt.

Lägg till uppgifter, aktiviteter och milstolpar som du regelbundet skapar manuellt.

Du kan organisera samma arbetsobjekt på olika sätt beroende på hur strukturerad processen är. Tilldela dem till specifika faser, gruppera dem med grupper eller låt dem vara otilldelade.

Om du vill ändra hur arbetsobjekt organiseras klickar du på “Phases” och väljer “Groups”.

Klicka sedan på “+” för att skapa en grupp och tilldela arbetsobjekt till den.

När du lägger till arbetsobjekt ska du ange relativa förfallodatum utifrån projektets startdatum så att alla projekt som skapas från mallen följer samma tidslinje.

Definiera aktivitetsberoenden

Beroenden hjälper teamet att förstå rätt arbetsordning och undvika att påbörja uppgifter för tidigt.

Öppna en uppgift eller milstolpe som du har lagt till, gå sedan till fliken dependencies och klicka på “Add dependency".

Välj en annan uppgift och definiera relationen:

• Blocking – den aktuella uppgiften blockerar den valda uppgiften
• Waiting on – den valda uppgiften måste slutföras innan den aktuella uppgiften

När mallen är klar klickar du på “Save and close”.

Konvertera ett projekt till en mall

Om du redan har ett projekt med en struktur som du vill återanvända kan du konvertera det till en mall.

Öppna projektet, klicka på “…” uppe till höger och välj “Convert to template”.

Välj sedan om du vill behålla eller ta bort originalprojektet.

Den nya mallen behåller dina uppgifter, aktiviteter och milstolpar i samma faser, inklusive deras relativa förfallodatum.

Skapa projekt från en mall

När mallen är klar kan du använda den för att skapa projekt manuellt eller automatiskt.

Lägg till nya projekt

Gå till Projects > Templates och klicka på “Use” på en mall.

Du kan också gå till Projects, klicka på “+ Project” och välja en mall under konfigurationen.

När du har valt en mall lägger du till projektuppgifterna och anger ett startdatum. Uppgifter, aktiviteter och milstolpar från mallen schemaläggs i förhållande till det här datumet.

Använd mallar i befintliga projekt

Du kan också använda en mall i ett befintligt projekt inom samma tavla.

Öppna projektets detaljvy, klicka på “…” uppe till höger och välj “Use template.”

Välj en mall och ange ett startdatum. Det här datumet används bara för att beräkna relativa förfallodatum för uppgifter, aktiviteter och milstolpar. Det ändrar inte projektets befintliga startdatum.

Befintliga arbetsobjekt som redan finns i projektet ligger kvar i sina nuvarande faser.

Automatisera skapandet av projekt

Du kan också använda mallar för att automatisera skapandet av projekt.

När du skapar en automation med en projektåtgärd klickar du på “Add fields”, väljer sedan en mall och anger ett startdatum.

När allt är konfigurerat skapas ett nytt projekt automatiskt varje gång automationen utlöses, till exempel när en affär vinns.

Hantera och uppdatera dina mallar

I takt med att dina processer utvecklas bör dina mallar göra det också.

I Projects > Templates använder du menyn “…” för att redigera, duplicera eller ta bort mallar.

Att hålla mallarna uppdaterade säkerställer att varje nytt projekt speglar hur teamet arbetar just nu.