Base de connaissances

Lorsque vous gérez la relation client, compléter vos tâches et contacter vos prospects et vos clients à des dates précises sont des nécessités vitales.

Avec les déclencheurs par date, vous pouvez automatiser des tâches comme l'envoi d'e-mails à vos clients pour leur anniversaire, envoyer des rappels par e-mail lorsqu'une réunion approche ou programmer un appel avant la date de clôture escomptée d'une affaire, afin de vous concentrer sur des choses plus importantes, comme la croissance de votre entreprise.

Où trouve-t-on les déclencheurs par date ?

L'ajout d'un déclencheur est la première étape lorsque vous créez des automatisations. Dans la partie droite de votre écran, sélectionnez le type de déclencheur « Déclencheur par date ».

Comment configurer une automatisation déclenchée par la date ?

Une fois sélectionné le déclencheur par date, vous devrez préciser :

• L'élément porteur du champ date (par défaut ou personnalisé) qui déclenchera l'automatisation
• La date à laquelle l'automatisation sera déclenchée (la date exacte du champ, ou un certain nombre de jours avant ou après cette date)
• L'heure et le fuseau horaire correspondant à l'exécution de l'automatisation

Lorsque vous choisissez la date, trois options se présenteront à vous :

• Date exacte : l'automatisation sera déclenchée le jour coïncidant avec la date contenue dans le champ date
• Avant la date : l'automatisation sera déclenchée un nombre de jours donné avant la date contenue dans le champ date
• Après la date : l'automatisation sera déclenchée un nombre de jours donné après la date contenue dans le champ date

Vous pouvez aller jusqu'à 180 jours avant ou après la date de déclenchement.

Cliquez sur « Appliquer le déclencheur » pour enregistrer vos choix. Vous pouvez ensuite continuer et ajouter les étapes suivantes de l'automatisation.

Découvrez comment configurer des automatisations ici, et les conditions que vous pouvez ajouter dans cet article.

Automatisations activées pour vous-même

Si vous créez une automatisation avec un déclencheur par date et l'activez uniquement pour vous-même, la condition du déclencheur par date vérifiera tous les éléments visibles par vous.

Les éléments satisfaisant cette condition de date lorsque le moment de l'exécution est atteint apparaîtront dans « Historique ».

Automatisations activées pour vous-même et pour d'autres utilisateurs

Si vous créez une automatisation avec un déclencheur par date et l'activez pour vous-même et pour d'autres utilisateurs, la condition du déclencheur par date vérifiera tous les éléments visibles possédés par tous les utilisateurs autorisés. Ceci permet d'éviter que des automatisations partagées avec déclencheur par date soient déclenchées plusieurs fois par jour pour un élément particulier.

Les éléments satisfaisant cette condition de date lorsque le moment de l'exécution est atteint et qui sont possédés par l'un des utilisateurs avec lesquels l'automatisation est partagée apparaîtront dans « Historique ».

Comment modifier une automatisation déclenchée par la date ?

À la différence des automatisations déclenchées par des événements, vous pouvez modifier le déclencheur dans les automatisations déclenchées par la date sans supprimer les éléments suivants ou recommencer à zéro.

Pour les déclencheurs par date, l'option modifier (icône crayon) apparaît lorsque vous passez le curseur sur l'étape du déclencheur.

Si vous cliquez sur le bouton Modifier, vous pourrez changer le champ de date et la date, l'heure et le fuseau horaire du déclenchement de l'exécution.

Vue en liste

Vous pouvez distinguer les automatisations configurées avec des déclencheurs basés sur une date de celles qui sont configurées avec des déclencheurs basés sur un événement par leurs icônes dans la vue en liste.

• Déclencheurs basés sur une date : icône bleue
• Déclencheurs basés sur un événement : icône jaune

Vous pouvez filtrer les automatisations dans la vue en liste par type de déclencheur en cliquant sur « Tous les déclencheurs » et en sélectionnant l'élément configuré dans le déclencheur.