Base de connaissances

Pour ne pas risquer de manquer des occasions de revenus et conserver une base de données nette et organisée, il est important de passer régulièrement en revue et de gérer les éléments assignés à des utilisateurs désactivés. Ceci assurera que des affaires, prospects, contacts ou activités de haute importance ne seront pas négligés.

Vous pouvez transférer la propriété d'éléments au moment de la désactivation d'un utilisateur ou utiliser le tableau de bord de nettoyage des données pour le faire ultérieurement. Vous pouvez également marquer ces éléments comme terminés ou supprimer ceux qui sont devenus obsolètes.

Voici un bref guide sur la gestion des affaires en cours assignées à des utilisateurs désactivés. Vous pouvez également suivre les mêmes étapes pour traiter les autres types d'éléments.

Étapes de la gestion des affaires en cours assignées à des utilisateurs désactivés

Accès à la liste des affaires en cours

Allez dans Paramètres > Utilisation > Nettoyage des données.

Cliquez ensuite sur « Afficher les affaires » dans « Affaires en cours ».

Vous serez redirigé vers une vue en liste affichant toutes les affaires en cours assignées à des utilisateurs désactivés.

Personnalisation des filtres

Pour affiner la liste, cliquez sur l'icône Modifier à côté du filtre actuel et entrez « Affaires en cours assignées à des utilisateurs désactivés ».

Si nécessaire, ajoutez des paramètres supplémentaires pour resserrer la liste des affaires. Sélectionnez ensuite « Enregistrer comme nouveau » pour enregistrrer le filtre personnalisé.

Actions à effectuer lors d'une modification en groupe ou individuelle :

• Transfert de propriété : Assigner l'affaire à un nouvel utilisateur actif.
• Marquer comme gagnée/perdue : Mettre à jour le statut d'une affaire pour refléter son résultat.
• Suppression : Supprimer définitivement des affaires qui ne sont plus d'actualité.

Pour en savoir plus sur le filtrage, consultez cet article.

Modification en groupe de la propriété d'affaires

Vous pouvez modifier en une seule fois tout un groupe d'affaires.

Lors d'un transfert de propriété, vous avez également la possibilité de mettre à jour les éléments liés. Cette opération mettra à jour le propriétaire actuel des éléments suivants :

• Activités non terminées
• Personnes de contact
• Organisations

Après avoir sélectionné un nouveau propriétaire, cochez les options pour les éléments liés appropriés dans le panneau de modification en groupe. Confirmez les changements en sélectionnant « Modifier les affaires ».

Tout élément lié sélectionné sera également transféré au nouveau propriétaire, assurant une mise à jour parfaite dans l'ensemble de votre base de données.

Pour en savoir plus sur la modification en bloc, consultez cet article.

En suivant ces étapes, vous pourrez gérer efficacement les éléments laissés derrière eux par les utilisateurs désactivés et assurer que votre compte d'entreprise demeure à jour, organisé et désencombré, ce qui vous permettra de ne plus laisser passer une occasion.