Base de connaissances

Pour en savoir plus sur le stockage des fichiers, consultez cet article.

• Accédez à vos autorisations Google
• Supprimez l'accès à Pipedrive avant de tenter une nouvelle connexion
• Si les problèmes persistent, contactez notre assistance pour obtenir de l'aide

Vous pouvez également configurer un drive partagé par défaut pour votre compte.

Utilisation des drives partagés sur Google Drive

Lorsque vous connectez Google Drive, Smart Docs attribue automatiquement un dossier de drive partagé par défaut pour votre entreprise. Vous pouvez également en sélectionner un autre ou en créer un nouveau.

Pour créer un nouveau drive partagé, ouvrez votre compte Google Drive, allez dans l'onglet Drives partagés, puis cliquez sur « + Nouveau » :

Une fois votre nouveau drive partagé créé dans Google Drive, rendez-vous dans Outils et applis > Documents et sélectionnez-le pour l'utiliser avec Smart Docs.

Utilisation des modèles

Les modèles vous permettent de gagner du temps en réutilisant la même structure pour plusieurs documents.

Pour créer un modèle de zéro, ouvrez la vue détaillée d'une affaire ou d'un contact, cliquez sur « Documents » et allez dans l'onglet Modèles. Cliquez sur « + Créer » et choisissez Document, Feuille de calcul ou Présentation.

Vous pouvez aussi importer un modèle depuis votre fournisseur si vous en possédez déjà un.

Modification des modèles et ajout de champs

Depuis l'éditeur de modèles, vous pouvez :

• Modifier le nom du modèle
• Lui attribuer une catégorie
• Ajouter n'importe quel champ Pipedrive (affaire, contact, produit, projet ou temporel) pour remplir automatiquement le contenu de votre modèle.

Pour insérer un champ dans votre modèle :

• Copiez le champ depuis le panneau de droite
• Collez le champ dans le corps du modèle

Le champ s'affichera entre crochets, comme ceci : [Titre de l'affaire (titre de l'affaire)]

Lorsque vous créez un document à partir du modèle, Smart Docs remplace automatiquement les crochets par les données réelles.

Une fois l'édition terminée, cliquez sur « Fermer » pour enregistrer ou sur « Utiliser pour créer un document » pour générer immédiatement un document avec votre nouveau modèle.

Pour en savoir plus sur les champs et les modèles dans Smart Docs, consultez cet article.

Partager des modèles avec votre équipe

Vous pouvez utiliser le partage avancé de modèles pour partager automatiquement le modèle avec d’autres utilisateurs dans Pipedrive. Pour partager un modèle, ouvrez l'éditeur et cliquez sur l'onglet « Permissions ». Il existe deux niveaux de permission :

• Peut utiliser ce modèle – Les utilisateurs peuvent consulter et utiliser le modèle pour créer des documents, mais ne peuvent ni le modifier ni le supprimer.
• Peut modifier ce modèle – Les utilisateurs peuvent consulter, utiliser, modifier et supprimer le modèle.

Les modèles partagés apparaissent dans la section Partagés avec moi de la galerie de modèles.

Créer un document

Pour créer un document :

• Ouvrez une affaire ou un contact en vue détaillée
• Cliquez sur l'onglet Documents
• Choisissez l'une des options suivantes :
  • Créer à partir d'un modèle
  • Créer un document, une feuille de calcul ou une présentation vierge
  • Importer un fichier depuis votre appareil ou votre stockage cloud

Vous pouvez importer des fichiers depuis :

• Votre appareil

• Google Drive

• OneDrive

• SharePoint

À partir d'un modèle

Pour créer un document à partir d’un modèle existant, cliquez sur « Depuis un modèle », puis sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.

L'éditeur de document s'ouvre alors avec tous les champs préremplis.

De là, vous pouvez :

• Renommer le document
• Changer sa catégorie
• Modifier le contenu selon vos besoins

Les modifications sont enregistrées automatiquement pendant que vous travaillez.

Fonctionnement du remplissage des champs

Si vous souhaitez que les données spécifiques à l'affaire soient remplies automatiquement, créez le document depuis la vue détaillée de l'affaire.

Pour les champs spécifiques à la personne, créez le document depuis la vue détaillée de l'affaire ou du contact.

Consulter et partager un document

Google Drive

En cliquant sur le bouton « Partager » dans l'éditeur de document, vous pouvez le partager, demander des signatures ou le télécharger au format PDF.

• Partager en tant que lien – Génère un lien vers une version PDF en lecture seule du document.
• Demander des signatures – Envoie une demande de signature électronique aux destinataires.
• Télécharger au format PDF – Enregistre votre document localement.

OneDrive et SharePoint

Pour partager votre document, vous devez d’abord fermer l’éditeur, puis cliquer sur le bouton « ... » du document créé sur la page détaillée.

De là, vous pourrez générer un lien de partage.

Suivi des vues du document

Lors de la création d’un lien, vous pouvez activer le suivi des vues et choisir de recevoir des notifications par e-mail à l'ouverture du document.

Vous pouvez recevoir des notifications par e-mail :

• À la première ouverture du document
• À chaque ouverture
• Jamais

Comprendre les versions des documents

Chaque fois que vous générez un lien de partage, Smart Docs crée une nouvelle version du document original, incluant le nombre de vues et la date de création.

Une fois qu'une version est partagée :

• Elle passe en lecture seule

• Vous ne pouvez plus la modifier

Pour mettre à jour un document, cliquez sur le document original, effectuez les modifications nécessaires et générez un nouveau lien.

Une fois le nouveau lien généré, il apparaîtra comme Version 2, Version 3, etc., sous le document original :

Si vous créez plusieurs versions d’un document, nous vous recommandons de désactiver les anciens liens pour éviter toute confusion.

Pour désactiver un lien :

• Cliquez sur le bouton « ... » à côté de l'ancienne version
• Cliquez sur « Partager en tant que lien »
• Désactivez l'option « Activer le lien »

Demande de signatures électroniques

Avec Smart Docs, vous pouvez envoyer des demandes de signatures électroniques à valeur juridique directement depuis votre document.

Pour demander une signature :

• Ouvrez la vue détaillée de l'affaire ou du contact

• Créez, ouvrez ou importez un document avec la fonctionnalité Smart Docs

• Sélectionnez l'option pour demander des signatures

• Ajoutez les destinataires et envoyez le document.

Apprenez comment demander des signatures pour vos documents dans cet article.