ฐานความรู้

Smart Docs ช่วยให้คุณสร้างข้อเสนอ ใบเสนอราคา และสัญญาได้โดยตรงจากดีลและผู้ติดต่อของคุณ เอกสารของคุณจะถูกกรอกข้อมูลจากบัญชี Pipedrive ของคุณโดยอัตโนมัติ คุณจึงไม่ต้องคัดลอกและวางข้อมูลด้วยตนเอง

เมื่อใช้ Smart Docs คุณจะสามารถ:

• Create documents from templates
• แทรกข้อมูลดีล ผู้ติดต่อ สินค้า และโปรเจกต์โดยอัตโนมัติ
• แชร์เอกสารด้วยลิงก์ที่ติดตามได้
• รับการแจ้งเตือนเมื่อผู้รับเปิดเอกสาร
• ขอ eSignatures ที่มีผลผูกพันตามกฎหมาย

การเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์

ก่อนสร้างเอกสาร คุณต้องเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณก่อน

Smart Docs รองรับ:

• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• SharePoint

การเชื่อมต่อจากดีลหรือผู้ติดต่อ

เปิดหน้ารายละเอียดดีลหรือผู้ติดต่อ คลิกแท็บ “Documents” แล้วคลิก “Connect cloud storage”

ระบบจะขอให้คุณอนุญาตให้ Pipedrive เข้าถึงบัญชีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของคุณ

เมื่อเชื่อมต่อแล้ว:

• คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ที่มีอยู่แล้วได้
• เอกสารใหม่จะถูกบันทึกไปยังไดรฟ์ที่คุณเลือกโดยอัตโนมัติ

หลังจากเชื่อมต่อแล้ว คุณสามารถเลือกไดรฟ์ส่วนตัวหรือไดรฟ์ที่แชร์เป็นตำแหน่งจัดเก็บข้อมูลได้

การเชื่อมต่อจากการตั้งค่า

คุณยังจัดการการเชื่อมต่อได้โดยไปที่ Tools and apps > Documents แล้วคลิก “+ Add a new account” เพื่อเชื่อมต่อผู้ให้บริการรายอื่น หรือคลิก “Disconnect” เพื่อนำสิทธิ์การเข้าถึงออก

คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีจัดเก็บไฟล์ได้ใน บทความนี้

หากคุณพบปัญหาในการเชื่อมต่อหรือยืนยันตัวตน Google Drive ใหม่:

• ไปที่ Google Permissions ของคุณ
• นำสิทธิ์การเข้าถึงของ Pipedrive ออกก่อนลองเชื่อมต่ออีกครั้ง
• หากปัญหายังคงอยู่ โปรดติดต่อทีมสนับสนุนของเราเพื่อขอความช่วยเหลือ

คุณยังสามารถตั้งค่าไดรฟ์ที่แชร์เริ่มต้นสำหรับบัญชีของคุณได้

การใช้ไดรฟ์ที่แชร์บน Google Drive

เมื่อคุณเชื่อมต่อ Google Drive แล้ว Smart Docs จะกำหนดโฟลเดอร์ในไดรฟ์ที่แชร์เริ่มต้นสำหรับบริษัทของคุณโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเลือกโฟลเดอร์อื่นหรือสร้างโฟลเดอร์ใหม่ได้เช่นกัน

หากต้องการสร้างไดรฟ์ที่แชร์ใหม่ ให้เปิดบัญชี Google Drive ของคุณ ไปที่แท็บ Shared drives แล้วคลิก “+ New”:

เมื่อคุณสร้างไดรฟ์ที่แชร์ใหม่ใน Google Drive แล้ว ให้ไปที่ Tools and Apps > Documents แล้วเลือกไดรฟ์ที่แชร์ใหม่เพื่อใช้กับ Smart Docs ของคุณ:

การใช้งานเทมเพลต

เทมเพลตช่วยให้คุณประหยัดเวลา ด้วยการใช้โครงสร้างเดิมซ้ำในเอกสารหลายฉบับ

หากต้องการสร้างเทมเพลตใหม่ตั้งแต่ต้น ให้เปิดหน้ารายละเอียดดีลหรือผู้ติดต่อ จากนั้นคลิก “Documents” แล้วไปที่ แท็บ Templates คลิก “+ Create new” แล้วเลือก Document, Spreadsheet หรือ Presentation

คุณยังสามารถนำเข้าเทมเพลตจากผู้ให้บริการของคุณได้ หากคุณบันทึกไว้แล้ว

การแก้ไขเทมเพลตและการเพิ่มฟิลด์

เมื่ออยู่ในโปรแกรมแก้ไขเทมเพลต คุณสามารถ:

• อัปเดตชื่อเทมเพลต
• กำหนดหมวดหมู่
• เพิ่มฟิลด์ใดก็ได้ของ Pipedrive (ดีล ผู้ติดต่อ สินค้า โปรเจกต์ หรือฟิลด์ตามเวลา) เพื่อให้ระบบกรอกเนื้อหาในเทมเพลตของคุณโดยอัตโนมัติ

หากต้องการแทรกฟิลด์ลงในเทมเพลตของคุณ:

• คัดลอกฟิลด์จากแผงด้านขวา
• วางฟิลด์ลงในเนื้อหาเทมเพลต

ฟิลด์จะแสดงในวงเล็บแบบนี้: [Deal title (deal title)]

เมื่อคุณสร้างเอกสารจากเทมเพลต Smart Docs จะแทนที่ข้อความในวงเล็บด้วยข้อมูลจริงโดยอัตโนมัติ

เมื่อแก้ไขเทมเพลตเสร็จแล้ว ให้คลิก “Close” เพื่อบันทึก หรือคลิก “Use to create document” เพื่อสร้างเอกสารทันทีด้วยเทมเพลตที่คุณเพิ่งสร้าง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับฟิลด์และเทมเพลตใน Smart Docs ได้จากบทความนี้

การแชร์เทมเพลตกับทีมของคุณ

คุณสามารถใช้การแชร์เทมเพลตขั้นสูงเพื่อแชร์เทมเพลตกับผู้ใช้คนอื่นใน Pipedrive โดยอัตโนมัติ หากต้องการแชร์เทมเพลต ให้เปิดเทมเพลตเพื่อแก้ไข แล้วคลิกแท็บ “Permissions” มีระดับสิทธิ์อยู่ 2 ระดับ:

• Can use this template – ผู้ใช้สามารถดูและใช้เทมเพลตเพื่อสร้างเอกสารใหม่ได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขหรือลบได้
• Can edit this template – ผู้ใช้สามารถดู ใช้ แก้ไข และลบเทมเพลตได้

เทมเพลตที่แชร์จะแสดงอยู่ในส่วน Shared with me ของแกลเลอรีเทมเพลต

การสร้างเอกสาร

วิธีสร้างเอกสาร:

• เปิดดีลหรือผู้ติดต่อในหน้ารายละเอียด
• คลิก แท็บ Documents
• เลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้:
  • สร้างจากเทมเพลต
  • สร้างเอกสารเปล่า สเปรดชีต หรือพรีเซนเทชัน
  • อัปโหลดไฟล์จากอุปกรณ์ของคุณหรือจากพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์

คุณสามารถอัปโหลดไฟล์จาก:

• อุปกรณ์ของคุณ

• Google Drive

• OneDrive

• SharePoint

จากเทมเพลต

หากต้องการสร้างเอกสารจากเทมเพลตที่มีอยู่ ให้คลิก “From template” แล้วเลือกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้

โปรแกรมแก้ไขเอกสารจะเปิดขึ้น พร้อมกรอกข้อมูลทุกฟิลด์ให้อัตโนมัติ

จากนั้น คุณสามารถ:

• เปลี่ยนชื่อเอกสาร
• เปลี่ยนหมวดหมู่
• แก้ไขเนื้อหาตามต้องการ

ระบบจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติขณะที่คุณทำงานในเอกสาร

วิธีการกรอกข้อมูลลงในฟิลด์

หากคุณต้องการให้ระบบกรอกข้อมูลเฉพาะดีลโดยอัตโนมัติ ให้สร้างเอกสารจากหน้ารายละเอียดดีล

หากคุณต้องการให้ระบบกรอกฟิลด์เฉพาะบุคคลโดยอัตโนมัติ ให้สร้างเอกสารจากหน้ารายละเอียดดีลหรือผู้ติดต่อ

การดูและแชร์เอกสาร

Google Drive

หากคุณคลิกปุ่ม “Share” ในโปรแกรมแก้ไขเอกสาร คุณสามารถแชร์ ขอรับลายเซ็น หรือดาวน์โหลดเป็น PDF ได้

• Share as link – สร้างลิงก์ไปยังเอกสารนี้ในเวอร์ชัน PDF แบบอ่านอย่างเดียว
• Request signatures – ขอ e-signatures จากผู้รับเอกสาร
• Download PDF – บันทึกเอกสารไว้ในเครื่องของคุณ

OneDrive และ SharePoint

หากต้องการแชร์เอกสาร คุณต้องปิดโปรแกรมแก้ไขเอกสารก่อน จากนั้นคลิกปุ่ม “...” บนเอกสารที่สร้างไว้ในหน้ารายละเอียด

จากตรงนั้น คุณสามารถสร้างลิงก์สำหรับแชร์ได้

การติดตามการเปิดดูเอกสาร

เมื่อสร้างลิงก์ คุณสามารถเปิดใช้งานการติดตามการดูและเลือกรับการแจ้งเตือนทางอีเมลเมื่อมีคนเปิดลิงก์ได้

คุณสามารถรับการแจ้งเตือนทางอีเมลได้:

• เมื่อมีการเปิดเอกสารครั้งแรก
• ทุกครั้งที่มีการเปิด
• ไม่ต้องรับ

ทำความเข้าใจเวอร์ชันของเอกสาร

ทุกครั้งที่คุณสร้างลิงก์สำหรับแชร์ Smart Docs จะสร้างเวอร์ชันใหม่ของเอกสารต้นฉบับ พร้อมทั้งจำนวนการดูและเวลาที่สร้าง

เมื่อมีการแชร์เวอร์ชันแล้ว:

• เวอร์ชันนั้นจะกลายเป็นแบบอ่านอย่างเดียว

• คุณจะไม่สามารถแก้ไขได้อีก

หากต้องการอัปเดตเอกสาร ให้คลิกเอกสารต้นฉบับ ทำการอัปเดตที่จำเป็น แล้วสร้างลิงก์ใหม่

เมื่อสร้างลิงก์ใหม่แล้ว คุณจะเห็นเป็น Version 2, Version 3 และต่อๆ ไปอยู่ใต้เอกสารต้นฉบับ:

หากคุณสร้างเอกสารหลายเวอร์ชัน เราแนะนำให้ปิดใช้งานลิงก์เก่าเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน

วิธีปิดใช้งานลิงก์:

• คลิก “...” ถัดจากเวอร์ชันเก่า
• คลิก “Share as link”
• ปิด “Enable link”

การขอ eSignatures

ด้วย Smart Docs คุณสามารถขอ eSignatures ที่มีผลผูกพันตามกฎหมายได้โดยตรงจากเอกสารของคุณ

วิธีขอลายเซ็น:

• เปิดหน้ารายละเอียดดีลหรือผู้ติดต่อ

• สร้าง เปิด หรืออัปโหลดเอกสารด้วยฟีเจอร์ Smart Docs

• ค้นหาตัวเลือกrequest signatures

• เพิ่มผู้รับแล้วส่ง

เรียนรู้วิธีขอลายเซ็นสำหรับเอกสารของคุณได้ใน บทความนี้