Tudástár

A Smart Docs segítségével közvetlenül az ügyletekből és kapcsolatokból hozhat létre ajánlatokat, árajánlatokat és szerződéseket. A dokumentumok automatikusan kitöltődnek a Pipedrive-fiókból származó adatokkal, így nincs szükség az adatok kézi másolására és beillesztésére.

A Smart Docs segítségével a következőkre van lehetősége:

• Dokumentumok készítése sablonokból
• Automatikusan beszúrhatja az üzlet-, kapcsolat-, termék- és projektadatokat
• Dokumentumok megosztása nyomon követhető linkekkel
• Kapjon értesítést, amikor a címzettek megnyitják a dokumentumokat
• Jogilag kötelező erejű e-aláírások kérése

Kapcsolódás felhőalapú tárolószolgáltatóhoz

A dokumentumok létrehozása előtt csatlakoznia kell a felhőalapú tárolószolgáltatójához.

A Smart Docs a következőket támogatja:

• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• SharePoint

Csatlakozás üzletből vagy kapcsolattól

Nyissa meg egy üzlet vagy kapcsolat részletes nézetét, kattintson a „Dokumentumok” fülre, majd a „Felhőalapú tárhely csatlakoztatása” lehetőségre.

A rendszer megkéri majd, hogy engedélyezze a Pipedrive hozzáférését a tárhelyfiókjához.

Csatlakozás után:

• Feltöltheti a meglévő fájlokat
• Az új dokumentumok automatikusan a kiválasztott meghajtóra mentődnek

A csatlakozás után személyes vagy megosztott meghajtót is választhat tárolási helynek.

Csatlakozás a beállításokból

A kapcsolatát úgy is kezelheti, hogy a Eszközök és alkalmazások > Dokumentumok menüpontba lép, majd a „+ Új fiók hozzáadása” lehetőségre kattint egy másik szolgáltató csatlakoztatásához, vagy a „Leválasztás” lehetőségre a hozzáférés megszüntetéséhez.

A fájlok tárolásáról többet is megtudhat ebben a cikkben.

Ha problémába ütközik a Google Drive csatlakoztatásakor vagy újbóli hitelesítésekor:

• Nyissa meg a Google Permissions oldalt
• Távolítsa el a Pipedrive hozzáférését, mielőtt újra megpróbál csatlakozni
• Ha a probléma továbbra is fennáll, segítségért vegye fel a kapcsolatot ügyfélszolgálatunkkal

A fiókjához alapértelmezett megosztott meghajtót is beállíthat.

Megosztott meghajtók használata a Google Drive-ban

Amikor csatlakoztatja a Google Drive-ot, a Smart Docs automatikusan kijelöl egy alapértelmezett megosztott meghajtómappát a cégének. Kiválaszthat másikat is, vagy létrehozhat újat.

Új megosztott meghajtó létrehozásához nyissa meg a Google Drive-fiókját, lépjen a Megosztott meghajtók fülre, majd kattintson a „+ Új” gombra:

Miután létrehozta az új megosztott meghajtót a Google Drive-ban, lépjen az Eszközök és alkalmazások > Dokumentumok menüpontra, és válassza ki az új megosztott meghajtót a Smart Docs használatához:

Munka sablonokkal

A sablonok időt takarítanak meg azzal, hogy ugyanazt a struktúrát több dokumentumban is újra felhasználhatja.

Ha teljesen új sablont szeretne létrehozni, nyissa meg egy üzlet vagy kapcsolat részletes nézetét, majd kattintson a „Dokumentumok” lehetőségre, és lépjen a Sablonok fülre. Kattintson a „+ Új létrehozása” lehetőségre, majd válassza a Dokumentum, Táblázat vagy Prezentáció lehetőséget.

Ha már van mentett sablonja, azt a szolgáltatójától is importálhatja.

Sablonok szerkesztése és mezők hozzáadása

A sablonszerkesztőben a következőket teheti:

• Frissítheti a sablon nevét
• Hozzárendelhet egy kategóriát
• Bármilyen Pipedrive-mezőt (üzlet, kapcsolat, termék, projekt vagy időalapú mező) hozzáadhat, hogy a rendszer automatikusan kitöltse a sablon tartalmát.

Mező beszúrásához a sablonba:

• Másolja ki a mezőt a jobb oldali panelről
• Illessze be a mezőt a sablon törzsébe

A mező zárójelek között így jelenik meg: [Deal title (deal title)]

Amikor a sablonból dokumentumot hoz létre, a Smart Docs automatikusan valós adatokra cseréli a zárójelek közötti elemeket.

Miután befejezte a sablon szerkesztését, kattintson a „Bezárás” gombra a mentéshez, vagy a „Használat dokumentum létrehozásához” gombra, hogy azonnal dokumentumot hozzon létre az új sablonból.

A Smart Docs mezőiről és sablonjairól többet is megtudhat ebből a cikkből.

Sablonok megosztása a csapatával

A fejlett sablonmegosztással automatikusan megoszthatja a sablont más Pipedrive-felhasználókkal. Sablon megosztásához nyissa meg szerkesztésre, majd kattintson az „Jogosultságok” fülre. Két különböző jogosultsági szint érhető el:

• Használhatja ezt a sablont – A felhasználók megtekinthetik és használhatják a sablont új dokumentumok létrehozásához, de nem szerkeszthetik és nem törölhetik.
• Szerkesztheti ezt a sablont – A felhasználók megtekinthetik, használhatják, szerkeszthetik és törölhetik a sablont.

A megosztott sablonok a sablongaléria Megosztva velem szakaszában jelennek meg.

Dokumentum létrehozása

Dokumentum létrehozása:

• Nyisson meg egy üzletet vagy kapcsolatot a részletes nézetben
• Kattintson a Dokumentumok fülre
• Válassza ki az alábbi lehetőségek egyikét:
  • Létrehozás sablonból
  • Hozzon létre egy üres dokumentumot, táblázatot vagy prezentációt
  • Töltsön fel egy fájlt az eszközéről vagy felhőtárhelyről

A következő helyekről tölthet fel fájlokat:

• Az eszközéről

• Google Drive

• OneDrive

• SharePoint

Sablonból

Ha meglévő sablonból szeretne dokumentumot létrehozni, kattintson a „Sablonból” lehetőségre, majd válassza ki a használni kívánt sablont.

Megjelenik a dokumentumszerkesztő, és az összes mező automatikusan ki lesz töltve.

Itt a következőket teheti:

• Átnevezheti a dokumentumot
• Módosíthatja a kategóriáját
• Szerkesztheti a tartalmat az igényei szerint

A módosítások automatikusan mentődnek, miközben a dokumentumon dolgozik.

Hogyan működik a mezők kitöltése

Ha azt szeretné, hogy az üzletspecifikus adatok automatikusan kitöltődjenek, az üzlet részletes nézetéből hozza létre a dokumentumot.

Ha azt szeretné, hogy a személyspecifikus mezők automatikusan kitöltődjenek, az üzlet vagy kapcsolat részletes nézetéből hozza létre a dokumentumot.

Dokumentum megtekintése és megosztása

Google Drive

Ha a dokumentumszerkesztőben a „Megosztás” gombra kattint, megoszthatja a dokumentumot, aláírásokat kérhet, vagy PDF-ként letöltheti.

• Megosztás linkként – Hozzon létre egy linket a dokumentum csak olvasható PDF-verziójához.
• Aláírások kérése – Kérjen e-aláírásokat a dokumentum címzettjeitől.
• PDF letöltése – Mentse a dokumentumot helyben.

OneDrive és SharePoint

A dokumentum megosztásához először be kell zárnia a dokumentumszerkesztőt, majd a részletes oldalon létrehozott dokumentumnál a „...” gombra kell kattintania.

Innen létrehozhat egy megosztható linket.

A dokumentummegtekintések nyomon követése

Link létrehozásakor bekapcsolhatja a megtekintéskövetést, és beállíthatja, hogy e-mailes értesítést kapjon, amikor valaki megnyitja a dokumentumot.

Az alábbi e-mailes értesítéseket kaphatja:

• Amikor a dokumentumot először nyitják meg
• Minden alkalommal, amikor megnyitják
• Soha

A dokumentumverziók működése

Valahányszor megosztható linket hoz létre, a Smart Docs új verziót készít az eredeti dokumentumból, beleértve a megtekintések számát és a létrehozás időpontját is.

Miután egy verziót megosztott:

• Az a verzió csak olvashatóvá válik

• Többé nem szerkeszthető

Dokumentum frissítéséhez kattintson az eredeti dokumentumra, végezze el a szükséges módosításokat, majd hozzon létre egy új linket.

Miután létrejött az új link, az eredeti dokumentum alatt Verzió 2, Verzió 3 és így tovább néven fogja látni:

Ha egy dokumentumból több verziót hoz létre, a félreértések elkerülése érdekében javasoljuk a régebbi linkek letiltását.

Link letiltása:

• Kattintson a régebbi verzió melletti „...” gombra
• Kattintson a „Megosztás linkként” lehetőségre
• Kapcsolja ki a „Link engedélyezése” lehetőséget

E-aláírások kérése

A Smart Docs segítségével közvetlenül a dokumentumból kérhet jogilag kötelező erejű e-aláírásokat.

Aláírás kérése:

• Nyissa meg az üzlet vagy kapcsolat részletes nézetét

• Hozzon létre, nyisson meg vagy töltsön fel egy dokumentumot a Smart Docs funkcióval

• Keresse meg az aláírások kérése lehetőséget

• Adja hozzá a címzetteket, majd küldje el.

Arról, hogyan kérhet aláírásokat a dokumentumaihoz, ebben a cikkben olvashat.