Kennisdatabase

Het is altijd belangrijk om al je komende taken bij te houden, zowel zakelijk als privé.

Als je meerdere agenda’s gebruikt, kun je dubbele afspraken maken of afspraken missen, waardoor je onprofessioneel kunt overkomen en belangrijke deals kunt verliezen.

Om dit te voorkomen, raden we aan je Pipedrive-account te synchroniseren met het agendasysteem van je voorkeur – Google, Exchange, Outlook, of Office – zodat je met de agendasynchronisatie van Pipedrive je agenda’s op elkaar afstemt.

Instellen

Ga naar Persoonlijke voorkeuren > Agendasynchronisatie om agendasynchronisatie in te schakelen en klik op “Account verbinden.”

Voer daar het e-mailadres en wachtwoord in van het agenda-account dat je wilt synchroniseren en doorloop de autorisatiestappen om Pipedrive toegang te geven tot je externe agenda.

Instellingen

Wanneer je je agenda en Pipedrive synchroniseert, kun je op basis van hoe je wilt dat ze samenwerken uit verschillende opties kiezen, zoals welke agenda je synchroniseert (als je er meerdere hebt) en welk synchronisatietype je voorkeur heeft.

Je kunt op elk gewenst moment de synchronisatie stoppen en een ander account synchroniseren om te voorkomen dat je belangrijke afspraken mist.

Typen agendasynchronisatie

Je hebt twee opties om je externe agenda met Pipedrive te synchroniseren:

• Tweewegssynchronisatie: activiteiten en afspraken worden vanuit Pipedrive bijgewerkt in je externe agenda en omgekeerd

• Eenwegssynchronisatie: synchroniseer activiteiten alleen vanuit Pipedrive naar je externe agenda

Tweewegssynchronisatie

Wanneer je tweewegssynchronisatie selecteert, worden activiteiten die je in Pipedrive aanmaakt naar je agenda gesynchroniseerd. Afspraken die je in je externe agenda aanmaakt, worden als activiteiten teruggesynchroniseerd naar Pipedrive.

Wijzigingen in een van beide agenda’s werken de gekoppelde afspraak of activiteit op het andere platform bij.

Standaardzichtbaarheid van externe afspraken

Je kunt de zichtbaarheid bepalen van externe afspraken die naar Pipedrive worden gesynchroniseerd door te kiezen of ze voor iedereen of alleen voor jou zichtbaar zijn.

Privéafspraken synchroniseren

Je kunt ook instellen hoe privéafspraken worden gesynchroniseerd. Dit is handig als je bepaalde persoonlijke afspraken (bijvoorbeeld een bezoek aan de huisarts) privé wilt houden in je gesynchroniseerde agenda.

• “Zichtbaar voor iedereen” – betekent dat elke gebruiker in Pipedrive ze kan zien

• “Alleen zichtbaar voor jou” – er wordt een tijdblok zonder verdere informatie aan je agenda toegevoegd waarvan alleen jij de details kunt zien.

Je kunt er ook voor kiezen ze helemaal niet te synchroniseren; in dat geval moet je zelf tijd in je agenda blokkeren om dubbele afspraken te voorkomen.

Externe afspraken importeren

De instelling “Externe agenda-afspraken omzetten” bepaalt hoe Pipedrive afspraken uit je gesynchroniseerde agenda importeert en welk activiteitstype ze krijgen.

Eenwegssynchronisatie

Wanneer eenwegssynchronisatie is geselecteerd, worden alleen activiteiten die in Pipedrive zijn aangemaakt naar de gekoppelde agenda gesynchroniseerd. Afspraken die in de gekoppelde agenda worden aangemaakt, leveren echter geen activiteiten in Pipedrive op.

Dit kunnen de standaardactiviteitstypen zijn – telefoongesprek, vergadering, taak, deadline, e-mail, lunch – of aangepaste activiteitstypen die voor het bedrijfsaccount zijn aangemaakt. Meer over activiteiten en aangepaste activiteitstypen vind je in dit artikel.

Met de optie “Selecteer welke Pipedrive-activiteiten in je externe agenda verschijnen” kun je selecteren welke activiteitstypen in Pipedrive je met de gekoppelde agenda wilt synchroniseren.

Als je bepaalde activiteiten niet wilt synchroniseren naar de agenda die met Pipedrive is verbonden, raden we aan de bijbehorende activiteitstypen in de lijst uit te vinken.

Pipedrive slaat wijzigingen in deze opties automatisch op, bijvoorbeeld wanneer je wijzigt welke Pipedrive-activiteiten worden gesynchroniseerd.

Geavanceerde instellingen

Je ziet ook een optie om informatie over de deal en contactpersoon in de beschrijving van de activiteiten op te nemen.

Agendaweergave

Klik op “Synchronisatie starten” om je agenda te synchroniseren, zodat je binnen enkele minuten je activiteiten in de agendaweergave kunt bekijken.

De agendaweergave is een handig hulpmiddel om je activiteiten bij te houden, je verkoopproces op gang te houden en die belangrijke deals te sluiten.

Zowel in de agendaweergave als in de lijstweergave kun je de synchronisatiestatus en het account dat je synchroniseert zien.