Kennisdatabase

Het is altijd belangrijk om al je aankomende taken bij te houden, of ze nu zakelijk of persoonlijk zijn.

Het hebben van meerdere agenda's kan leiden tot dubbele boekingen of gemiste afspraken, wat je onprofessioneel kan laten overkomen en kan leiden tot het verlies van belangrijke deals.

Om dit te voorkomen, raden we aan je Pipedrive-account te synchroniseren met je voorkeurskalendersysteem – Google, Exchange, Outlook, of Office – om je werelden samen te brengen met behulp van Pipedrive’s kalender synchronisatie.

Instelling

Om de kalender-synchronisatie in te schakelen, gaat u naar Persoonlijke voorkeuren > Kalender synchronisatie en klikt u op “Verbind account.”

Geef vanaf daar het e-mailadres en wachtwoord op van het kalenderaccount dat u wilt synchroniseren, en doorloop de autorisatieprocedure om Pipedrive toegang te geven tot uw externe kalender.

Instellingen

Wanneer u uw agenda en Pipedrive synchroniseert, kunt u kiezen uit verschillende opties op basis van hoe u wilt dat Pipedrive en uw agenda met elkaar omgaan, zoals welke agenda te synchroniseren (als u er meerdere heeft) en uw voorkeur voor het type synchronisatie.

U kunt de synchronisatie stoppen en een ander account synchroniseren wanneer u maar wilt om ervoor te zorgen dat u geen belangrijke evenementen mist.

Kalendersynchronisatietypes

Je hebt twee opties om je externe kalender te synchroniseren met Pipedrive:

• Tweezijdige synchronisatie: Activiteiten en evenementen worden bijgewerkt tussen Pipedrive en je externe kalender en vice versa

• Eenzijdige synchronisatie: Synchroniseer activiteiten alleen van Pipedrive naar je externe kalender

Tweezijdige synchronisatie

Wanneer je tweezijdige synchronisatie selecteert, worden activiteiten die in Pipedrive zijn aangemaakt gesynchroniseerd naar je kalender, en evenementen die in je externe kalender zijn aangemaakt worden teruggesynchroniseerd als Pipedrive-activiteiten.

Bewerkingen die in een van beide kalenders worden gemaakt, zullen het gekoppelde evenement of de activiteit in het andere platform bijwerken.

Standaardzichtbaarheid van externe evenementen

Je hebt de optie om de zichtbaarheid van externe evenementen die in Pipedrive zijn gesynchroniseerd te controleren, waarbij je kunt kiezen of ze zichtbaar zijn voor iedereen of alleen voor jou.

Synchroniseren van privé-evenementen

Je kunt ook beheren hoe je privé-evenementen synchroniseert, wat nuttig is wanneer je bepaalde persoonlijke afspraken (bijv. een doktersafspraak) privé wilt houden in je gesynchroniseerde kalender.

• “Zichtbaar voor iedereen” – betekent dat elke gebruiker in Pipedrive ze kan zien

• “Alleen zichtbaar voor jou” – er wordt een onidentificeerbaar blok aan je kalender toegevoegd, en alleen jij kunt de details ervan zien.

Alternatief kun je ook ervoor kiezen om ze helemaal niet te synchroniseren, in welk geval je handmatig je agenda moet blokkeren om conflicten te voorkomen.

Externe evenementen importeren

De instelling “Externe kalenderevenementen converteren” informeert Pipedrive hoe evenementen uit je gesynchroniseerde kalender moeten worden geïmporteerd en welk type activiteit ze zullen hebben.

Eenzijdige synchronisatie

Wanneer eenzijdige synchronisatie is geselecteerd, worden alleen de activiteiten die in Pipedrive zijn aangemaakt gesynchroniseerd naar de gekoppelde kalender. Evenementen die in de gekoppelde kalender zijn aangemaakt, zullen echter geen activiteiten in Pipedrive creëren.

Ze kunnen een van de standaardactiviteitstypes zijn – oproep, vergadering, taak, deadline, e-mail, lunch – of een van de aangepaste activiteitstypes die voor het bedrijfsaccount zijn aangemaakt. Leer meer over activiteiten en aangepaste activiteitstypes in dit artikel.

De optie “Selecteer welke Pipedrive-activiteiten in je externe kalender verschijnen” stelt je in staat om te selecteren welke van de Pipedrive-activiteitstypes je wilt synchroniseren naar je gekoppelde kalender.

Als je wilt voorkomen dat bepaalde activiteiten worden gesynchroniseerd naar de kalender die aan Pipedrive is gekoppeld, raden we aan de relevante activiteitstypes uit de lijst te deselecteren.

Wijzigingen die aan deze opties worden aangebracht, zoals het wijzigen van welke Pipedrive-activiteiten worden gesynchroniseerd, worden automatisch opgeslagen in Pipedrive.

Geavanceerde instellingen

U ziet ook een optie om de deal- en contactinformatie op te nemen in de activiteitenbeschrijving.

Kalenderweergave

Om te beginnen met het synchroniseren van uw kalender, klikt u op “Start synchronisatie” en binnen enkele minuten kunt u uw activiteiten in uw kalenderweergave bekijken.

De kalenderweergave is een handig hulpmiddel voor het bijhouden van uw activiteiten, het in beweging houden van uw verkoop en ervoor zorgen dat u die belangrijke overwinningen behaalt.

In zowel de kalender- als lijstweergave kunt u de status van uw synchronisatie en het account dat u synchroniseert zien.