Kennisdatabase

E-mailtracking laat zien wanneer iemand een e-mail opent die je vanuit Pipedrive hebt verzonden of op een link daarin klikt. Dit helpt je de betrokkenheid te begrijpen en om op het juiste moment vervolgacties te ondernemen.

Hoe tracking werkt

Wanneer tracking is ingeschakeld voegt Pipedrive een kleine, onzichtbare pixel toe aan je e-mail. De pixel laadt wanneer de ontvanger het bericht opent.

Je kunt ervoor kiezen om standaard alle e-mails te volgen of tracking in te schakelen voor individuele berichten.

Stel standaard- en handmatige e-mailtracking in

Open het accountmenu in de rechterbovenhoek en ga naar Persoonlijke voorkeuren > E-mailinstellingen > Account.

Scroll naar geavanceerde instellingen en schakel de trackingopties in die je standaard wilt gebruiken:

• Bijhouden wanneer ontvangers e-mails openen – registreert wanneer de e-mail wordt geopend
• Bijhouden wanneer ontvangers links in e-mails aanklikken – registreert wanneer links in de e-mail worden aangeklikt
• Ontvang meldingen in Pipedrive voor e-mailtrackingactiviteiten – stuurt meldingen wanneer e-mails worden geopend of links worden aangeklikt

Volg individuele e-mails

Na het inschakelen van open- en linktracking zie je twee nieuwe pictogrammen in de e-mailopsteller:

• Oogpictogram – bijhouden wanneer een e-mail wordt geopend
• Cursorpictogram – bijhouden wanneer links worden aangeklikt

Klik op een van de pictogrammen om de tracking voor die specifieke e-mail in of uit te schakelen. Wijzigingen in de opsteller werken je standaardinstellingen niet bij.

Bekijk e-mailtrackingstatistieken

Als je de instelling “Ontvang meldingen in Pipedrive voor e-mailtrackingactiviteiten” in je E-mailinstellingen hebt ingeschakeld, ontvang je een melding telkens wanneer een getraceerde e-mail wordt geopend of er op een link is geklikt.

Je kunt ze bekijken in het meldingenpaneel, aangegeven door het lamp-icoon in de rechterbovenhoek van Pipedrive.

Open het paneel om je recente meldingen te bekijken, inclusief e-mailtrackingactiviteiten.

Je kunt trackinginformatie ook vanuit twee plaatsen in Pipedrive bekijken: de Sales Inbox en de detailweergaven van gekoppelde items.

Sales Inbox

Je kunt je inbox filteren zodat alleen getraceerde e-mails worden weergegeven. Klik hiervoor op “Filters” en selecteer “Getraceerde e-mails” in de vervolgkeuzelijst.

Open een gesprek en houd de muis boven de pictogrammen naast een getraceerde e-mail:

• Het oogpictogram geeft aan of de e-mail is geopend
• Het muiscursorpictogram geeft aan of er op een link is geklikt

Zodra een getraceerde activiteit is vastgelegd, wordt het pictogram gevuld. Houd de muis erover om het exacte tijdstip te zien waarop de opening of klik plaatsvond.

Detailweergaven van gekoppelde items

E-mailtrackingstatistieken worden ook weergegeven in de detailweergaven van de gekoppelde deal, lead, project, persoon of organisatie.

Deze statistieken zijn zichtbaar voor:

• De gebruiker die eigenaar is van de e-mail
• Gebruikers die zicht hebben op alle gekoppelde items (bijvoorbeeld deal, persoon en organisatie)

Als de zichtbaarheid van je e-mail is ingesteld op gedeeld, zullen teamleden met toegang tot de gekoppelde items de trackingactiviteit ook in hun respectieve detailweergaven zien.

Beperkingen van tracking

Er zijn omstandigheden waarin Pipedrive mogelijk niet nauwkeurig kan bijhouden of e-mails zijn geopend of links zijn aangeklikt. Dit kan gebeuren wanneer:

• Je verstuurt een lege e-mail zonder inhoud
• Je stuurt de e-mail meerdere keren door
• De e-mailclient van je ontvanger trackingpixels of linktracking blokkeert

Als je e-mail naar meerdere ontvangers is gestuurd, kan Pipedrive alleen laten zien dat de e-mail is geopend of dat er op links is geklikt. Het kan echter niet aangeven welke specifieke ontvanger de actie heeft uitgevoerd.

Tracking geldt alleen voor de oorspronkelijke ontvangers van de e-mail – de contacten die je hebt opgegeven in de velden Aan, Cc of Bcc toen je vanuit Pipedrive verzond.

Als de getrackte e-mail later naar iemand anders wordt doorgestuurd, worden hun openingen of klikken niet bijgehouden.

E-mailtracking en naleving van de AVG (GDPR)

Als uw bedrijf in de EU is gevestigd of veel zaken doet met EU-klanten, houd er dan rekening mee dat u moet voldoen aan de eisen van de EU-wetgeving.

De EU Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beschermt de privacy van personen en legt verplichtingen op aan iedereen die persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, opslaat of anderszins verwerkt.

Europese gegevensbeschermingsautoriteiten hebben een advies uitgebracht waarin staat dat bij e-mailtracking ontvangers moeten instemmen met het verzamelen van trackinggegevens.

Hoewel dergelijke adviezen niet hetzelfde gezag hebben als de AVG zelf, wordt er bij het beslechten van geschillen vaak rekening mee gehouden.

Zorg ervoor dat u de AVG-eisen beoordeelt. Raadpleeg indien nodig een juridisch adviseur om naleving te waarborgen.