Tietokanta

Sähköpostiseuranta näyttää, milloin joku avaa Pipedrivesta lähettämäsi sähköpostin tai klikkaa siinä olevaa linkkiä. Tämä auttaa ymmärtämään sitoutumista ja toimimaan oikeaan aikaan.

Miten seuranta toimii

Kun seuranta on päällä, Pipedrive lisää sähköpostiisi pienen, näkymättömän pikselin. Pikseli latautuu, kun vastaanottaja avaa viestin.

Voit valita seurata kaikkia sähköposteja oletuksena tai ottaa seurannan käyttöön yksittäisille viesteille.

Määritä oletus- ja manuaalinen sähköpostiseuranta

Avaa tilivalikko oikeasta yläkulmasta ja siirry kohtaan Henkilökohtaiset asetukset > Sähköpostin synkronointi > Tili.

Selaa kohtaan Lisäasetukset ja ota käyttöön oletuksena haluamasi seuranta-asetukset:

• Seuraa, kun vastaanottajat avaavat sähköpostit – tallentaa, kun sähköposti avataan
• Seuraa, kun vastaanottajat klikkaavat sähköpostin linkkejä – tallentaa, kun sähköpostin linkkejä klikataan
• Saa ilmoituksia Pipedrivessa sähköpostiseurantatoiminnoista – lähettää ilmoituksia, kun avauksia tai klikkauksia tapahtuu

Seuraa yksittäisiä sähköposteja

Kun avaus- ja linkkiseuranta on otettu käyttöön, näet kaksi uutta kuvaketta sähköpostin kirjoitusikkunassa:

• Silmän kuvake – avauksien seuranta
• Kursorin kuvake – linkkien seuranta

Napsauta jotakin kuvakkeista kytkeäksesi seurannan päälle tai pois päältä kyseistä sähköpostia varten. Kirjoittimessa tehdyt muutokset eivät päivitä oletusasetuksiasi.

Näytä sähköpostiseurannan tilastot

Jos olet ottanut käyttöön asetuksen “Ilmoitukset Pipedrivessä sähköpostiseurantatoiminnoista” kohdassa Sähköpostiasetukset, saat ilmoituksen aina, kun seurattu sähköposti avataan tai linkkiä klikataan.

Näet ne Ilmoitukset-paneelissa, jota merkitsee lamppuikoni Pipedriven oikeassa yläkulmassa.

Avaa paneeli nähdäksesi viimeisimmät ilmoituksesi, mukaan lukien sähköpostiseurannan tapahtumat.

Seurantatietoja voit myös tarkastella kahdessa paikassa Pipedrivessä: Myyntinboxissa ja linkitettyjen kohteiden yksityiskohtanäkymissä.

Myyntinboxi

Voit suodattaa postilaatikkosi näyttämään vain seurattuja sähköposteja. Tätä varten napsauta "Suodattimet" ja valitse pudotusvalikosta "Seuratut sähköpostit".

Avaa keskustelu ja vie hiiri seurattavan sähköpostin viereisten kuvakkeiden päälle:

• Silmän kuvake näyttää, onko sähköposti avattu
• Osoitinkuvake näyttää, onko linkkiä klikattu

Kun seurattu tapahtuma rekisteröidään, kuvake muuttuu täytetyksi. Vie hiiri sen päälle nähdäksesi tarkan ajan, jolloin avaus tai klikkaus tapahtui.

Linkitettyjen kohteiden yksityiskohtanäkymät

Sähköpostiseurannan tilastot näkyvät myös linkitetyn kaupan, liidin, projektin, henkilön tai organisaation yksityiskohtanäkymissä.

Nämä tilastot näkyvät:

• Sähköpostin omistajalle
• Käyttäjille, joilla on näkyvyys kaikkiin linkitettyihin kohteisiin (esimerkiksi kauppa, henkilö ja organisaatio)

Jos sähköpostisi näkyvyys on asetettu jaetuksi, tiimikaverit, joilla on pääsy linkitettyihin kohteisiin, näkevät myös seurannan tapahtumat omissa yksityiskohtanäkymissään.

Seurannan rajoitukset

On tilanteita, joissa Pipedrive ei ehkä pysty seuraamaan avauksia tai linkkien klikkauksia tarkasti. Tämä voi tapahtua, kun:

• Lähetät tyhjän sähköpostin, jonka viestikenttä on tyhjä
• Edelleenlähetät sähköpostiviestin useita kertoja
• Vastaanottajan sähköpostiohjelma estää seurantapikselit tai linkkien seurannan

Jos sähköpostisi on lähetetty useille vastaanottajille, Pipedrive voi vain näyttää, että sähköposti avattiin tai että linkkejä klikattiin. Se ei kuitenkaan voi tunnistaa, mikä tietty vastaanottaja suoritti toiminnon.

Seuranta koskee vain sähköpostin alkuperäisiä vastaanottajia – niitä yhteystietoja, jotka osoitit To, Cc tai Bcc -kenttiin lähetettäessä Pipedrivesta.

Jos seurattu sähköposti edelleenlähetetään myöhemmin jollekin muulle, heidän avauksiaan tai klikkauksiaan ei seurata.

Sähköpostiseuranta ja GDPR-vaatimusten noudattaminen

Jos yrityksesi on sijoittunut EU:hun tai asioi laajasti EU-asiakkaiden kanssa, muista, että sinun on noudatettava EU-lainsäädännön vaatimuksia.

The EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) suojaa ihmisten yksityisyyttä ja asettaa vastuuta kaikille, jotka keräävät, käyttävät, säilyttävät tai muuten käsittelevät henkilötietoja.

Euroopan tietosuojaviranomaiset ovat antaneet lausunnon, jonka mukaan sähköpostin seuranta edellyttää, että vastaanottajat antavat suostumuksensa seurantatietojen keräämiseen.

Vaikka ne eivät ole samalla tasolla kuin itse GDPR, tällaisia lausuntoja otetaan usein huomioon riitoja ratkaistaessa.

Muista tarkistaa GDPR-vaatimukset. Tarvittaessa ota yhteyttä lakiasiantuntijaan varmistaaksesi vaatimustenmukaisuuden.