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Comment configurer l'étape d'« attente d'une condition »
Exécutions en attente
Historique des exécutions

Automation : attente d'une condition

YS
Yssel Salas, 1 mars 2024
Remarque : La fonctionnalité Automatisations n'est disponible qu'avec les abonnements Avancé et au-delà.

Lorsque vous créez une automatisation, vous commencez toujours par choisir un événement déclencheur et une action. L'étape d'« attente d'une condition » permet à une action d'être exécutée dans une période de temps prédéfinie pour autant que celle-ci remplisse les conditions que vous avez posées.

Regardons quelques exemples pour mieux comprendre ce concept :

  • Envoyer un e-mail lorsqu'une affaire est créée et, dès que l'e-mail reçoit une réponse, un autre e-mail est envoyé. Si l'e-mail n'a pas reçu de réponse dans un délai de trois jours, l'automatisation s'arrête.

  • Créer une activité et, dès que l'activité est marquée comme « effectuée », créer une autre activité de suivi. Si l'activité n'est pas marquée comme « effectuée » dans un laps de temps d'une semaine, l'automatisation s'arrête.


Comment configurer l'étape d'« attente d'une condition »

Commencez à créer votre flux de travail comme vous le faites d'habitude. Si vous avez besoin d'aide, vous pouvez consulter ici notre guide des automatisations.

Dans votre flux de travail, vous devez avoir :

  • Déclencheur > Condition de déclenchement > Action

Une fois que vous avez ajouté les étapes ci-dessus, vous êtes en mesure d'ajouter l'étape d'« attente d'une condition »

Une fois que vous avez cliqué, vous devrez définir les conditions sur l'étape qui doivent être remplies avant que l'automatisation passe à l'étape suivante.

Remarque : Les utilisateurs disposant de l'abonnement Avancé peuvent ajouter jusqu'à trois étapes d'« attente d'une condition » par automatisation. Les utilisateurs disposant d'un abonnement Professionnel ou au-dessus peuvent ajouter jusqu'à dix étapes par automatisation.

Événements

L'événement vous permettra de sélectionner un déclencheur ou une action – avec les conditions respectives – existant aux étapes précédentes.

Vous pouvez ajouter une étape d'attente pour les actions suivantes :

  • Personne
  • Organisation
  • Affaire
  • Prospect
  • E-mail
  • Activité
  • Projet

Limites de temps

La limite de temps vous permettra d'indiquer une fenêtre de temps spécifique durant laquelle l'événement et les conditions sont vérifiés. Vous pouvez sélectionner l'une des durées figurant dans le menu déroulant ou spécifier une durée personnalisée pour plus de granularité.

Remarque : Vous pouvez fixer jusqu'à sept jours par étape. L'automatisation s'arrêtera si la limite de temps passe sans que les conditions soient remplies. Pour en savoir plus sur les conditions des automatisations, lisez cet article.

Une fois l'étape d'« attente pour une condition » enregistrée, vous pouvez continuer à ajouter d'autres étapes.

Dans la copie d'écran ci-dessus, nous illustrons le fait qu'une fois que l'e-mail a reçu une réponse pour la première fois, l'automatisation se poursuit avec les étapes suivantes du flux de travail. Ceci arrivera seulement si les conditions sont remplies dans un délai de trois jours au maximum.

L'exécution de l'automatisation apparaîtra comme en attente tant que les conditions ne sont pas remplies ou que le délai n'est pas expiré.


Exécutions en attente

Il peut arriver, dans ce monde en constante évolution, que vous ayez activé un flux de travail avec une étape d'attente d'une condition avec une limite de temps de 7 jours, mais que le contexte ait changé, ou que vous ayez créé un flux de travail avec le mauvais modèle d'e-mail. Il vous faudra alors modifier la configuration de l'automatisation pour la conformer à cette nouvelle conjoncture.

Dans ce cas, si vous modifiez un flux de travail actif puis le réenregistrez, vous aurez à décider si les exécutions en attente à cette étape doivent être conservées ou annulées.

Si vous avez besoin de désactiver une automatisation, il vous faut également décider soit de maintenir les exécutions en cours, soit de les annuler entièrement.

Remarque : Les exécutions en attente peuvent être annulées individuellement dans la section Historique.

Historique des exécutions

La fonctionnalité Historique d'une automatisation vous permet de consulter un relevé des actions exécutées par votre automatisation. Pour l'étape d'attente d'une condition, il existe trois statuts d'exécution possibles.

En attente

Ce statut apparaît lorsque l'étape se trouve dans la limite de temps spécifiée mais que les conditions n'ont pas été remplies.

Succès

Ce statut apparaît lorsque l'étape d'attente d'une condition est exécutée car les conditions ont été satisfaites dans la période de temps spécifiée.

Expiré

Ce statut apparaît lorsque l'automatisation est en arrêt du fait de l'expiration de la limite de temps et de la non satisfaction de la condition dans la limite de temps fixée.

Pour en savoir plus sur la fonctionnalité d'Historique d'une automation, lisez cet article.

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