Base de connaissances

Dans Pipedrive, il existe deux façons d'écarter des utilisateurs actifs de votre compte d'entreprise :

• La désactivation d'un utilisateur libère le poste correspondant, vous permettant d'y affecter un nouvel utilisateur ou de supprimer ce poste de votre abonnement. Lors d'une désactivation, les données personnelles de l'utilisateur (comme son nom ou son adresse e-mail) sont conservées dans le compte d'entreprise.

• La suppression, en revanche, fait complètement disparaître les informations de l'utilisateur (comme son nom et son adresse e-mail) du compte d'entreprise. Cette action ne peut être effectuée que si l'utilisateur a été, au préalable, désactivé.

Si vous êtes sur le point de désactiver un utilisateur, vous recevrez une alerte détaillant les données possédées par cet utilisateur. Nous vous recommandons de réassigner ces données si elles conservent un intérêt.

Apprenez dans cet article comment désactiver un utilisateur.

Utilisateurs désactivés

Lorsqu'un utilisateur est désactivé, les changements suivants interviennent dans ses données :

Informations sur l'utilisateur

• Le nom, l'adresse e-mail et la photo figurant dans le profil de l'utilisateur demeurent dans votre compte d'entreprise ; vous pouvez accéder aux utilisateurs désactivés en allant dans Gérer les utilisateurs > Désactivés et (...) > Liste des utilisateurs sur la partie droite de l'écran.

Propriété des éléments

• Les prospects, affaires, contacts, produits, activités, projets et tâches de projets demeurent sous le nom de l'utilisateur désactivé, à moins que la propriété en ait été transférée

Notes et fichiers

• Les notes commentaires et fichiers demeurent sous le nom de l'utilisateur désactivé

E-mails

• La synchronisation e-mail est automatiquement stoppée
• Les modèles partagés d'e-mails créés par l'utilisateur désactivés et les e-mails liés à des entités demeurent dans le compte de l'utilisateur désactivé
• Les e-mails privés liés à des entités sont supprimés au bout de 30 jours

Planificateur de rendez-vous

• Le lien public du planificateur de rendez-vous expire après la désactivation de l'utilisateur

Synchronisations de comptes

• Les synchronisations des e-mails, des contacts, des agendas et de Google Drive sont automatiquement stoppées

Filtres

• Les filtres publics créés par un utilisateur désactivé demeurent dans son compte
• Les conditions de filtrage existantes des utilisateurs désactivées sont conservées, mais il ne peut pas en être créé de nouvelles

Stats

• Les tableaux de bord partagés sont automatiquement transférés au premier admin du compte d'entreprise
• Les liens publics vers les tableaux de bord créés par l'utilisateur désactivé sont automatiquement désactivés
• Les rapports partagés avec d'autres utilisateurs dans l'entreprise deviennent inaccessibles
• Les utilisateurs désactivés sont inclus dans les rapports et les objectifs dont ils faisaient initialement partie
• Vous pouvez créer dans Stats de nouveaux filtres incluant les utilisateurs désactivés dans les conditions de filtrage

Extension LeadBooster

• Chat en Direct : l'utilisateur désactivé est dégagé de toutes les conversations, permettant à d'autres opérateurs de prendre sa place
• Chatbot : dans l'éditeur du playbook, un autre utilisateur remplace automatiquement l'utilisateur désactivé. Nous vous recommandons de vérifier l'adresse e-mail dans l'éditeur de playbook, surtout si une adresse personnalisée y avait été employée.
• Formulaires web : Dans les préférences d'enregistrement de Formulaires Web, un autre utilisateur remplace automatiquement l'utilisateur désactivé. Nous vous recommandons de vérifier l'adresse e-mail dans les préférences d'enregistrement, surtout si une adresse personnalisée y avait été employée.

Smart Docs

• Documents : pour afficher et modifier un document créé par un utilisateur désactivé, vous devez accéder au dossier d'archivage dans le cloud qui héberge le document (en savoir plus)
• Modèles : pour afficher et utiliser les modèles Smart Docs créés par un utilisateur désactivé, il faut que le propriétaire des modèles vous ait donné l'autorisation avant d'être désactivé. Vous aurez également besoin d'accéder au dossier d'archivage dans le cloud qui héberge le modèle.
• e-Signatures : vous pouvez accéder aux documents envoyés pour signature par un utilisateur désactivé si vous avez l'autorisation de voir les affaires dans lesquelles les documents ont été créés

Intégration DocuSign

• Vous pouvez accéder aux documents envoyés pour signature par des utilisateurs désactivés

Intégration Quickbooks

• Les factures créées par des utilisateurs désactivés sont accessibles si un autre utilisateur se connecte à Quickbooks

Campaigns

• Les campagnes programmées créées par un utilisateur désactivé seront envoyées conformément au plan initial

Automatisations

• Si le créateur d'une automatisation est désactivé, l'automatisation est désactivée elle aussi. Nous vous recommandons de transférer la propriété des automatisations.
• Si l'automatisation est configurée pour se déclencher sur plusieurs utilisateurs et que l'un d'entre eux est désactivé, l'automatisation demeurera active. Elle sera néanmoins neutralisée au stade de validation du statut d'utilisateur. Nous vous recommandons d'exclure de l'automatisation les utilisateurs désactivés.
• Si l'automatisation est configurée pour se déclencher sur n'importe quel utilisateur et que l'un des utilisateurs est désactivé, l'automatisation demeurera active et l'utilisateur désactivé sera automatiquement exclu de l'automatisation
• Les utilisateurs désactivés seront retirés du filtre « Propriétaires d'automatisations » dans la liste des automatisations

• Si un utilisateur désactivé fait partie d'une règle d'attribution, la règle continuera à être appliquée, mais elle échouera au stade de la vérification du statut de l'utilisateur. Nous vous recommandons de réviser toutes les règles actives d'attribution automatique incluant l'utilisateur désactivé (en savoir plus).

Applis de la Marketplace

• Les applis installées par l'utilisateur désactivé seront automatiquement désactivées
• Si l'utilisateur désactivé avait un rôle d'admin, toutes les applis Marketplace partagées seront désinstallées

Webhooks

• Le webhooks créés par des utilisateurs désactivés seront automatiquement désactivés

Utilisateurs supprimés

En plus de tout ce qui précède, les données suivantes sont impactées lorsqu'un utilisateur est supprimé :

Informations sur l'utilisateur

• Le nom, l'adresse e-mail et la photo figurant dans le profil de l'utilisateur sont supprimés du compte d'entreprise. Affiché comme utilisateur supprimé ou comme utilisateur supprimé, IDxxxxxxxx.

Propriété des contenus

• Les prospects, affaires, contacts, produits, activités, projets et tâches de projets demeurent et sont toujours assignés à l'utilisateur supprimé, à moins que la propriété en ait été transférée avant la suppression.

Filtrage

• Les utilisateurs supprimés ne peuvent pas être filtrés. Le transfert de propriété avant la suppression est recommandé.