Base de connaissances

Il existe deux façons de retirer un utilisateur actif du compte Pipedrive de votre entreprise :

• Désactiver un utilisateur : son accès à Pipedrive est supprimé et son poste est libéré pour un autre utilisateur. Son nom et son adresse e-mail restent dans le compte.
• Supprimer un utilisateur : son nom, son adresse e-mail et sa photo de profil sont définitivement retirés du compte. Un utilisateur doit être désactivé avant de pouvoir être supprimé.

Avant de désactiver un utilisateur, Pipedrive affiche les éléments et les données dont il est propriétaire pour que vous puissiez vérifier et réattribuer ceux qui sont encore nécessaires.

Utilisateurs désactivés

Lorsque vous désactivez un utilisateur, voici ce qu'il advient de ses données et de sa configuration :

Les informations de l'utilisateur restent visibles

Le nom, l'adresse e-mail et la photo de profil de l’utilisateur désactivé restent dans le compte de votre entreprise.

Pour afficher une vue d'ensemble, ouvrez le menu du compte en haut à droite, accédez à Gérer les utilisateurs > Désactivés puis cliquez sur « ... » > Vue d'ensemble de l'utilisateur à côté de son nom.

Les éléments restent attribués à l'utilisateur

Les prospects, affaires, contacts, produits, activités, projets, tâches, sous-tâches et jalons restent attribués à l'utilisateur désactivé, sauf si vous en transférez la propriété.

Les notes et les fichiers sont conservés

Les notes, commentaires et fichiers restent associés au nom de l’utilisateur désactivé.

Les synchronisations du compte s'arrêtent

La synchronisation des e-mails, la synchronisation des contacts, la synchronisation du calendrier et la synchronisation de Google Drive s'arrêtent automatiquement.

Les modèles d'e-mails et les e-mails partagés sont conservés, mais les e-mails privés sont supprimés

• Les modèles d'e-mails partagés créés par l'utilisateur restent dans le compte
• Les e-mails partagés liés à des éléments restent dans le compte
• Les e-mails privés liés à des éléments sont supprimés après 30 jours

Les liens du Planificateur de rendez-vous cessent de fonctionner

Le lien public du Planificateur de rendez-vous de l’utilisateur cesse de fonctionner dès sa désactivation.

Les filtres peuvent toujours faire référence aux utilisateurs désactivés

Les filtres publics créés par l'utilisateur désactivé restent dans son compte. Les conditions de filtre existantes qui font référence à un utilisateur désactivé continuent de fonctionner, mais vous ne pouvez pas créer de filtres utilisant un utilisateur désactivé.

Ce qui change dans Stats

Lorsqu'un utilisateur est désactivé :

• Les tableaux de bord partagés sont automatiquement transférés au premier administrateur du compte
• Les liens publics vers les tableaux de bord créés par l'utilisateur sont automatiquement désactivés
• Les rapports partagés avec d'autres utilisateurs dans l'entreprise deviennent inaccessibles
• L'utilisateur désactivé reste inclus dans les rapports et les objectifs auxquels il figurait déjà
• Vous pouvez toujours créer dans Stats des filtres comportant des conditions relatives aux utilisateurs désactivés

Réattribution dans LeadBooster

• Chat en direct : l'utilisateur désactivé est retiré des conversations, que d'autres utilisateurs peuvent alors prendre en charge
• Chatbot : l'utilisateur désactivé est automatiquement remplacé par un autre utilisateur dans l'éditeur de playbooks. Vérifiez l'adresse e-mail si une adresse personnalisée était utilisée auparavant.
• Formulaires web : l'utilisateur désactivé est automatiquement remplacé par un autre utilisateur dans les préférences d'enregistrement. Vérifiez l'adresse e-mail si une adresse personnalisée était utilisée auparavant.

Ce qui change dans l'accès à Smart Docs

• Documents : pour consulter ou modifier un document créé par l'utilisateur, ouvrez le dossier de stockage cloud dans lequel il se trouve. En savoir plus sur l'emplacement de stockage des documents.
• Modèles : pour utiliser un modèle créé par l'utilisateur, celui-ci doit vous en accorder l'autorisation avant sa désactivation. Vous devez également avoir accès au dossier de stockage cloud qui contient le modèle.
• e-Signatures : vous pouvez accéder aux documents envoyés pour signature par l'utilisateur désactivé si vous avez l'autorisation de consulter l'affaire à laquelle ils sont liés.

Accéder aux documents DocuSign

Vous pouvez toujours accéder aux documents qu'un utilisateur désactivé a envoyés pour signature via l'application DocuSign.

Accéder aux factures QuickBooks

Les factures créées par un utilisateur désactivé restent accessibles si un autre utilisateur est connecté à QuickBooks.

Les campagnes sont envoyées comme prévu

Les campagnes programmées par un utilisateur désactivé sont envoyées comme prévu.

Transférer les automatisations

Avant de désactiver un utilisateur, Pipedrive affiche le nombre d'automatisations dont il est propriétaire. Vous pouvez transférer leur propriété à un autre administrateur global actif directement depuis la vue de désactivation.

Nous vous recommandons vivement de transférer la propriété des automatisations à un autre administrateur global avant de désactiver l'utilisateur. Chaque automatisation disposera ainsi d'un propriétaire actif, qui pourra vérifier sa configuration, maintenir la connexion des applications et fonctionnalités nécessaires et éviter les échecs d'exécution évitables.

Si vous transférez la propriété

• L'automatisation est désactivée pour tout le monde
• Les utilisateurs pouvant déclencher l'automatisation restent les mêmes
• L'automatisation apparaît dans la vue en liste des automatisations du nouveau propriétaire

Le nouveau propriétaire reçoit une notification dans Pipedrive et par e-mail, avec un lien direct vers l'automatisation. Il peut ainsi la vérifier et la réactiver une fois que tout est en ordre.

Si vous ne transférez pas la propriété avant de désactiver l'utilisateur

• Si l'automatisation était configurée pour se déclencher pour tous les utilisateurs, elle sera désactivée pour tout le monde
• Si l'automatisation était configurée pour se déclencher pour des utilisateurs sélectionnés, elle sera désactivée uniquement pour l'utilisateur désactivé. La liste des utilisateurs pouvant déclencher l'automatisation reste inchangée, tout comme le statut actif de chacun. Des exécutions peuvent néanmoins commencer à échouer si l'automatisation dépend de l'accès de l'ancien propriétaire à des applications ou à d'autres fonctionnalités qui ne sont plus disponibles après sa désactivation.
• Vous pouvez retrouver l'automatisation ultérieurement à l'aide du filtre « Propriété d'utilisateurs désactivés » dans la liste des automatisations, depuis le tableau de bord de la vue d'ensemble ou depuis le nettoyage des données

Le propriétaire du compte de l'entreprise reçoit un e-mail contenant un lien pour vérifier les automatisations appartenant à l'utilisateur désactivé et en modifier la propriété.

Les règles d'attribution automatique échouent

Si un utilisateur désactivé fait partie d'une règle d'attribution, celle-ci continue de s'exécuter, mais échoue lorsqu'elle vérifie le statut de cet utilisateur. Vérifiez toutes les règles d'attribution automatique actives qui incluent un utilisateur désactivé.

Les applications Marketplace sont désinstallées

Les applications installées par l'utilisateur désactivé sont automatiquement désinstallées. Si l'utilisateur disposait des autorisations d'administrateur global, les applications Marketplace qu'il avait ajoutées pour d'autres utilisateurs sont également désinstallées.

Les webhooks sont désactivés

Les webhooks créés par un utilisateur désactivé sont automatiquement désactivés.

Utilisateurs supprimés

La suppression d'un utilisateur entraîne toutes les conséquences décrites ci-dessus, ainsi que les suivantes.

Les informations de l'utilisateur sont supprimées

Le nom, l'adresse e-mail et la photo figurant dans le profil de l'utilisateur sont supprimés du compte d'entreprise. Ils s'affichent sous la forme deleted user ou deleted user, IDxxxxxxxx.

Les prospects, affaires, projets, personnes, organisations, automatisations, produits, activités, tâches, sous-tâches et jalons restent attribués à un utilisateur supprimé, sauf si vous en transférez la propriété avant de supprimer cet utilisateur. Son nom et son adresse e-mail ayant été supprimés, vous ne pouvez plus rechercher ni sélectionner cette personne en particulier.

Transférez la propriété des éléments avant la suppression si vous devez les retrouver ultérieurement.