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Integración de Pipedrive: Quickbooks

Con la Aplicación de integraciónde Pipedrive: QuickBooks, puedes crear facturas desde la vista de detalles de tratos y enviarlas fácilmente a tu cuenta de Quickbooks sin la molestia de tener que copiarla y pegarla entre las dos herramientas.

La integración también puede proporcionar estados actualizados en las facturas creadas desde Pipedrive, para que sepas exactamente cuando son aprobadas, pagadas o vencidas sin salir de la aplicación de Pipedrive.

 


Habilitar la integración de Quickbooks

Nota: Solo un usuario por cuenta empresarial de Pipedrive puede tener una integración activa de Quickbooks a la vez. 


Para conectar tu cuenta de Quickbooks a Pipedrive, ve a Herramientas y aplicaciones > Facturación y selecciona Quickbooks. Serás dirigido al Marketplace de Pipedrive donde podrás completar el flujo de instalación y otorgar a la aplicación acceso a tu cuenta.

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Una vez confirmadas tus credenciales válidas de inicio de sesión a Quickbooks, serás dirigido de regreso a los ajustes de Pipedrive para configurar las preferencias de la integración de Quickbooks. 

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Cuando configures la integración de Quickbooks, tendrás que elegir los campos de Pipedrive y la fecha en que serán autorrellenados una vez que una factura haya sido creada en Pipedrive.

  • PARA
    En este campo escribe a quien quieres enviar la factura. Debido a que las facturas las tramita generalmente el departamento de contabilidad de una empresa, te recomendamos utilizar el campo Organización - Nombre de Pipedrive. Puedes elegir también de otros campos de empresa, contacto de persona y trato.
  • DIRECCIÓN
    Este campo es para la dirección física del destinatario de la factura. Debido a que las facturas las tramita generalmente el departamento de contabilidad de una empresa, te recomendamos utilizar el campo Organización - Dirección de Pipedrive. Puedes elegir también de otros campos de empresa, contacto de persona y trato.
  • CORREO ELECTRÓNICO
    Esta es la dirección de correo electrónico del destinatario de la factura. Como el campo de correo electrónico en Pipedrive es un campo de tipo Persona, te sugerimos que uses el campo Correo electrónico de la Persona. Puedes también elegir de otros de campos de empresa, contacto de persona y trato.
  • ID FISCAL DEL CLIENTE
    No todas las facturas requieren esta información, pero si has creado un campo personalizado en Pipedrive para la ID fisacl de tu cliente, te sugerimos aplicar ese campo aquí.
  • FECHA DE VENCIMIENTO
    Aquí puede definir el día de vencimiento del pago. Por ejemplo, si se establece la fecha de vencimiento a siete días después de la fecha de emisión, una factura creada el 13 de marzo tendrá, por defecto, como fecha de vencimiento el 20 de marzo.


Una vez que estés satisfecho con las opciones para que los campos de Pipedrive se completen con tus facturas de Quickbooks, haz clic en el botón Guardar para guardar tus preferencias de integración para tu cuenta de empresa de Pipedrive.

 


Uso de la integración de Quickbooks

Una vez que has finalizado la configuración de la integración de Quickbooks, puedes dirigirte a la vista de detalles de cualquier trato para crear tu primera factura. Haz clic en la pestaña Facturación para empezar.

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Se te pedirá que llenes los datos de tu factura. La información agregada aquí se enviará a tu cuenta de Quickbooks cuando se guarde la factura.

    • Datos del cliente 
      Estos serán autorrellenados según los campos elegidos al configurar tus preferencias de facturación para Quickbooks.
    • Datos de la factura
      Estos detalles se deben llenar según las necesidades de tu empresa. Por ejemplo, si quieres ajustar las funciones de impuestos en esta factura, la moneda que se debe usar en esta factura, o qué plantilla de Quickbooks quieres usar.
    • Elementos de la factura
      Este campo muestra los elementos—productos y servicios—que suman el cargo total de tu factura. Estos elementos se pueden seleccionar de la lista del menú desplegable del área de "Productos y servicios" dentro de cuenta de Quickbooks conectada.

Nota: Al ingresar los datos de moneda de la factura, es importante asegurarte de que la moneda aplicada sea la misma que la moneda guardada del contacto en Quickbooks Si quieres facturar en diferentes monedas, primero tienes que habilitar la función múltiples monedas en Quickbooks, añadir las monedas en las que quieres facturar, y guardar tus contactos con el tipo de moneda correcta en Quickbooks antes de generar las facturas en Pipedrive.


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Haz clic en el botón Guardar como borrador una vez que hayas ingresado todos los datos de la factura. La factura ahora aparecerá guardada en la pestaña de la vista de detalles de la factura del trato y en la cuenta de Quickbooks para la persona de contacto.

Si el contacto no existía en tu cuenta de Quickbooks antes de que la factura fuera creada, ahora será agregado junto con la factura.


¿Qué puedo hacer con mis factura dentro de Pipedrive?

Si haces clic en '...', tendrás dos opciones para tus facturas guardadas:

  • Descargar PDF
    Puedes descargar la versión PDF de tu factura para enviarla directamente a tus clientes.
  • Abrir en QuickBooks
    Al hacer clic en esta opción serás dirigido a tu cuenta de Quickbooks donde puedes editar, enviar tu factura y aceptar el pago.


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Las demás actualizaciones de estas facturas se pueden hacer desde la cuenta de Quickbooks. Las facturas en Pipedrive muestran las siguientes banderas según sus estados:

  • Pagada
    Si una factura ya fue pagada.
  • Borrador
    Si una factura aún no se envió al cliente y está en etapa de revisión.
  • Anulada
    Si una factura fue anulada en Quickbooks.


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Nota: En la actualidad, no hay manera de enviar facturas de Quickbooks a clientes directamente desde Pipedrive. Te sugerimos crear una acción en Pipedrive como recordatorio para enviar las facturas lo antes posible.

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