Basis Pengetahuan

Anda dapat mengimpor data Anda ke Pipedrive dari file spreadsheet XLS, XLSX, dan CSV. Ini memungkinkan Anda untuk menambahkan informasi yang sudah ada tentang leads, deals, organisasi, orang, produk, catatan dan aktivitas ke Pipedrive secara bersamaan.

Sebelum memulai, lihat artikel kami tentang bagaimana data Anda diorganisir di Pipedrive – misalnya, jika Anda mengimpor data perusahaan dan Anda ingin menandainya sebagai “organisasi”. Penting untuk memahami bagaimana data yang Anda impor akan sesuai dengan struktur data Pipedrive.

Unduh spreadsheet contoh kami di sini untuk praktik impor, lihat “Mulai dengan dasar-dasar” kursus Pipedrive Academy untuk bantuan yang lebih rinci, atau kunjungi webinar mingguan kami untuk panduan visual yang mendalam.

Anda juga dapat membaca lebih lanjut tentang impor dan ekspor data CRM di posting ini.

Persiapan untuk impor

Sebelum Anda mengimpor, pertimbangkan data yang akan Anda tambahkan ke Pipedrive dan format spreadsheet Anda sesuai dengan itu.

• Apakah Anda mencoba mengimpor daftar kontak (orang dan organisasi?)
• Apakah Anda ingin mengimpor kontak dan membuat kesepakatan terbuka untuk masing-masing?
• Apakah Anda ingin mengimpor kontak, kesepakatan terbuka, dan membuat aktivitas untuk kesepakatan tersebut?
• Apakah Anda ingin mengimpor kontak, kesepakatan terbuka dengan aktivitas, dan melampirkan catatan?
• Atau membuka kesepakatan baru untuk kontak yang sudah ada di Pipedrive?

Beberapa tips format spreadsheet:

• Tab terpisah di spreadsheet – Jika spreadsheet Anda memiliki lebih dari satu tab yang berisi data – misalnya spreadsheet penawaran ganda – pastikan untuk memilih tab yang benar yang ingin Anda impor, karena Anda hanya dapat melakukannya satu tab pada satu waktu.

• Batas ukuran spreadsheet – Tidak ada batas maksimum pada jumlah kolom spreadsheet, tetapi ukuran file maksimum adalah 50MB, dengan batas 50.000 baris per spreadsheet.

Kolom wajib

Saat mengimpor data ke Pipedrive dari spreadsheet, sertakan kolom wajib untuk setiap item. Setiap kolom wajib memerlukan kolom terpisah di spreadsheet Anda yang dipetakan ke kolom yang sesuai di Pipedrive.

Spreadsheet contoh kami berisi tab kedua yang disebut “BACA SAYA Semua kolom default Pipedrive,” di mana Anda akan menemukan semua kolom data default di Pipedrive, dengan kolom wajib ditandai dengan asterisk merah.

Anda dapat membaca lebih lanjut tentang kolom wajib untuk mengimpor di artikel ini.

Bidang kustom

Jika spreadsheet Anda memiliki data untuk prospek, kesepakatan, atau kontak yang tidak dicakup oleh bidang default, tambahkan bidang kustom sebelum mengimpor agar data Anda memiliki tempat untuk dipetakan.

Sebagai contoh, “jabatan” bukanlah bidang default di Pipedrive. Untuk menyertakan informasi ini dalam impor Anda, buat bidang orang kustom dan petakan kolom spreadsheet ke bidang yang baru dibuat. Dalam contoh ini, kami merekomendasikan bidang teks atau opsi tunggal.

Anda juga dapat membuat bidang kustom selama tahap pemetaan impor Anda. Pelajari lebih lanjut tentang bidang kustom di artikel ini.

Memulai impor Anda

Langkah 1: Unggah file Anda

Pergi ke “...” (Lainnya) > Impor data > Impor dari spreadsheet. Klik pada “Mulai” dan pilih file yang ingin Anda impor. Pipedrive mendukung file Excel (.xls dan .xlsx) dan .csv.

Langkah 2: Pemetaan

Untuk mengimpor data Anda ke Pipedrive, peta setiap kolom di spreadsheet Anda ke ikon dan bidang yang relevan di langkah pemetaan. Ketika Anda mengarahkan mouse ke bidang data dan mengklik ikon info, Anda dapat membaca detail tambahan tentang setiap bidang untuk melihat jenis data apa yang dirujuk di Pipedrive, jenis bidang (teks, angka, telepon, dll.), dan pedoman impor datanya.

Bidang data Pipedrive di sebelah kanan diurutkan berdasarkan relevansi, tetapi Anda dapat mengubah pengurutan menjadi alfabetis dengan mengklik “Urutkan bidang”.

Fitur pengenalan otomatis akan secara otomatis mencocokkan header kolom dengan bidang di Pipedrive. Setiap bidang yang tidak dikenali harus diseret dari bidang Pipedrive (kanan) ke kolom spreadsheet yang sesuai (kiri). Gunakan bilah pencarian untuk menemukan nama bidang Pipedrive dengan lebih mudah.

Setelah Anda selesai memetakan, klik “Selanjutnya.”

Langkah 3: Prabaca dan selesai

Halaman ini menampilkan prabaca data Anda setelah impor. Kami merekomendasikan untuk menavigasi melalui tab data untuk memvalidasi impor.

Setelah Anda memvalidasi impor Anda, klik “Selanjutnya.”

Di jendela berikutnya, pilih apa yang harus dilakukan jika duplikat ditemukan di spreadsheet Anda. Jika Pipedrive mendeteksi catatan duplikat di spreadsheet Anda atau data Pipedrive, itu akan mengonsolidasikannya menjadi satu entri.

Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana Pipedrive mendeteksi duplikat selama impor di artikel ini.

Ketika semuanya terlihat baik, klik “Mulai impor”.

Setelah impor Anda

Setelah impor Anda, Anda akan melihat halaman konfirmasi dengan gambaran umum data yang diimpor.

Apa itu “file skip”?

Item-item yang diimpor secara tidak benar akan dikumpulkan dalam sebuah file skip, yang mencakup baris di mana komplikasi terjadi dan alasan mengapa.

Misalnya, jika Anda mengimpor daftar orang dan tidak menyertakan field yang wajib (misalnya, nama orang), baris informasi tersebut akan dilewati. Pipedrive kemudian akan mengambil baris tersebut dan mengorganisirnya dalam file skip.

Anda dapat mengunduh file skip kapan saja untuk meninjau kesalahan ini dan melakukan perubahan yang diperlukan langsung di spreadsheet, kemudian mengimpor file skip ke Pipedrive untuk menyelesaikan impor Anda. Ini memastikan semua data Anda masuk ke dalam sistem.

File skip Anda akan terlihat seperti ini:

Bertanya-tanya, “Mengapa data impor saya dilewati?” Pelajari lebih lanjut tentang hal itu di artikel ini.

Bagaimana cara mengembalikan impor?

Impor spreadsheet dapat dikembalikan dalam waktu 48 jam setelah impor awalnya dengan tombol kembalikan yang disediakan di riwayat impor Anda.