ฐานความรู้

วางแผนโปรเจกต์ของคุณด้วยโครงสร้างที่ชัดเจน ความรับผิดชอบที่กำหนดไว้ชัดเจน และไทม์ไลน์ที่สอดคล้องกับความเป็นจริง ด้วย Projects คุณสามารถจัดระเบียบงานโดยใช้ประเภทรายการต่างๆ เชื่อมโยงงานด้วยการพึ่งพากัน และดูภาพรวมทั้งหมดได้ในมุมมอง Gantt

เมื่อคุณตั้งค่าโปรเจกต์เรียบร้อยแล้ว คุณสามารถแปลงโปรเจกต์นั้นเป็น เทมเพลตโปรเจกต์ เพื่อใช้โครงสร้างเดิมซ้ำและประหยัดเวลาในการสร้างโปรเจกต์ครั้งถัดไป

ทำความเข้าใจรายการงานที่เกี่ยวข้องกับโปรเจกต์

ภายในโปรเจกต์ งานของคุณจะถูกจัดระเบียบด้วยประเภทรายการต่อไปนี้:

วิธีทำความเข้าใจแบบง่ายๆ คือ:

• ใช้ งาน และ งานย่อย สำหรับงานที่ต้องทำให้เสร็จ
• ใช้ หมุดหมายสำคัญ เพื่อระบุจุดความคืบหน้าที่สำคัญ
• ใช้ กิจกรรม สำหรับเหตุการณ์ที่อิงตามเวลา

คุณเพิ่มรายละเอียดอะไรให้แต่ละรายการได้บ้าง

ประเภทรายการแต่ละแบบจะมีฟิลด์ที่แตกต่างกันเพื่อช่วยให้คุณวางแผนและติดตามโปรเจกต์ได้

วางแผนโปรเจกต์ของคุณ

คุณสามารถวางแผนโปรเจกต์ได้ในมุมมองรายละเอียดโปรเจกต์ โดยใช้ทั้งมุมมองแบบแผนและมุมมอง Gantt

• มุมมองแบบแผน ช่วยให้คุณจัดโครงสร้างและจัดระเบียบงาน
• มุมมอง Gantt ช่วยให้คุณเห็นภาพไทม์ไลน์และการพึ่งพากัน

เพิ่มรายการงานในโปรเจกต์

หากต้องการเริ่มวางแผน ให้เพิ่มงาน กิจกรรม หรือหมุดหมายสำคัญลงในโปรเจกต์ของคุณ คุณสามารถเลือกทำได้ดังนี้:

• เพิ่มรายการพร้อมรายละเอียดครบถ้วนโดยใช้ “+ Task” หรือใช้เมนูดรอปดาวน์ข้างๆ เพื่อเลือก “+ Activity” หรือ “+ Milestone”

• เพิ่มรายการตัวแทนไว้ในเฟสโดยตรง แล้วค่อยกรอกรายละเอียดภายหลัง

แก้ไขและอัปเดตรายการ

เมื่อคุณเปิดรายการงานใดก็ตาม มุมมองรายละเอียดของรายการนั้นจะกลายเป็นจุดหลักสำหรับปรับแผนโปรเจกต์ของคุณให้ละเอียดขึ้น

ที่นี่ คุณสามารถอัปเดตฟิลด์ต่างๆ เช่น ผู้รับผิดชอบ ลำดับความสำคัญ วันที่ และ คำอธิบาย รวมถึงเพิ่ม บันทึกย่อ เพื่อให้บริบทเพิ่มเติมแก่ทีมของคุณ

สำหรับ งาน คุณยังสามารถแยกงานที่ซับซ้อนออกเป็นขั้นตอนย่อยๆ ได้ด้วยการเพิ่ม งานย่อย วิธีนี้ช่วยให้คุณจัดการงานที่มีรายละเอียดได้โดยไม่เสียโครงสร้างโดยรวมของโปรเจกต์

คุณยังสามารถกำหนด การพึ่งพากัน เพื่อเชื่อมโยงงานและหมุดหมายสำคัญเข้าด้วยกัน ช่วยให้งานดำเนินไปตามลำดับที่ถูกต้อง

เปิดงานหรือหมุดหมายสำคัญ ไปที่แท็บการพึ่งพากัน คลิก “Add dependency” จากนั้นเลือกงานและกำหนดความสัมพันธ์

รายการงานสามารถบล็อกอีกงานหนึ่ง หรือรอให้อีกงานหนึ่งเสร็จสมบูรณ์ก่อนก็ได้

ใช้มุมมอง Gantt สำหรับการวางแผนไทม์ไลน์

มุมมอง Gantt ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของไทม์ไลน์ทั้งโปรเจกต์ ทำให้เข้าใจได้ว่างาน งานย่อย กิจกรรม และหมุดหมายสำคัญเชื่อมโยงกันอย่างไรตามช่วงเวลา

คลิก “Expand view” เพื่อดูโปรเจกต์ของคุณในมุมมองที่กว้างขึ้น

คุณยังสามารถปรับวิธีแสดงเวลาได้โดยสลับระหว่าง วัน สัปดาห์ เดือน ไตรมาส หรือ ปี

การพึ่งพากันจะแสดงเป็นลูกศรระหว่างงานและหมุดหมายสำคัญ ทำให้ดูได้ง่ายว่างานเชื่อมโยงกันอย่างไรและรายการใดต้องอาศัยอีกรายการหนึ่ง คุณยังสามารถปรับการพึ่งพากันเหล่านี้ได้โดยตรงบนไทม์ไลน์ เพื่ออัปเดตความสัมพันธ์ระหว่างงานได้อย่างรวดเร็ว

เมื่อวางแผนหรืออัปเดตโปรเจกต์ของคุณ คุณสามารถโต้ตอบกับไทม์ไลน์ได้โดยตรง ลากรายการงานเพื่อเปลี่ยนกำหนดการ หรือปรับระยะเวลาโดยลากที่ขอบของรายการ

การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะแสดงผลทั่วทั้งโปรเจกต์ของคุณ ช่วยให้คุณตอบสนองต่อการอัปเดตได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องแก้ไขแต่ละรายการด้วยตนเอง

นำการตั้งค่าแผนของคุณกลับมาใช้ซ้ำด้วยเทมเพลต

เมื่อแผนโปรเจกต์ของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณสามารถเปลี่ยนแผนนั้นเป็น เทมเพลตโปรเจกต์ และนำโครงสร้างเดิมกลับมาใช้ซ้ำในโปรเจกต์ถัดไปได้

หากต้องการทำเช่นนี้ ให้เปิดโปรเจกต์ของคุณ คลิก “…” แล้วเลือก “Convert to template”

ในระยะยาว การดูแลเทมเพลตที่อ้างอิงจากแผนโปรเจกต์จริงจะช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และลดความจำเป็นในการสร้างกระบวนการขึ้นใหม่ตั้งแต่ต้น