Kennisdatabase

Je kunt gegevens in Pipedrive importeren met XLS-, XLSX- en CSV-bestanden. Hiermee kun je records zoals contactpersonen, organisaties, leads, deals, Projects, activiteiten, aantekeningen en producten in bulk toevoegen of bijwerken.

Controleer voordat je importeert of je gegevens aansluiten bij de manier waarop Pipedrive informatie organiseert. Bedrijven moeten bijvoorbeeld als organisaties worden geïmporteerd.

Voor een praktisch voorbeeld kun je een voorbeeldspreadsheet downloaden, de “Ga aan de slag met de basis” cursus van Pipedrive Academy volgen of deelnemen aan ons wekelijkse webinar voor stapsgewijze begeleiding.

Je kunt ook meer lezen over het importeren en exporteren van CRM-gegevens in dit artikel.

Voordat je begint

Door je bestand goed voor te bereiden, voorkom je fouten tijdens het importeren.

Bepaal wat je wilt importeren

Bepaal eerst welke items je wilt aanmaken of bijwerken in Pipedrive. Dit bepaalt hoe je spreadsheet moet zijn opgebouwd.

Misschien wil je bijvoorbeeld alleen contactpersonen importeren, contactpersonen met deals of nieuwe deals voor bestaande contactpersonen.

Geef je spreadsheet de juiste structuur

Je spreadsheet moet een eenvoudige indeling hebben:

• Elke kolom komt overeen met een veld in Pipedrive (bijvoorbeeld naam, dealwaarde)
• Elke rij komt overeen met één record

Alle gegevens in een rij zijn aan elkaar gekoppeld. Als een rij bijvoorbeeld een naam van een contactpersoon, een organisatienaam en een dealwaarde bevat, maakt Pipedrive alle drie de items aan en koppelt ze aan elkaar.

Neem verplichte velden op

Elk item moet de bijbehorende verplichte velden bevatten. Als deze ontbreken, worden de betreffende items niet geïmporteerd.

Bijvoorbeeld:

• Voor contactpersonen is een naam (of voornaam en achternaam) vereist
• Voor organisaties is een naam vereist
• Voor deals en leads is een gekoppelde contactpersoon of organisatie vereist

Neem waar mogelijk aanvullende identificatiegegevens op, zoals een e-mailadres of telefoonnummer, om duplicaten te beperken.

Stem af op velden in Pipedrive

Zorg ervoor dat elke kolom in je spreadsheet overeenkomt met een veld in Pipedrive.

Als je gegevens niet overeenkomen met standaardvelden, maak dan aangepaste velden aan voordat je importeert. Dit kun je doen via Accountmenu > Persoonlijke voorkeuren > Gegevensvelden.

Een lijst met ondersteunde velden en uitleg over de veldkoppeling tijdens het importeren vind je in dit artikel.

Controleer de bestandsvereisten

Controleer voordat je het bestand uploadt of het aan deze vereisten voldoet:

• XLS-, XLSX- of CSV-formaat
• Eén tabblad per import
• Een koprij met kolomnamen
• Maximaal 200.000 rijen
• Bestandsgrootte van minder dan 50 MB

Hoe het importproces werkt

Ga naar Accountmenu > Tools en apps > Gegevens importeren > Importeren vanuit spreadsheet en klik vervolgens op “Ga aan de slag”.

Klik op “Volgende” om verder te gaan.

Stap 1: bestandsinformatie

Selecteer de gegevenstypen die in je bestand staan. Pipedrive geeft de verplichte velden en de verwachte structuur aan.

Klik op “Volgende” om verder te gaan.

Stap 2: bestand uploaden

Klik op “Spreadsheet uploaden” en selecteer je bestand.

Na het uploaden controleert Pipedrive je bestand automatisch op veelvoorkomende problemen, zoals:

• niet-ondersteund bestandsformaat
• overschrijding van het maximale aantal rijen
• ontbrekende kolomkoppen
• lege of verkeerd uitgelijnde kolommen

Als er een probleem is, zie je een foutmelding met uitleg over wat je moet corrigeren. Als alles er goed uitziet, kun je doorgaan naar de volgende stap.

Stap 3: veldkoppeling

Pipedrive koppelt de kolommen in je spreadsheet automatisch aan velden op basis van de kolomnamen.

Controleer de gekoppelde velden zorgvuldig. Als een kolom niet is gekoppeld, sleep je deze naar het juiste veld om de koppeling handmatig toe te wijzen.

Als een veld niet bestaat, voeg dan een aangepast veld toe.

Klik op “Volgende.” zodra je klaar bent met het koppelen van de velden.

Stap 4: voorbeeld

Het voorbeeld laat zien hoe je gegevens er na het importeren uitzien.

Controleer of:

• De gegevens aan de juiste velden zijn toegewezen
• De items correct aan elkaar zijn gekoppeld
• Er geen informatie ontbreekt

Dit is je laatste kans om problemen op te sporen voordat de import is voltooid.

Stap 5: afronden

Kies hoe je met duplicaten wilt omgaan. Als duplicaten worden gedetecteerd, kun je deze samenvoegen in plaats van nieuwe records aan te maken.

Wanneer je velden met meerdere opties bijwerkt, kun je kiezen of nieuwe waarden aan de bestaande selectie worden toegevoegd of dat de bestaande selectie volledig wordt vervangen.

Selecteer “Overschrijven” om de bestaande waarden te verwijderen en te vervangen door je nieuwe selectie, of “Toevoegen” om de huidige waarden te behouden en de nieuwe eraan toe te voegen.

Klik vervolgens op “Import starten” om het proces te voltooien.

Na je import

Zodra de import is voltooid, zie je een samenvatting op het tabblad Importgeschiedenis.

Hierin zie je hoeveel records zijn toegevoegd, bijgewerkt, samengevoegd of overgeslagen. Klik op “Bekijken” om de details te zien.

Corrigeer overgeslagen items

Als sommige rijen niet zijn geïmporteerd, worden ze vermeld in een bestand met overgeslagen rijen waarin voor elke mislukte rij de reden staat.

Rijen kunnen bijvoorbeeld worden overgeslagen vanwege een ongeldige datumnotatie.

Zo los je dit op:

• Download het bestand met overgeslagen rijen
• Corrigeer de problemen
• Importeer het bestand opnieuw

Een import ongedaan maken

Als dat nodig is, kun je een import binnen 48 uur ongedaan maken via het tabblad Importgeschiedenis.

Als de knop Ongedaan maken niet beschikbaar is, neem dan contact op met ons supportteam voor hulp.