Kennisdatabase

Je kunt je gegevens naar Pipedrive importeren vanuit XLS, XLSX en CSV-spreadsheetbestanden. Dit stelt je in staat om bestaande informatie over leads, deals, organisaties, personen, producten, notities en activiteiten tegelijkertijd aan Pipedrive toe te voegen.

Voordat je begint, bekijk ons artikel over hoe je gegevens zijn georganiseerd in Pipedrive – bijvoorbeeld, als je gegevens van bedrijven importeert en je wilt ze labelen als “organisaties”. Het is belangrijk om te begrijpen hoe de gegevens die je importeert passen in de Pipedrive-gegevensstructuur.

Download onze voorbeeldspreadsheet hier voor een oefenimport, bekijk onze “Begin met de basis” Pipedrive Academy-cursus voor gedetailleerde hulp, of bezoek ons wekelijkse webinar voor een uitgebreide visuele gids.

Je kunt ook meer lezen over CRM-gegevensimport en -export in dit bericht.

Voorbereiden op een import

Voordat je importeert, overweeg de gegevens die je aan Pipedrive toevoegt en formatteer je spreadsheet dienovereenkomstig.

• Probeer je een lijst van contacten (personen en organisaties) te importeren?
• Wil je contacten importeren en voor elk een open deal creëren?
• Wil je contacten, open deals importeren en activiteiten voor die deals creëren?
• Wil je contacten, open deals met activiteiten importeren en notities toevoegen?
• Of nieuwe deals openen voor contacten die al in Pipedrive bestaan?

Enkele tips voor het formatteren van spreadsheets:

• Gescheiden tabbladen op spreadsheets – Als je spreadsheet meer dan één tabblad met gegevens bevat – bijvoorbeeld een spreadsheet met meerdere aanbiedingen – zorg er dan voor dat je het juiste tabblad selecteert dat je wilt importeren, aangezien je dit slechts één tabblad tegelijk kunt doen.

• Limiet voor de grootte van de spreadsheet – Er is geen maximumlimiet voor het aantal kolommen in een spreadsheet, maar de maximale bestandsgrootte is 50MB, met een limiet van 50.000 rijen per spreadsheet.

Verplichte velden

Bij het importeren van gegevens naar Pipedrive vanuit een spreadsheet, moeten de verplichte velden voor elk item worden opgenomen. Elk verplicht veld heeft een aparte kolom in uw spreadsheet die is gekoppeld aan het overeenkomstige veld in Pipedrive.

Onze voorbeeld spreadsheet bevat een tweede tabblad genaamd “LEES ME Alle standaard Pipedrive-velden,” waar u alle standaard datavelden in Pipedrive vindt, met de verplichte velden gemarkeerd met een rode asterisk.

U kunt meer lezen over verplichte velden voor importeren in dit artikel.

Aangepaste velden

Als je spreadsheet gegevens bevat voor leads, deals of contacten die niet worden gedekt door standaardvelden, voeg dan een aangepast veld toe voordat je importeert, zodat je gegevens ergens aan toegewezen kunnen worden.

Bijvoorbeeld, “functie” is geen standaardveld in Pipedrive. Om deze informatie in je import op te nemen, maak je een aangepast persoon veld en wijs je de spreadsheetkolom toe aan het nieuw aangemaakte veld. In dit voorbeeld raden we een tekst- of enkelkeuzeveld aan.

Je kunt ook aangepaste velden maken tijdens de toewijzingsfase van je import. Leer meer over aangepaste velden in dit artikel.

Je import starten

Stap 1: Upload je bestand

Ga naar “...” (Meer) > Gegevens importeren > Importeren vanuit spreadsheet. Klik op “Beginnen” en selecteer het bestand dat je wilt importeren. Pipedrive ondersteunt Excel (.xls en .xlsx) en .csv-bestanden.

Stap 2: Mappen

Om je gegevens naar Pipedrive te importeren, koppel je elke kolom in je spreadsheet aan het relevante pictogram en veld in de mappenstap. Wanneer je met de muis over de gegevensvelden beweegt en op het info-pictogram klikt, kun je aanvullende details over elk veld lezen om te zien naar welk type gegevens het verwijst in Pipedrive, het veldtype (tekst, nummer, telefoon, enz.) en de richtlijnen voor gegevensimport.

De Pipedrive-gegevensvelden aan de rechterkant zijn gesorteerd op relevantie, maar je kunt de sortering wijzigen naar alfabetisch door op “Velden sorteren” te klikken.

De functie voor automatische herkenning koppelt automatisch de kolomkop aan de velden in Pipedrive. Onherkende velden moeten van de Pipedrive-velden (rechts) naar hun juiste spreadsheetkolommen (links) worden gesleept. Gebruik de zoekbalk om de Pipedrive-veldnamen gemakkelijker te vinden.

Wanneer je klaar bent met mappen, klik op “Volgende.”

Stap 3: Voorbeeld en afronden

Deze pagina toont een voorbeeld van je gegevens na de import. We raden aan om door de gegevens-tabbladen te navigeren om de import te valideren.

Wanneer je je import hebt gevalideerd, klik op “Volgende.”

In het volgende venster kies je wat te doen als er duplicaten in je spreadsheet worden gevonden. Als Pipedrive een duplicaatrecord in je spreadsheet of Pipedrive-gegevens detecteert, zal het dit consolideren tot één invoer.

Je kunt meer leren over hoe Pipedrive duplicaten detecteert tijdens het importeren in dit artikel.

Wanneer alles er goed uitziet, klik op “Import starten”.

Na uw import

Na uw import ziet u een bevestigingspagina met een overzicht van de geïmporteerde gegevens.

Wat is een “skip file”?

Alle items die verkeerd zijn geïmporteerd worden samengevoegd in een skip file, die de rij bevat waar de complicatie zich heeft voorgedaan en de reden waarom.

Bijvoorbeeld, als u een lijst van mensen importeert en een verplicht veld (bijv. naam van de persoon) niet opneemt, zal die rij informatie worden overgeslagen. Pipedrive zal die rij vervolgens nemen en organiseren in een skip file.

U kunt de skip file op elk moment downloaden om deze fouten te bekijken en de benodigde wijzigingen direct in de spreadsheet aan te brengen, en vervolgens de skip file in Pipedrive importeren om uw import te voltooien. Dit zorgt ervoor dat al uw gegevens in het systeem komen.

Uw skip file ziet er als volgt uit:

Zich afvragend: “Waarom zijn mijn importgegevens overgeslagen?” Leer er meer over in dit artikel.

Hoe kan ik een import terugdraaien?

Een spreadsheetimport kan binnen 48 uur na de oorspronkelijke import worden teruggedraaid met de terugdraaien knop die in uw importgeschiedenis is opgenomen.