Kennisdatabase

Als je e-mail synchronisatie of Slimme Bcc gebruikt om je e-mailgesprekken in Pipedrive te volgen, neem je al stappen om je communicatie georganiseerd en transparant te houden.

Maar soms zie je dezelfde e-mail meer dan eens in detailweergaven.

Dit gebeurt om een paar redenen en is meestal eenvoudig op te lossen.

Waarom zie ik dubbele e-mails in detailweergaven?

Je ziet waarschijnlijk e-mails die door je teamgenoten zijn gesynchroniseerd. Pipedrive geeft prioriteit aan e-mailprivacy, zodat elke gebruiker die zijn e-mail synchroniseert kan beslissen welke threads privé blijven of met het team worden gedeeld.

De zichtbaarheid van e-mails in Pipedrive hangt af van drie dingen:

• De e-mailthread is gelinkt aan een item (zoals een contact of deal)
• Je hebt zichtbaarheid over dat en andere gelinkte items (bijvoorbeeld zowel contact als deal)
• De e-mailthread is gemarkeerd als “Gedeeld” door de eigenaar van de e-mailthread

Als aan alle drie de voorwaarden is voldaan, zie je de e-mail – zelfs als deze niet uit je eigen inbox komt.

Welke e-mail behoort tot mij?

Als je een “Antwoord” knop ziet en kunt deelnemen aan het gesprek, betekent dit dat de e-mail is gesynchroniseerd vanuit je inbox en van jou is. Zo niet, dan komt de e-mail van het account van een teamgenoot en kun je er niet op antwoorden of deze doorsturen.

Zelfs als meerdere collega's in dezelfde thread zitten, ziet alleen de eigenaar van de e-mailthread de optie om te antwoorden.

Wanneer kan dezelfde e-mail meer dan eens verschijnen?

Dit gebeurt meestal wanneer meer dan één persoon in je team deel uitmaakt van dezelfde e-mailthread en e-mailsynchronisatie is ingeschakeld. Maar een paar andere dingen kunnen het ook veroorzaken:

• Hetzelfde e-mailadres wordt door meerdere mensen gesynchroniseerd. Als je team een gedeeld e-mailadres gebruikt (zoals [email protected]), synchroniseer het dan niet met meerdere accounts. In plaats daarvan kun je de Team inbox functie gebruiken die beschikbaar is op Premium en hogere plannen.

• Je gebruikt zowel e-mailsynchronisatie als Slimme Bcc. Als een e-mail via beide binnenkomt, wordt deze twee keer in Pipedrive weergegeven. De beste praktijk is om slechts één van deze functies te gebruiken.

Hoe stop of verwijder ik dubbele e-mails?

Controleer wie er nog meer in je team de thread synchroniseert en vraag indien nodig of ze deze als “Privé” willen markeren. Je ziet dan alleen je eigen kopie in de detailweergave.

Dit voorkomt duplicaten zonder de toegang tot het gelinkte item te beïnvloeden.

Je kunt meer leren over het aanpassen van de zichtbaarheid van je e-mail in dit artikel.

Aanvullende bronnen

Als je overmatige duplicatie ziet of denkt dat iets niet werkt zoals verwacht, neem dan contact op met ons ondersteuningsteam voor hulp.