Kennisdatabase

Als je e-mail synchronisatie of Slimme Bcc gebruikt om je e-mailgesprekken in Pipedrive bij te houden, neem je al stappen om je communicatie georganiseerd en transparant te houden.

Maar soms zie je misschien dezelfde e-mail meer dan eens in detailweergaven.

Dit gebeurt om een paar redenen en is meestal eenvoudig op te lossen.

Waarom zie ik dubbele e-mails in detailweergaven?

Je ziet waarschijnlijk e-mails die zijn gesynchroniseerd door je teamgenoten. Pipedrive geeft prioriteit aan e-mailprivacy, dus elke gebruiker die zijn e-mail synchroniseert kan beslissen welke threads privé blijven of met het team worden gedeeld.

De zichtbaarheid van e-mails in Pipedrive hangt af van drie dingen:

• De e-mailthread is gelinkt aan een item (zoals een contact of deal)
• Je hebt zichtbaarheid over dat en andere gelinkte items (bijvoorbeeld zowel contact als deal)
• De e-mailthread is gemarkeerd als “Gedeeld” door de eigenaar van de e-mailthread

Als aan alle drie de voorwaarden is voldaan, zie je de e-mail - zelfs als deze niet uit je eigen inbox komt.

Welke e-mail behoort tot mij?

Als je een “Beantwoorden” knop ziet en deel kunt nemen aan het gesprek, betekent dit dat de e-mail is gesynchroniseerd vanuit je inbox en van jou is. Zo niet, dan komt de e-mail van het account van een teamgenoot, en kun je deze niet beantwoorden of doorsturen.

Zelfs als meerdere collega's in dezelfde thread zitten, ziet alleen de eigenaar van de e-mailthread de optie om te antwoorden.

Wanneer kan dezelfde e-mail meer dan eens verschijnen?

Dit gebeurt meestal wanneer meer dan één persoon in jouw team deel uitmaakt van dezelfde e-mailthread en e-mail synchronisatie is ingeschakeld. Maar een paar andere dingen kunnen dit ook veroorzaken:

• Hetzelfde e-mailadres wordt door meerdere mensen gesynchroniseerd. Als je team een gedeeld e-mailadres gebruikt (zoals [email protected]), synchroniseer het dan niet met meerdere accounts. In plaats daarvan kun je de Team inbox functie gebruiken die beschikbaar is op Premium en hogere plannen.

• Je gebruikt zowel e-mail synchronisatie als Smart Bcc. Als er een e-mail binnenkomt via beide, wordt deze twee keer weergegeven in Pipedrive. De beste praktijk is om slechts één van deze functies te gebruiken.

Hoe stop of verwijder ik dubbele e-mails?

Controleer wie op jouw team de thread synchroniseert en vraag indien nodig om deze als “Privé” te markeren. Je ziet dan alleen je eigen exemplaar in de detailweergave.

Dit voorkomt duplicaten zonder de toegang tot het gelinkte item te beïnvloeden.

Je kunt meer leren over het aanpassen van de zichtbaarheid van je e-mail in dit artikel.

Aanvullende bronnen

Als je overmatige duplicatie ziet of denkt dat er iets niet werkt zoals verwacht, neem dan contact op met ons ondersteuningsteam voor hulp.