База знань

Якщо ви використовуєте синхронізацію електронної пошти або Smart Bcc для відстеження ваших електронних розмов у Pipedrive, ви вже робите кроки для підтримки організованої та прозорої комунікації.

Але іноді ви можете бачити один і той же електронний лист більше ніж один раз у детальних переглядах.

Це трапляється з кількох причин і зазвичай легко виправити.

Чому я бачу дублікати електронних листів у деталях?

Ймовірно, ви бачите електронні листи, синхронізовані вашими колегами. Pipedrive надає пріоритет конфіденційності електронної пошти, тому кожен користувач, який синхронізує свою пошту, може вирішувати, які листування залишаються приватними, а які — спільними з командою.

Видимість електронної пошти в Pipedrive залежить від трьох речей:

• Електронна пошта пов'язана з елементом (наприклад, контактом або угодою)
• Ви маєте видимість цього та інших пов'язаних елементів (наприклад, як контакт, так і угода)
• Електронна пошта позначена як “Спільна” власником електронної пошти

Якщо всі три умови виконуються, ви побачите електронну пошту – навіть якщо вона не надійшла з вашої власної поштової скриньки.

Який електронний лист належить мені?

Якщо ви бачите кнопку «Відповісти» і можете брати участь у розмові, це означає, що електронний лист синхронізовано з вашої вхідної скриньки й він належить вам. Якщо ні, то електронний лист надійшов з облікового запису колеги, і ви не можете на нього відповісти або переслати.

Навіть якщо кілька колег знаходяться в одній темі, лише власник електронної пошти бачить опцію відповісти.

Коли один і той же електронний лист може з'явитися більше одного разу?

Зазвичай це трапляється, коли більше ніж одна особа у вашій команді бере участь у тій же гілці листування і має увімкнену синхронізацію електронної пошти. Але це може бути спричинено й іншими причинами:

• Ту саму електронну адресу синхронізують кілька людей. Якщо ваша команда використовує спільну адресу електронної пошти (наприклад [email protected]), не синхронізуйте її з кількома обліковими записами. Натомість ви можете використати функцію Командна поштова скринька, доступну в планах Premium і вище.

• Ви використовуєте і синхронізацію електронної пошти, і Smart Bcc. Якщо електронний лист надходить через обидва способи, він відображається двічі в Pipedrive. Найкраща практика — використовувати лише одну з цих функцій.

Як я можу зупинити або видалити дублікати електронних листів?

Перевірте, хто ще у вашій команді синхронізує цю гілку, і, за необхідності, попросіть їх позначити її як «Приватна». Тоді ви побачите лише свою копію у детальному перегляді.

Це запобігає дублюванню, не впливаючи на доступ до пов'язаного елемента.

Ви можете дізнатися більше про налаштування видимості вашої електронної пошти в цій статті.

Додаткові ресурси

Якщо ви бачите надмірні дублікати або вважаєте, що щось не працює так, як очікувалося, зверніться до нашої команди підтримки за допомогою.