База знань

Якщо ви використовуєте синхронізацію електронної пошти або Smart Bcc для відстеження ваших електронних розмов у Pipedrive, ви вже робите кроки для того, щоб підтримувати вашу комунікацію організованою та прозорою.

Але іноді ви можете бачити один і той же електронний лист більше ніж один раз у подробицях.

Це відбувається з кількох причин і зазвичай це легко виправити.

Чому я бачу дублікати електронних листів у детальних переглядах?

Можливо, ви бачите електронні листи, синхронізовані вашими товаришами по команді. Pipedrive надає пріоритет конфіденційності електронної пошти, тому кожен користувач, що синхронізує свою електронну пошту, може вирішити, які потоки залишаться приватними, а які будуть спільними з командою.

Видимість електронної пошти в Pipedrive залежить від трьох речей:

• Електронний лист є пов'язаним з елементом (таким як контакт або угода)
• Ви маєте видимість щодо цього та інших пов'язаних елементів (наприклад, як контакт, так і угода)
• Електронний лист позначений як “Спільний” власником електронного листа

Якщо всі три пункти застосовуються, ви побачите електронний лист – навіть якщо він не прийшов із вашої власної скриньки.

Який електронний лист належить мені?

Якщо ви бачите кнопку “Відповісти” і можете взяти участь у розмові, це означає, що електронний лист синхронізований з вашої скриньки і належить вам. Якщо ні, то електронний лист надійшов з облікового запису товариша по команді, і ви не можете на нього відповісти чи переслати.

Навіть якщо кілька колег перебувають в одному потоці, лише власник електронного листа бачить опцію відповісти.

Коли один і той же електронний лист може з'явитися більше ніж один раз?

Це зазвичай трапляється, коли більше ніж одна особа у вашій команді є частиною одного й того ж електронного листа та має увімкнену синхронізацію електронної пошти. Але кілька інших речей також можуть це викликати:

• Ту ж електронну адресу синхронізують кілька людей. Якщо ваша команда використовує спільну електронну адресу (наприклад, [email protected]), не синхронізуйте її з кількома обліковими записами. Замість цього ви можете використовувати функцію Командна скринька, доступну на планах Преміум та вище.

• Ви використовуєте як синхронізацію електронної пошти, так і Smart Bcc. Якщо електронний лист надходить через обидва канали, він відображається двічі в Pipedrive. Краща практика – використовувати лише одну з цих функцій.

Як я можу запобігти або видалити дублікати електронної пошти?

Перевірте, хто ще у вашій команді синхронізує потік, і, якщо необхідно, попросіть їх позначити його як “Приватний”. Тоді ви побачите лише свою копію в детальному перегляді.

Це запобігає дублікатам, не впливаючи на доступ до пов'язаного елемента.

Додаткову інформацію про налаштування видимості вашої електронної пошти можна знайти в цьому матеріалі.

Додаткові ресурси

Якщо ви бачите надмірне дублювання або вважаєте, що щось не працює так, як очікувалося, зв'яжіться з нашою командою підтримки для отримання допомоги.