Tietokanta

Jos käytät sähköpostisynkronointia tai Älykästä Bcc:tä seuratakseen sähköpostikeskustelujasi Pipedrivessa, otat jo askeleita pitämään viestintäsi järjestettynä ja läpinäkyvänä.

Mutta joskus saatat nähdä saman sähköpostin useammin kuin kerran yksityiskohtanäkymissä.

Tämä tapahtuu muutamasta syystä ja on yleensä helppo korjata.

Miksi näen kaksoiskappaleita sähköposteista yksityiskohtaisissa näkymissä?

Näet todennäköisesti sähköposteja, jotka on synkronoitu tiimikavereidesi toimesta. Pipedrive priorisoi sähköpostin yksityisyyttä, joten jokainen käyttäjä, joka synkronoi sähköpostinsa, voi päättää, mitkä keskustelut pysyvät yksityisinä tai jaetaan tiimin kanssa.

Sähköpostin näkyvyys Pipedrivessa riippuu kolmesta asiasta:

• Sähköpostikeskustelu on linkitetty kohteeseen (kuten yhteystietoon tai kauppaan)
• Sinulla on näkyvyys siihen ja muihin linkitettyihin kohteisiin (esimerkiksi sekä yhteystietoon että kauppaan)
• Sähköpostikeskustelu on merkitty “Jaettu” sähköpostikeskustelun omistajan toimesta

Jos kaikki kolme pätevät, näet sähköpostin – vaikka se ei olisi tullut omasta postilaatikostasi.

Mikä sähköposti kuuluu minulle?

Jos näet “Vastaa” -painikkeen ja voit osallistua keskusteluun, se tarkoittaa, että sähköposti on synkronoitu omasta postilaatikostasi ja kuuluu sinulle. Jos ei, niin sähköposti tuli tiimikaverin tililtä, etkä voi vastata tai välittää sitä.

Vaikka useat kollegat olisivat samassa keskustelussa, vain sähköpostikeskustelun omistaja näkee mahdollisuuden vastata.

Milloin sama sähköposti voi näkyä useammin kuin kerran?

Tämä tapahtuu yleensä, kun useampi kuin yksi henkilö tiimissäsi on osa samaa sähköpostikeskustelua ja heillä on sähköpostin synkronointi päällä. Mutta muutamat muut asiat voivat myös aiheuttaa sen:

• Sama sähköpostiosoite on synkronoitu useiden henkilöiden toimesta. Jos tiimisi käyttää jaettua sähköpostiosoitetta (kuten [email protected]), älä synkronoi sitä useiden tilien kanssa. Sen sijaan voit käyttää Tiimipostilaatikko -ominaisuutta, joka on saatavilla Premium ja korkeammilla suunnitelmilla.

• Käytät sekä sähköpostin synkronointia että Smart Bcc:tä. Jos sähköposti saapuu molempien kautta, se näkyy kaksi kertaa Pipedrivessa. Paras käytäntö on käyttää vain yhtä näistä ominaisuuksista.

Kuinka voin estää tai poistaa kaksoiskappaleen sähköpostista?

Tarkista, kuka muu tiimissäsi synkronoi keskustelun ja tarvittaessa pyydä heitä merkitsemään se “Yksityiseksi”. Näet sitten vain oman kopiosi yksityiskohtaisessa näkymässä.

Tämä estää kaksoiskappaleet vaikuttamatta linkitetyn kohteen käyttöoikeuteen.

Voit oppia lisää sähköpostisi näkyvyyden säätämisestä tästä artikkelista.

Lisäresurssit

Jos näet liiallista kaksoiskappaleiden määrää tai uskot, että jokin ei toimi odotetusti, ota yhteyttä tukitiimiimme saadaksesi apua.