Basis Pengetahuan

Jika Anda menggunakan sinkronisasi email atau Smart Bcc untuk melacak percakapan email Anda di Pipedrive, Anda sudah mengambil langkah untuk menjaga komunikasi Anda terorganisir dan transparan.

Namun terkadang, Anda mungkin melihat email yang sama lebih dari sekali di tampilan detail.

Ini terjadi karena beberapa alasan dan biasanya mudah untuk diperbaiki.

Mengapa saya melihat email duplikat di tampilan detail?

Kemungkinan Anda melihat email yang disinkronkan oleh rekan tim Anda. Pipedrive memprioritaskan privasi email, jadi setiap pengguna yang menyinkronkan email mereka dapat memutuskan percakapan mana yang tetap pribadi atau dibagikan dengan tim.

Visibilitas email di Pipedrive tergantung pada tiga hal:

• Thread email terkait dengan item (seperti kontak atau kesepakatan)
• Anda memiliki visibilitas atas item tersebut dan item terkait lainnya (misalnya, baik kontak maupun kesepakatan)
• Thread email ditandai sebagai “Dibagikan” oleh pemilik thread email

Jika ketiga hal tersebut berlaku, Anda akan melihat email tersebut – bahkan jika itu tidak berasal dari kotak masuk Anda sendiri.

Email mana yang milik saya?

Jika Anda melihat tombol "Balas" dan dapat ikut berpartisipasi dalam percakapan, itu berarti email tersebut disinkronkan dari kotak masuk Anda dan menjadi milik Anda. Jika tidak, maka email tersebut berasal dari akun rekan tim, dan Anda tidak dapat membalas atau meneruskannya.

Bahkan jika beberapa rekan kerja berada di thread yang sama, hanya pemilik thread email yang melihat opsi untuk membalas.

Kapan email yang sama bisa muncul lebih dari sekali?

Ini biasanya terjadi ketika lebih dari satu orang di tim Anda menjadi bagian dari thread email yang sama dan mengaktifkan sinkronisasi email. Namun beberapa hal lain juga dapat menyebabkannya:

• Alamat email yang sama disinkronkan oleh beberapa orang. Jika tim Anda menggunakan alamat email bersama (seperti [email protected]), jangan menyinkronkannya dengan beberapa akun. Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan fitur Team inbox yang tersedia pada paket Premium dan yang lebih tinggi.

• Anda menggunakan sinkronisasi email dan Smart Bcc sekaligus. Jika sebuah email masuk melalui keduanya, email tersebut akan muncul dua kali di Pipedrive. Praktik terbaik adalah menggunakan salah satu dari fitur ini saja.

Bagaimana cara menghentikan atau menghapus email duplikat?

Periksa siapa lagi di tim Anda yang menyinkronkan thread itu dan jika perlu, minta mereka menandainya sebagai "Pribadi". Anda kemudian hanya akan melihat salinan Anda sendiri di tampilan detail.

Ini mencegah duplikat tanpa mempengaruhi akses ke item terkait.

Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang menyesuaikan visibilitas email Anda di artikel ini.

Sumber daya tambahan

Jika Anda melihat duplikasi yang berlebihan atau percaya sesuatu tidak berfungsi seperti yang diharapkan, hubungi tim dukungan kami untuk bantuan.