Baza wiedzy

Jeśli korzystasz z synchronizacji e-maili lub Smart Bcc, aby śledzić swoje rozmowy e-mailowe w Pipedrive, już podejmujesz kroki, aby utrzymać swoją komunikację zorganizowaną i przejrzystą.

Ale czasami możesz zobaczyć ten sam e-mail więcej niż raz w widokach szczegółowych.

Dzieje się tak z kilku powodów i zazwyczaj jest to łatwe do naprawienia.

Dlaczego widzę duplikaty e-maili w widokach szczegółowych?

Prawdopodobnie widzisz e-maile zsynchronizowane przez swoich współpracowników. Pipedrive priorytetowo traktuje prywatność e-maili, więc każdy użytkownik synchronizujący swój e-mail może zdecydować, które wątki pozostaną prywatne, a które będą udostępnione zespołowi.

Widoczność e-maili w Pipedrive zależy od trzech rzeczy:

• Wątek e-mailowy jest połączony z przedmiotem (takim jak kontakt lub transakcja)
• Masz widoczność nad tym i innymi powiązanymi przedmiotami (na przykład zarówno nad kontaktem, jak i transakcją)
• Wątek e-mailowy jest oznaczony jako “Udostępniony” przez właściciela wątku e-mailowego

Jeśli wszystkie trzy warunki są spełnione, zobaczysz e-mail – nawet jeśli nie pochodzi z twojej własnej skrzynki odbiorczej.

Który e-mail należy do mnie?

Jeśli widzisz przycisk „Odpowiedz” i możesz wziąć udział w rozmowie, oznacza to, że e-mail jest zsynchronizowany z twojej skrzynki odbiorczej i należy do ciebie. Jeśli nie, to e-mail pochodzi z konta współpracownika i nie możesz na niego odpowiedzieć ani go przesłać dalej.

Nawet jeśli w tym samym wątku znajduje się wielu współpracowników, tylko właściciel wątku e-mailowego widzi opcję odpowiedzi.

Kiedy ten sam e-mail może pojawić się więcej niż raz?

Zwykle dzieje się tak, gdy więcej niż jedna osoba w twoim zespole jest częścią tego samego wątku e-mailowego i ma włączoną synchronizację e-maili. Ale kilka innych rzeczy może to również spowodować:

• Ten sam adres e-mail jest synchronizowany przez wiele osób. Jeśli twój zespół korzysta ze wspólnego adresu e-mail (takiego jak [email protected]), nie synchronizuj go z wieloma kontami. Zamiast tego możesz skorzystać z funkcji Skrzynka zespołowa, dostępnej w planach Premium i wyższych.

• Korzystasz zarówno z synchronizacji e-maili, jak i Smart Bcc. Jeśli e-mail przychodzi przez oba te kanały, wyświetla się dwukrotnie w Pipedrive. Najlepszą praktyką jest korzystanie tylko z jednej z tych funkcji.

Jak mogę zatrzymać lub usunąć duplikaty e-maili?

Sprawdź, kto jeszcze w twoim zespole synchronizuje ten wątek i jeśli to konieczne, poproś ich, aby oznaczyli go jako “Prywatny”. Wtedy zobaczysz tylko swoją własną kopię w widoku szczegółowym.

To zapobiega duplikatom, nie wpływając na dostęp do powiązanego przedmiotu.

Możesz dowiedzieć się więcej o dostosowywaniu widoczności swojego e-maila w tym artykule.

Dodatkowe zasoby

Jeśli widzisz nadmierne duplikaty lub uważasz, że coś nie działa zgodnie z oczekiwaniami, skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia w celu uzyskania pomocy.