Baza wiedzy

Jeśli korzystasz z synchronizacji e-maili lub Inteligentnego Bcc do śledzenia swoich konwersacji e-mailowych w Pipedrive, już podejmujesz kroki, aby utrzymać swoją komunikację uporządkowaną i przejrzystą.

Ale czasami możesz zobaczyć ten sam e-mail więcej niż raz w widokach szczegółowych.

Dzieje się tak z kilku powodów i zazwyczaj jest to łatwe do naprawienia.

Dlaczego widzę duplikujące się e-maile w widokach szczegółowych?

Prawdopodobnie widzisz e-maile zsynchronizowane przez swoich współpracowników. Pipedrive priorytetowo traktuje prywatność e-maili, więc każdy użytkownik synchronizujący swój e-mail może zdecydować, które wątki pozostaną prywatne, a które będą udostępnione zespołowi.

Widoczność e-maili w Pipedrive zależy od trzech rzeczy:

• Wątek e-mailowy jest połączony z przedmiotem (np. kontaktem lub transakcją)
• Masz widoczność nad tym i innymi połączonymi przedmiotami (na przykład zarówno kontaktem, jak i transakcją)
• Wątek e-mailowy jest oznaczony jako “Udostępniony” przez właściciela wątku e-mailowego

Jeśli wszystkie trzy mają zastosowanie, zobaczysz e-mail – nawet jeśli nie pochodzi z twojej własnej skrzynki odbiorczej.

Który e-mail należy do mnie?

Jeśli widzisz przycisk “Odpowiedz” i możesz zaangażować się w rozmowę, oznacza to, że e-mail jest zsynchronizowany z twojej skrzynki odbiorczej i należy do ciebie. Jeśli nie, to e-mail pochodzi z konta współpracownika i nie możesz na niego odpowiedzieć ani go przesłać dalej.

Nawet jeśli wielu kolegów jest w tym samym wątku, tylko właściciel wątku e-mailowego widzi opcję odpowiedzi.

Kiedy ten sam e-mail może pojawić się więcej niż raz?

Zwykle dzieje się tak, gdy więcej niż jedna osoba w twoim zespole bierze udział w tym samym wątku e-mailowym i ma włączoną synchronizację e-maili. Ale kilka innych rzeczy również może to powodować:

• Ten sam adres e-mail jest synchronizowany przez kilka osób. Jeśli twój zespół korzysta z wspólnego adresu e-mail (jak [email protected]), nie synchronizuj go z wieloma kontami. Zamiast tego możesz skorzystać z funkcji Skrzynka zespołu, dostępnej w planach Premium i wyższych.

• Korzystasz zarówno z synchronizacji e-maili, jak i Smart Bcc. Jeśli e-mail przychodzi przez obie te metody, wyświetla się dwukrotnie w Pipedrive. Najlepszą praktyką jest korzystanie tylko z jednej z tych funkcji.

Jak mogę zatrzymać lub usunąć duplikujący się e-mail?

Sprawdź, kto jeszcze w twoim zespole synchronizuje ten wątek i jeśli to konieczne, poproś ich o oznaczenie go jako “Prywatny”. Wówczas zobaczysz tylko swoją kopię w widoku szczegółowym.

To zapobiega duplikatom bez wpływu na dostęp do połączonego przedmiotu.

Możesz dowiedzieć się więcej o dostosowywaniu widoczności swojego e-maila w tym artykule.

Dodatkowe zasoby

Jeśli widzisz nadmierną duplikację lub uważasz, że coś nie działa zgodnie z oczekiwaniami, skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia po pomoc.