Tudástár

Ha email szinkronizálást vagy Okos Bcc -t használ a Pipedrive-ban folytatott email beszélgetéseinek nyomon követésére, már lépéseket tett a kommunikációja rendezett és átlátható tartása érdekében.

De néha előfordulhat, hogy ugyanazt az emailt többször is látja a részletes nézetekben.

Ennek több oka van, és általában könnyen orvosolható.

Miért látok duplikált e-maileket a részletes nézetekben?

Valószínűleg azokat az e-maileket látja, amelyeket a csapattársai szinkronizáltak. A Pipedrive prioritást ad az e-mail adatvédelemnek, így minden felhasználó, aki szinkronizálja az e-mailjét, eldöntheti, hogy mely beszélgetések maradnak privátok, vagy osztják meg a csapattal.

Az e-mailek láthatósága a Pipedrive-ban három dolgon múlik:

• Az e-mail beszélgetés linkelve van egy tételhez (például egy kapcsolathoz vagy üzlethez)
• Önnek láthatósága van az adott és más linkelt tételek felett (például mind a kapcsolat, mind az üzlet)
• Az e-mail beszélgetést az e-mail beszélgetés tulajdonosa “Megosztott” jelöléssel látta el

Ha mindhárom érvényes, akkor látni fogja az e-mailt – még akkor is, ha az nem az ön beérkező levelei közül származik.

Melyik e-mail tartozik hozzám?

Ha lát egy “Válasz” gombot, és részt tud venni a beszélgetésben, az azt jelenti, hogy az e-mail az ön beérkező leveleiből szinkronizálva van, és öné. Ha nem, akkor az e-mail egy csapattárs fiókjából származik, és nem tud rá válaszolni vagy továbbítani.

Még ha több kolléga is benne van ugyanabban a beszélgetésben, csak az e-mail beszélgetés tulajdonosa látja a válasz lehetőségét.

Mikor jelenhet meg ugyanaz az e-mail többször?

Ez általában akkor fordul elő, ha a csapatában több mint egy ember is részt vesz ugyanabban az e-mail beszélgetésben, és be van kapcsolva az e-mail szinkronizálás. De néhány más dolog is okozhatja ezt:

• Ugyanazt az e-mail címet több ember szinkronizálja. Ha a csapata megosztott e-mail címet használ (például [email protected]), ne szinkronizálja több fiókkal. Ehelyett használhatja a Csapat beérkező levelek funkciót, amely elérhető a Premium és magasabb csomagokban.

• Ön mind a e-mail szinkronizálást, mind a Smart Bcc funkciót használja. Ha egy e-mail mindkét módon érkezik, akkor kétszer jelenik meg a Pipedrive-ban. A legjobb gyakorlat az, ha csak az egyik funkciót használja.

Hogyan állíthatom le vagy távolíthatom el a duplikált e-maileket?

Ellenőrizze, hogy ki más a csapatában szinkronizálja a beszélgetést, és ha szükséges, kérje meg őket, hogy jelöljék meg “Privát” státuszra. Ekkor csak a saját példányát fogja látni a részletes nézetben.

Ez megakadályozza a duplikációkat anélkül, hogy befolyásolná a linkelt tételhez való hozzáférést.

További információt talál az e-mail láthatóságának beállításáról ebben a cikkben.

További források

Ha túlzott duplikációt tapasztal, vagy úgy véli, hogy valami nem működik a vártnak megfelelően, lépjen kapcsolatba a támogató csapatunkkal segítségért.