Tudástár

Ha email szinkronizálást vagy Okos Bcc -t használ a Pipedrive-ban folytatott email beszélgetéseinek nyomon követésére, már lépéseket tett a kommunikációja rendezett és átlátható tartása érdekében.

De néha előfordulhat, hogy ugyanazt az emailt többször is látja a részletes nézetekben.

Ennek több oka van, és általában könnyen orvosolható.

Miért látok duplikált e-maileket a részletes nézetekben?

Valószínűleg olyan e-maileket látsz, amelyeket a csapattársaid szinkronizáltak. A Pipedrive kiemelten kezeli az e-mailek adatvédelmét, így minden, az e-mailjét szinkronizáló felhasználó eldöntheti, melyik beszélgetés marad privát, és melyiket osztja meg a csapattal.

Az e-mailek láthatósága a Pipedrive-ban három dolgon múlik:

• Az e-mail beszélgetés linkelve van egy tételhez (például egy kapcsolathoz vagy üzlethez)
• Önnek láthatósága van az adott és más linkelt tételek felett (például mind a kapcsolat, mind az üzlet)
• Az e-mail beszélgetést az e-mail beszélgetés tulajdonosa “Megosztott” jelöléssel látta el

Ha mindhárom érvényes, akkor látni fogja az e-mailt – még akkor is, ha az nem az ön beérkező levelei közül származik.

Melyik e-mail tartozik hozzám?

Ha látsz egy „Válasz” gombot és részt tudsz venni a beszélgetésben, az azt jelenti, hogy az e-mail a saját postafiókodból van szinkronizálva és hozzád tartozik. Ha nem, akkor az e-mail egy csapattárs fiókjából érkezett, és nem tudsz rá válaszolni vagy továbbítani.

Még ha több kolléga is benne van ugyanabban a beszélgetésben, csak az e-mail beszélgetés tulajdonosa látja a válasz lehetőségét.

Mikor jelenhet meg ugyanaz az e-mail többször?

Ez általában akkor fordul elő, amikor több csapattag is részt vesz ugyanabban az e-mailláncban, és mindegyiknél be van kapcsolva az e-mail-szinkronizálás. De néhány más dolog is okozhatja:

• Ugyanazt az e-mail címet több személy is szinkronizálja. Ha a csapatotok megosztott e-mail címet használ (pl. [email protected]), ne szinkronizáljátok azt több fiókkal. Ehelyett használhatjátok a Csapatüzenetek funkciót, amely a Prémium csomagban és annál magasabb csomagokban érhető el.

• Használjátok mindkettőt: e-mail-szinkronizálást és Smart Bcc. Ha egy e-mail mindkettőn keresztül érkezik, kétszer jelenik meg a Pipedrive-ban. A legjobb gyakorlat, ha csak az egyik funkciót használjátok.

Hogyan állíthatom le vagy távolíthatom el a duplikált e-maileket?

Ellenőrizd, ki még a csapatodból szinkronizálja a szálat, és ha szükséges, kérd meg őket, hogy jelöljék Privátként. Ekkor csak a saját másolatodat fogod látni a részletes nézetben.

Ez megakadályozza a duplikációkat anélkül, hogy befolyásolná a linkelt tételhez való hozzáférést.

További információt talál az e-mail láthatóságának beállításáról ebben a cikkben.

További források

Ha túlzott duplikációt tapasztal, vagy úgy véli, hogy valami nem működik a vártnak megfelelően, lépjen kapcsolatba a támogató csapatunkkal segítségért.