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あなたがPipedriveでメール同期やスマートBccを使用してメールの会話を追跡している場合、すでにコミュニケーションを整理し透明性を保つためのステップを踏んでいます。

しかし、時には詳細ビューで同じメールが複数回表示されることがあります。

これはいくつかの理由で発生し、通常は簡単に修正できます。

なぜ詳細ビューで重複したメールが表示されるのですか？

おそらく、チームメンバーによって同期されたメールを見ているのです。Pipedriveはメールのプライバシーを優先しているため、各ユーザーが自分のメールを同期する際に、どのスレッドをプライベートに保つか、またはチームと共有するかを決定できます。

Pipedriveにおけるメールの可視性は、次の3つの要素に依存します：

• メールスレッドがアイテム（連絡先や取引など）にリンクされている
• そのアイテムおよび他のリンクされたアイテムに対して可視性を持っている（例えば、連絡先と取引の両方）
• メールスレッドがメールスレッドの所有者によって「共有」としてマークされている

これらの3つすべてが適用される場合、あなたはそのメールを見ることができます - たとえそれがあなた自身の受信トレイから来たものでなくても。

どのメールが私のものですか？

もし「返信」ボタンが表示され、会話に参加できる場合、それはあなたの受信トレイから同期されたメールで、あなたのものです。そうでない場合、そのメールはチームメンバーのアカウントから来たものであり、返信や転送はできません。

複数の同僚が同じスレッドにいる場合でも、返信オプションが見えるのはメールスレッドの所有者だけです。

同じメールが複数回表示されるのはいつですか？

これは通常、チームの複数の人が同じメールスレッドに参加しており、メール同期がオンになっている場合に発生します。しかし、他にもいくつかの要因が原因となることがあります：

• 同じメールアドレスが複数の人によって同期されている。 チームが共有メールアドレス（例：[email protected]）を使用している場合、複数のアカウントで同期しないでください。代わりに、チーム受信トレイ機能をプレミアムプラン以上で利用できます。

• メール同期とスマートBCCの両方を使用している。メールが両方から入ってくると、Pipedriveに2回表示されます。最善の方法は、これらの機能のうちの1つだけを使用することです。

重複したメールをどうやって止めるまたは削除するのですか？

スレッドを同期している他のチームメンバーを確認し、必要に応じて「プライベート」としてマークするように依頼してください。そうすれば、詳細ビューでは自分のコピーだけが表示されます。

これにより、リンクされたアイテムへのアクセスに影響を与えることなく、重複を防ぐことができます。

メールの可視性を調整する方法については、この記事で詳しく学ぶことができます。

追加リソース

過剰な重複が見られる場合や、何かが期待通りに機能していないと思われる場合は、サポートチームにお問い合わせください。