Knowledge Base

Wenn Sie die E-Mail-Synchronisierung oder Smart BCC für das Tracking Ihrer E-Mail-Unterhaltungen in Pipedrive nutzen, sorgen Sie bereits für eine gut organisierte und transparente Abwicklung Ihrer Kommunikation.

Es kann jedoch vorkommen, dass dieselbe E-Mail in den Detailansichten mehrfach angezeigt wird.

Dafür kann es verschiedene Gründe geben, die sich in der Regel leicht beheben lassen.

Warum sehe ich in der Detailansicht duplizierte E-Mails?

Wahrscheinlich sehen Sie E-Mails, die von Ihren Teamkollegen synchronisiert wurden. Pipedrive legt größten Wert auf die Vertraulichkeit von E-Mails und gibt jedem Nutzer beim Synchronisieren seiner E-Mails die Möglichkeit, zu entscheiden, welche Konversationen privat bleiben und welche mit dem Team geteilt werden.

Die Sichtbarkeit von E-Mails in Pipedrive hängt von drei Faktoren ab:

• Der E-Mail-Thread ist mit einem Element (z. B. einem Kontakt oder einem Deal) verknüpft
• Sie haben Sichtbarkeit auf dieses und andere verknüpfte Elemente (z. B. sowohl Kontakt als auch Deals)
• Der E-Mail-Thread wurde vom Besitzer des E-Mail-Threads als „Freigegeben“ markiert

Wenn alle drei Bedingungen zutreffen, wird Ihnen die E-Mail angezeigt – selbst wenn sie nicht aus Ihrer Inbox stammt.

Welche E-Mails sind meine eigenen?

Wenn Sie einen „Antworten“-Button sehen und an der Unterhaltung teilnehmen können, bedeutet dies, dass die E-Mail aus Ihrer Inbox synchronisiert wurde und Ihnen gehört. Wenn nicht, stammt die E-Mail vom Account eines Teamkollegen, und Sie können sie weder beantworten noch weiterleiten.

Selbst wenn mehrere Mitarbeiter im selben Thread einkopiert sind, wird die Option zum Antworten nur dem Besitzer des E-Mail-Threads angezeigt.

Wann kann dieselbe E-Mail mehrmals erscheinen?

Dies geschieht in der Regel, wenn mehrere Personen aus Ihrem Team am selben Mail-Thread beteiligt sind und die E-Mail-Synchronisierung aktiviert haben. Aber es gibt noch einige andere mögliche Ursachen:

• Dieselbe E-Mail-Adresse wird von mehreren Personen synchronisiert. Wenn Ihr Team eine gemeinsame E-Mail-Adresse verwendet (z. B. [email protected]), synchronisieren Sie diese bitte nicht über mehrere Accounts. Verwenden Sie stattdessen die Funktion Team-Inbox, die mit dem Premium und höheren Plänen verfügbar ist.

• Sie nutzen sowohl die E-Mail-Synchronisierung als auch Smart BCC. Wenn eine E-Mail über beide Funktionen empfangen wird, wird sie in Pipedrive doppelt angezeigt. Es empfiehlt sich, nur eine dieser Funktionen zu verwenden.

Wie verhindere oder entferne ich duplizierte E-Mails?

Überprüfen Sie, wer in Ihrem Team den Thread ebenfalls synchronisiert, und bitten Sie diese Personen gegebenenfalls, ihn als „Privat“ zu markieren. So sollte in der Detailansicht nur noch Ihre eigene Kopie angezeigt werden.

Dadurch werden Duplikate vermieden, ohne den Zugriff auf das verknüpfte Element zu beeinträchtigen.

Weitere Informationen zur Anpassung der Sichtbarkeit Ihrer E-Mail finden Sie in diesem Artikel.

Zusätzliche Ressourcen

Wenn Sie ungewöhnlich viele Duplikate sehen oder etwas nicht erwartungsgemäß funktioniert, wenden Sie sich bitte für Hilfe an unser Support-Team.