База знаний

Данные можно импортировать в Pipedrive из файлов XLS, XLSX и CSV. Это позволяет массово добавлять или обновлять такие записи, как контакты, организации, лиды, сделки, проекты, задачи, заметки и товары.

Перед импортом убедитесь, что данные соответствуют тому, как Pipedrive организует информацию. Например, компании нужно импортировать как организации.

Если вам нужен практический пример, скачайте образец электронной таблицы, пройдите «Начните с основ» — курс Pipedrive или присоединитесь к нашему еженедельному вебинару, где процесс разбирается пошагово.

Подробнее об импорте и экспорте данных CRM-системы читайте в этой публикации.

Перед началом

Правильная подготовка файла помогает избежать ошибок при импорте.

Выбор данных для импорта

Сначала определите, какие элементы нужно создать или обновить в Pipedrive. От этого зависит структура электронной таблицы.

Например, можно импортировать только контакты, контакты со сделками или новые сделки для существующих контактов.

Структура электронной таблицы

Электронная таблица должна иметь простую структуру:

• Каждый столбец соответствует полю в Pipedrive (например, имени или стоимости сделки)
• Каждая строка соответствует одной записи

Все данные в строке связаны между собой. Например, если строка содержит имя контакта, название организации и стоимость сделки, Pipedrive создаст и свяжет все три записи.

Обязательные поля

Для каждого элемента необходимо указать обязательные поля. Если обязательные поля отсутствуют, соответствующие элементы не будут импортированы.

Например:

• Для контактов требуется имя (или имя и фамилия)
• Для организаций требуется название
• Для сделок и лидов требуется связанный контакт или организация

Чтобы сократить количество дубликатов, по возможности добавляйте дополнительные идентификаторы, например адрес электронной почты или номер телефона.

Сопоставление полей в Pipedrive

Убедитесь, что каждому столбцу электронной таблицы соответствует поле в Pipedrive.

Если данные не соответствуют стандартным полям, перед импортом создайте настраиваемые поля. Это можно сделать в разделе Меню учетной записи > Личные настройки > Поля данных.

Список поддерживаемых полей и правила их сопоставления при импорте см. в этой статье.

Требования к файлу

Перед загрузкой файла убедитесь, что он соответствует следующим требованиям:

• Формат XLS, XLSX или CSV
• Одна вкладка на один импорт
• Строка заголовка с названиями столбцов
• Не более 200 000 строк
• Размер файла менее 50 МБ

Процесс импорта

Перейдите в Меню учетной записи > Инструменты и приложения > Импорт данных > Импорт из таблицы, затем нажмите «Начать».

Нажмите «Далее», чтобы продолжить.

Шаг 1: информация о файле

Выберите типы данных, содержащиеся в файле. Pipedrive выделяет обязательные поля и показывает, как должны быть структурированы данные.

Нажмите «Далее», чтобы продолжить.

Шаг 2: загрузка файла

Нажмите «Загрузить таблицу» и выберите файл.

После загрузки Pipedrive автоматически проверяет файл на распространенные проблемы, например:

• неподдерживаемый формат файла
• превышение лимита строк
• отсутствующие заголовки
• пустые или смещенные столбцы

Если возникнет проблема, появится сообщение об ошибке с указанием того, что нужно исправить. Если все в порядке, можно перейти к следующему шагу.

Шаг 3: сопоставление полей

Pipedrive автоматически сопоставляет столбцы таблицы с полями по названиям столбцов.

Внимательно проверьте сопоставленные поля. Если столбец не сопоставлен с полем, перетащите его и назначьте вручную.

Если нужного поля нет, добавьте настраиваемое поле.

Когда закончите сопоставлять поля, нажмите «Далее».

Шаг 4: предпросмотр

В режиме предпросмотра показано, как данные будут выглядеть после импорта.

Проверьте, что:

• данные назначены нужным полям
• элементы связаны правильно
• вся информация на месте

Это последняя возможность обнаружить проблемы до завершения импорта.

Шаг 5: завершение

Выберите, как обрабатывать дубликаты. Если обнаружены дубликаты, их можно объединить вместо создания новых записей.

При обновлении полей с множественным выбором можно выбрать, добавлять ли новые значения к существующим или полностью заменять ими текущий выбор.

Выберите «Перезаписать», чтобы удалить существующие значения и заменить их выбранными, или «Добавить», чтобы сохранить текущие значения и добавить к ним новые.

Затем нажмите «Начать импорт», чтобы завершить процесс.

После импорта

После завершения импорта на вкладке история импорта появится сводка.

В ней будет указано, сколько записей добавлено, обновлено, объединено или пропущено. Нажмите «Просмотр», чтобы узнать подробности.

Исправьте пропущенные записи

Если некоторые строки не импортированы, они появятся в пропущенном файле с указанием причины пропуска каждой строки.

Например, строки могут быть пропущены из-за неверного формата даты.

Чтобы это исправить:

• Скачайте пропущенный файл
• Исправьте ошибки
• Повторно импортируйте файл

Отменить импорт

При необходимости импорт можно отменить на вкладке история импорта в течение 48 часов.

Если кнопка «Отменить» недоступна, обратитесь в нашу службу поддержки за помощью.