Tietokanta

Milloin projekteja kannattaa käyttää?

Käytä projekteja hallitsemaan työtä, joka jatkuu kaupan voittamisen jälkeen, kuten perehdytystä, käyttöönottoa, toimitusta tai muita myynnin jälkeisiä prosesseja.

Siinä missä kaupat auttavat myyntitiimejä seuraamaan mahdollisuuksia ja liikevaihtoa, projektit auttavat tiimejä organisoimaan jatkuvaa asiakastyötä yhdessä paikassa. Tähän kuuluu asiakassuhteeseen liittyvien tehtävien, aktiviteettien ja etappien seuranta.

Kaupat ja projektit toimivat parhaiten yhdessä. Esimerkiksi myyntitiimi voi päättää kaupan ja linkittää sen projektiin, jotta toimitustiimit voivat jatkaa työskentelyä samoilla asiakastiedoilla ja historialla. Projekteja voi käyttää myös itsenäisesti ilman kauppoja kaikkeen muuhun toimitustyöhön.

Mitä eroa on projektin käyttöoikeudella ja Projects-sovelluksella?

Lite- ja Growth-suunnitelmissa Projects on saatavilla maksullisena lisäosana käyttäjäkohtaisesti.

Projektin käyttöoikeus antaa käyttäjälle pääsyn Projects-ominaisuuteen osana lisäosatilausta.

Projects-sovellus määrittää, voiko käyttäjä käyttää ominaisuutta yritystililläsi.

Yrityksesi voi esimerkiksi ostaa useita projektin käyttöoikeuksia, mutta käyttäjät tarvitsevat myös pääsyn Projects-sovellukseen ennen kuin he voivat käyttää ominaisuutta.

Millaisia projektikenttiä on saatavilla?

Projects sisältää oletuskenttiä, jotka auttavat tiimejä organisoimaan asiakastyötä ja seuraamaan edistymistä.

Yleisesti käytettyjä projektikenttiä ovat esimerkiksi:

• Nimi
• Aloituspäivä
• Päättymispäivä
• Kuvaus
• Taulu
• Vaihe
• Tunnisteet
• Tilan tila

Voit myös luoda mukautettuja kenttiä tallentaaksesi liiketoimintaprosesseillesi ominaista tietoa.

Jos yrityksesi hallinnoi useita projektiprosesseja, voit luoda taulukohtaisia mukautettuja kenttiä, jotta oleelliset tiedot näkyvät vain tietyillä projektitauluilla.

Miten voin lisätä projekteja massana?

Voit lisätä projekteja massana Pipedriven tuonti-ominaisuudella.

Projektien tuominen taulukkolaskentatiedostosta on hyödyllistä, kun siirrät olemassa olevia projektitietoja Pipedriveen tai luot useita projekteja kerralla.

Miten voin suunnitella projekteja tehokkaammin?

Käytä tehtäviä, alitehtäviä, aktiviteetteja ja etappeja projektin suunnitteluun ja työn jakamiseen pienempiin vaiheisiin.

Projektisi kasvaessa jokaisen työkohteen päivittäminen erikseen voi viedä paljon aikaa. Lue, miten voit lisätä tehtäviä massana, siirtää aikatauluja ja päivittää useita työkohteita kerralla artikkelista Projects: hallitse työkohteita tehokkaasti.

Jos luot säännöllisesti samoja projektiin liittyviä työkohteita samoissa vaiheissa tai mukautetuissa ryhmissä, voit myös muuntaa projektisi mallipohjaksi myöhempää käyttöä varten.

Miten voin organisoida projektiin liittyvän työn?

Voit organisoida projektiin liittyvän työn joko vaiheen tai ryhmän mukaan.

Vaiheet kuvaavat projektiprosessisi päävaiheita, kun taas ryhmät auttavat organisoimaan työtä tiimin, vastuun tai kategorian mukaan.

Voit esimerkiksi käyttää ryhmiä erotellaksesi työn asiakkuudenhallinta-, teknisen käyttöönotto- ja koulutustiimien välillä. Näin jokaisen tiimin on helpompi keskittyä omiin tehtäviinsä ja noudattaa silti samaa yleistä projektiprosessia.

Miten voin automatisoida projekteja?

Voit automatisoida toistuvia projektitoimintoja Pipedriven automaatioilla.

Tiimit voivat esimerkiksi luoda projektin automaattisesti, kun kauppa merkitään voitetuksi, määrittää projektitehtäviä tietyille käyttäjille tai päivittää projektin vaiheita, kun työ on valmis.

Automaatiot auttavat vähentämään manuaalista työtä ja pitämään myynti- ja toimitusprosessit yhtenäisinä.

Miten voin analysoida projekteja Tiedoissa?

Voit seurata projektiesi suorituskykyä suoraan projektitaululla ja Tiedot-raporttien avulla.

Pipedrivessa on kaksi projekteille tarkoitettua raporttityyppiä, joista kumpikin vastaa eri kysymykseen toimitusprosessistasi:

• Projektin suorituskykyraportti näyttää, kuinka monta projektia on aktiivisena, auttaa havaitsemaan viivästyksiä ja näyttää, miten työ jakautuu tiimissäsi
• Projektin kestoraportti näyttää, kuinka kauan projektien valmistuminen kestää, ja korostaa, mitkä vaiheet hidastavat toimitusta

Käytä näitä raportteja yhdessä projektien valmistumisen seuraamiseen, pullonkaulojen tunnistamiseen ja saadaksesi paremman kuvan tiimisi toimitusprosessista.