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Workflow-Automatisierung

Hinweis: Die Funktion Workflow-Automatisierung ist eine der vielen nützlichen Funktionen der Pipedrive-Pläne Advanced, Professional und Enterprise.

 

Wenn Sie gerade erst mit Pipedrive anfangen, können Sie sich unseren Kurs Manuelle Arbeit automatisieren und Zeit sparen in der Pipedrive Academy ansehen.


Wenn Sie die gleichen administrativen Aufgaben in Pipedrive immer wieder ausführen - die gleiche Aktivität planen, nachdem ein Deal in eine bestimmte Phase Ihrer Pipeline verschoben wurde - dann könnte es im Interesse Ihres Unternehmens liegen, diese Aufgaben zu automatisieren. So können Sie sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren können, die Ihr Unternehmen erfolgreich machen.

Wenn Sie die Workflow-Automatisierung nutzen möchten, um E-Mails an Ihre Kontakte zu senden, empfehlen wir Ihnen, hier mehr darüber zu lesen, wie dies funktioniert.

Um auf die Funktion Workflow-Automatisierung zuzugreifen, klicken Sie auf "..." (mehr) > Workflow-Automatisierung.

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Hinweis: Nur Admin-Nutzer in Pipedrive können Workflows erstellen, es sei denn, diese Berechtigung wurde für weitere Nutzer im Pipedrive-Unternehmensaccount aktiviert. Mehr zu Berechtigungssets in Pipedrive finden Sie hier.


Um mit der Erstellung eines Workflows zu beginnen, klicken Sie auf Neuer Workflow oben rechts auf der Seite Workflow-Automatisierung in der Pipedrive-App.
Sobald Sie darauf geklickt haben, geben Sie einen Namen (und eine Beschreibung, falls hilfreich) für Ihren geplanten Workflow an - keine Sorge, dieser Name kann später geändert werden - und klicken Sie dann auf Starten.

Hinweis: Der Automatisierungsname darf bis zu 120 Zeichen lang sein.


Sobald Sie begonnen haben, sehen Sie eine Seite für Ihre Automatisierung, die vertikal abgebildet ist, um die programmierten Schritte Ihrer Automatisierung anzuzeigen.
Eine Automatisierung in Pipedrive besteht aus zwei Teilen - einem Auslöserereignis und einem Aktionsereignis.

  • Das Trigger-Ereignis ist das 'wenn' in der 'wenn-dann'-Regel: Bevor die Automatisierung eintritt, muss diese Aktion eintreten.
    Das kann die Erstellung, Aktualisierung oder das Löschen eines Kontaktes, einer Organisation, Aktivität oder eines Deals in Pipedrive sein.
  • Das Aktionsereignis ist das 'dann' in der 'wenn-dann'-Regel: Sobald das Trigger-Ereignis eingetreten ist, tritt auch die Aktion ein.
    Das kann die Erstellung, Aktualisierung oder das Löschen eines Kontaktes, einer Organisation, Aktivität oder eines Deals in Pipedrive sein, sowie das Senden einer E-Mail.

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Wie Sie Ihren Workflow gestalten, hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens an. Für die folgenden generellen Dinge kann die Workflow-Automatisierung genutzt werden:

  • Wenn ein Deal in der ersten Phase Ihrer Pipeline erstellt wurde, kann eine Einführungs-E-Mail an die Person gesendet werden, die mit dem Deal verknüpft ist.
  • Wenn ein neuer Kontakt in Pipedrive angelegt wurde, kann ein Deal erstellt und mit diesem Kontakt verknüpft werden, sodass jeder Kontakt in Ihrer Pipeline verfolgt werden kann.
  • Wenn eine Aktitivät als erledigt markiert wurde, kann automatisch die nächste Aktivität für diesen Deal oder diesen Kontakt geplant werden.
  • Wenn ein neuer Kontakt in Pipedrive angelegt wurde, kann eine Aktivität erstellt werden, diese Person anzurufen, die dem Besitzer dieses neuen Kontaktes zugeordnet ist.


Um Ihre Automatisierung zu gestalten, klicken Sie auf Konfigurieren.
Wenn Sie Ihren Trigger konfigurieren, können Sie zwischen vier Optionen auswählen — Kontakt, Organisation, Deal und Aktivität — mit drei zusätzlichen Optionen, welches Ereignis die Automatisierung triggern soll — Erstellen, Aktualisieren oder Löschen.

Sobald Sie Trigger-Typ und Trigger-Ereignis ausgewählt haben, klicken Sie auf Anwenden.

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Da Sie nun ein Trigger-Ereignis festgelegt haben, müssen Sie auch ein Aktionsereignis definieren.
Wenn Sie Ihr Aktionsereignis konfigurieren, können Sie zwischen fünf Optionen auswählen — Kontakt, Organisation, Deal, Aktivität und E-Mail — zudem können Sie einen Aktionstyp für jede Option festlegen.

Hinweis: Wenn Sie das Senden einer E-Mail als Aktionsereignis festlegen, kann dieses Aktionsereignis nur die E-Mail-Adresse nutzen, die durch die E-Mail-Sync mit Pipedrive verbunden ist. Keine andere E-Mail-Adresse oder anderer Account kann für die Zwecke der Automatisierung verwendet werden.


Klicken Sie nach der Auswahl der Aktionsart und des Triggerereignisses auf Nächster Schritt, um die spezifischen Details für Ihre Triggeraktion anzugeben. Wenn Sie diese Details angegeben haben, klicken Sie auf <0>Anwenden.

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Hinweis: Um zu erfahren, wie Sie Slack-Benachrichtigungen mit der Funktion Workflow-Automatisierung automatisieren können, klicken Sie hier.


Wenn Sie zusätzliche Schritte bereitstellen möchten - entweder in der Mitte oder am Ende Ihres Workflows - klicken Sie auf das +-Symbol an einer der beiden Stellen, um diese Informationen hinzuzufügen.

Hinweis: Wenn Sie einen Auslöser für die Erstellung einer Aktivität setzen und kein Datum für diese Aktivitätsaktion festlegen, wird diese auf den gleichen Tag wie die Aktivitätsaktion gesetzt. Um eine Aktivität für die Zukunft zu planen, wählen Sie Optionen wie "An einem Tag" oder "Nächster Dienstag" für Fälligkeitsdaten, die sich auf den Zeitpunkt beziehen, an dem die Aktion ausgelöst wurde.


Das Hinzufügen zusätzlicher Informationen in der Mitte des Arbeitsablaufs liefert weitere Auslösebedingungen, bevor die Ereignisaktion aktiviert wird. Durch das Hinzufügen weiterer Aktionen am Ende des Workflows werden beim Eintreten des Trigger-Ereignisses weitere Maßnahmen ausgelöst.

Abhängig von der Art Ihres Workflows können Sie beispielsweise wünschen, dass das Ereignis nur von Ihnen selbst oder von einem beliebigen Nutzer Ihres Pipedrive-Account ausgelöst wird.
Um festzulegen, wer diese Automatisierung auslösen darf, markieren Sie die Option unten links im Workflow und geben Sie Ihre bevorzugte Option an.

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Wenn Sie alle Ihre Optionen gewählt und Ihren Workflow erstellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre Automatisierung abzuschließen.

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Sobald Sie Ihren Workflow gespeichert haben, werden alle Ihre Workflows auf der Seite Workflow-Automatisierung in der Pipedrive-App aufgelistet.
Sie können zudem alle Ihre erstellten Workflows zusammen mit den Workflows, die für das gesamte Pipedrive-Account des Unternehmens angelegt wurden, einsehen.

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Sie können Workflows bearbeiten, löschen oder sie als aktiv oder inaktiv markieren. Wenn ein Workflow als inaktiv markiert ist, werden die Funktionen Trigger und Aktion nicht ausgeführt.
Inaktive Workflows erscheinen grau, damit Sie schneller erkennen können, welche Automatisierungen in Ihrem Pipedrive-Account derzeit aktiv sind.

Hinweis: Das Importieren von Daten in Ihren Pipedrive-Account löst keine Aktionen innerhalb der Workflow-Automatisierung aus, auch nicht solche, die mit der Erstellung oder Aktualisierung von Informationen im Pipedrive-Account verbunden sind.

 

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