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Workflow-Automatisierung

Hinweis: Die FunktionWorkflow-Automatisierung ist eine der vielen nützlichen Funktionen in den Plänen Advanced, Professional und Enterprise. Um zu erfahren, wie Sie den Plan wechseln können, klicken Sie hier.

 


Wenn Sie die gleichen administrativen Aufgaben in Pipedrive immer wieder ausführen - die gleiche Aktivität planen, nachdem ein Deal in eine bestimmte Phase Ihrer Pipeline verschoben wurde - dann könnte es im Interesse Ihres Unternehmens liegen, diese Aufgaben zu automatisieren. So können Sie sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren können, die Ihr Unternehmen erfolgreich machen.

Wenn Sie die Workflow-Automatisierung nutzen möchten, um E-Mails an Ihre Kontakte zu senden, empfehlen wir Ihnen, hier mehr darüber zu lesen, wie dies funktioniert.

Um auf die Workflow-Automatisierungsfunktion zuzugreifen, klicken Sie auf den Tab Automatisierung in Ihrem Pipedrive Account.

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Hinweis: Nur Admin-Nutzer in Pipedrive können Workflows erstellen, es sei denn, diese Berechtigung wurde für weitere Nutzer im Pipedrive-Unternehmensaccount aktiviert. Mehr zu Berechtigungssets in Pipedrive erfahren Sie hier.

Um einen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie auf der Seite für die Workflow-Automatisierung auf Neuer Workflow.
Geben Sie dann einen Namen (und ggf. eine nähere Beschreibung) für den Workflow an — der Name kann später jederzeit geändert werden — und klicken Sie dann auf Starten.

Sie sehen daraufhin eine Seite für Ihre Automatisierung. Diese ist vertikal gezeichnet, um die programmierten Schritte Ihrer Automatisierung anzuzeigen.
Eine Automatisierung in Pipedrive besteht aus zwei Komponenten — einem Trigger-Ereignis und einem Aktionsereignis.

  • Das Trigger-Ereignis ist das 'wenn' in der 'wenn-dann'-Regel: Bevor die Automatisierung eintritt, muss diese Aktion eintreten.
    Das kann die Erstellung, Aktualisierung oder das Löschen eines Kontaktes, einer Organisation, Aktivität oder eines Deals in Pipedrive sein.
  • Das Aktionsereignis ist das 'dann' in der 'wenn-dann'-Regel: Sobald das Trigger-Ereignis eingetreten ist, tritt auch die Aktion ein.
    Das kann die Erstellung, Aktualisierung oder das Löschen eines Kontaktes, einer Organisation, Aktivität oder eines Deals in Pipedrive sein, sowie das Senden einer E-Mail.

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Wie Sie Ihren Workflow gestalten, hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens an. Für die folgenden generellen Dinge kann die Workflow-Automatisierung genutzt werden:

  • Wenn ein Deal in der ersten Phase Ihrer Pipeline erstellt wurde, kann eine Einführungs-E-Mail an die Person gesendet werden, die mit dem Deal verknüpft ist.
  • Wenn ein neuer Kontakt in Pipedrive angelegt wurde, kann ein Deal erstellt und mit diesem Kontakt verknüpft werden, sodass jeder Kontakt in Ihrer Pipeline verfolgt werden kann.
  • Wenn eine Aktitivät als erledigt markiert wurde, kann automatisch die nächste Aktivität für diesen Deal oder diesen Kontakt geplant werden.
  • Wenn ein neuer Kontakt in Pipedrive angelegt wurde, kann eine Aktivität erstellt werden, diese Person anzurufen, die dem Besitzer dieses neuen Kontaktes zugeordnet ist.

Um Ihre Automatisierung zu gestalten, klicken Sie auf Konfigurieren.
Wenn Sie Ihren Trigger konfigurieren, können Sie zwischen vier Optionen auswählen — Kontakt, Organisation, Deal und Aktivität — mit drei zusätzlichen Optionen, welches Ereignis die Automatisierung triggern soll — Erstellen, Aktualisieren oder Löschen.

Sobald Sie Trigger-Typ und Trigger-Ereignis ausgewählt haben, klicken Sie auf Anwenden.

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Da Sie nun ein Trigger-Ereignis festgelegt haben, müssen Sie auch ein Aktionsereignis definieren.
Wenn Sie Ihr Aktionsereignis konfigurieren, können Sie zwischen fünf Optionen auswählen — Kontakt, Organisation, Deal, Aktivität und E-Mail — zudem können Sie einen Aktionstyp für jede Option festlegen.

Hinweis: Wenn Sie das Senden einer E-Mail als Aktionsereignis festlegen, kann dieses Aktionsereignis nur die E-Mail-Adresse nutzen, die durch die E-Mail-Sync mit Pipedrive verbunden ist. Keine andere E-Mail-Adresse oder anderer Account kann für die Zwecke der Automatisierung verwendet werden.


Klicken Sie nach der Auswahl der Aktionsart und des Triggerereignisses auf Nächster Schritt, um die spezifischen Details für Ihre Triggeraktion anzugeben.<0> Wenn Sie diese Details angegeben haben, klicken Sie auf Anwenden.

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Hinweis: Um zu erfahren, wie man Slack-Benachrichtigungen mit der Workflow-Automatisierung automatisiert, klicken Sie hier.

Wenn Sie zusätzliche Schritte bereitstellen möchten - entweder in der Mitte oder am Ende Ihres Workflows - klicken Sie auf das Symbol + an einer der beiden Stellen, um diese Informationen hinzuzufügen.

Hinweis: Wenn Sie einen Trigger zum Erstellen einer Aktivität setzen und kein Datum für diese Aktivitätsaktion festlegen, wird es für den gleichen Tag wie die Aktivitätsaktion festgelegt. Um eine Aktivität einzuplanen, die in der Zukunft fällig wird, wählen Sie Optionen wie 'In einem Tag' oder 'Nächster Dienstag' als Fälligkeitsdatum aus, die sich auf den Zeitpunkt beziehen, an dem die Aktion getriggert wurde.

Das Hinzufügen zusätzlicher Informationen in der Mitte des Workflows wird weitere Triggerbedingungen vor dem Aktivieren der Ereignisaktion liefern. Das Hinzufügen weiterer Aktionen am Ende des Workflows löst beim Eintreten der Trigger-Ereignisse weitere Aktionen hinzu.

Abhängig von der Art Ihres Workflows können Sie wählen, ob es nur von Ihnen selbst oder von einem beliebigen Nutzer des Pipedrive-Accounts ausgelöst werden kann.
Um festzulegen, was diese Automatisierung auslösen soll, überprüfen Sie die Option unten links im Workflow und geben Sie Ihre bevorzugte Option an.

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Sobald Sie Ihre Entscheidungen getroffen und Ihren Workflow gestaltet haben, klicken Sie auf Speichern, um Ihre Automatisierung abzuschließen.

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Sobald Sie Ihren Workflow gespeichert haben, werden alle Ihre Workflows auf der Seite Workflow-Automatisierung in der Pipedrive App aufgelistet.
Sie können auch alle von Ihnen erstellten Workflows sowie die Workflows, die für das gesamte Pipedrive-Unternehmensaccount erstellt wurden, auflisten.

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Sie können Workflows bearbeiten, löschen oder als aktiv oder inaktiv markieren. Wenn ein Workflow als inaktiv markiert wurde, tauchen weder die Trigger- noch die Aktionsfunktionen auf.
Inaktive Workflows sind ausgegraut, sodass Sie eine schnelle Übersicht über derzeit alle aktiven Workflows in Ihrem Pipedrive-Account haben.

Hinweis:Durch das Importieren von Daten in Ihren Pipedrive-Account werden keine Aktionen innerhalb der Workflow-Automatisierung getriggert, selbst dann nicht, wenn diese mit der Erstellung oder Aktualisierung von Informationen in Ihrem Account verbunden sind.

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