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Pipedrive

Workflow-Automatisierung

Hinweis: Die Funktion Workflow-Automatiserung ist eine der vielen nützlichen Funktionen in Pipedrives Gold- und Platin-Plan. Um zu erfahren, wie Sie den Plan wechseln können, klicken Sie hier.

 


If you find yourself repeating the same administrative tasks in Pipedrive — scheduling the same activity after a deal has been moved to a specific stage in your pipeline — then it might be in your company's interest to automate those tasks, so you can concentrate on the important things that make your business thrive.

If you are considering using the Workflow Automation feature to send emails to your contacts, we suggest reading more here about how to do so.

To enable the Workflow Automation feature, an Admin User must go to Settings > Customize > Features, find the option for Workflow Automation, and enable it for your company Pipedrive account.
Once enabled, go to Settings and click Workflow automation at the top portion of the screen. You can also access the feature by clicking on your portrait in the top-right of the Pipedrive app, and selecting Automation.

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Note: Only Admin Users in Pipedrive may create workflows, unless that permission has been enabled for other users' permission set in the company Pipedrive account. Mehr über Berechtigungssets in Pipedrive erfahren Sie hier.

Um mit dem Erstellen eines Workflow zu beginnen, klicken Sie auf die Schaltfläche "neue Workflow", die sich in der oberen rechten Ecke der Workflow-Automatisierung-Seite in der Pipedrive-App befindet. Sobald Sie darauf geklickt haben, geben Sie einen Namen (und eine Beschreibung, falls hilfreich) für Ihren
beabsichtigte Workflow — keine Sorge, dieser Name kann später bearbeitet werden.
Sobald begonnen, sehen Sie eine Seite für Ihre Automatisierung, die Vertikal zugeordnet wird, um die programmierten Schritte Ihrer Automatisierung
anzuzeigen.
Eine Automatisierung in Pipedrive besteht aus zwei Teilen: einem Trigger-Ereignis und einem Aktionsereignis.

  • Das Trigger- Ereignis ist der "if"-Teil einer if-then-Gleichung: bevor die Automatisierung stattfindet, muss diese programmierte Aktion stattfinden.
    Dabei kann es sich um das Erstellen, aktualisieren oder Löschen von Personen, Organisation, Aktivitäten oder Deals in Pipedrive handeln.
  • Das Aktionsereignis ist der "then"-Teil einer if-then-Gleichung: Sobald das Trigger-Ereignis aufgetreten ist, ist dies die Aktion, die Sie stattfinden möchten.
    Dabei kann es sich um das Erstellen, aktualisieren oder Löschen einer Person, eines Organisations, einer Aktivität oder eines Deals in Pipedrive oder um das Senden eines E-Mail von der E-Mail Adresse, die mit Ihrem Pipedrive-Account synchronisiert wurde, handeln.

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Wie Sie Ihren Workflow gestalten, liegt natürlich an den Bedürfnissen ihrer Unternehmen, aber die Workflow-Automatisierung-Funktion kann auf folgende Dinge angewendet werden:

  • Wenn ein Deal in der ersten Phase Ihrer Pipeline erstellt wurde, kann eine Einführungs-E-Mail an die Person gesendet werden, die mit dem Deal verknüpft ist.
  • Wenn ein neuer Kontakt zu Pipedrive hinzugefügt wird, erstellen Sie einen Deal und ordnen Sie ihn dieser Person zu, stellen Sie sicher, dass jede Person in Ihrem Pipeline überwacht wird.
  • Wenn eine Aktitivät als erledigt markiert wurde, kann automatisch die nächste Aktivität für diesen Deal oder diesen Kontakt geplant werden.
  • Wenn ein neuer Kontakt in Pipedrive angelegt wurde, kann eine Aktivität erstellt werden, diese Person anzurufen, die dem Besitzer dieses neuen Kontaktes zugeordnet ist.

Um mit dem Entwerfen Ihrer Automatisierung zu beginnen , klicken Sie auf die Schaltfläche konfigurieren.
Wenn Sie Ihren Trigger konfigurieren, können Sie zwischen vier Optionen auswählen :Person ,Organisation ,Geschäft und Aktivität , mit drei Optionen für das Ereignis in Bezug auf dieses Element löst die Automatisierung aus – erstellen, aktualisieren oder löschen. Sobald Sie den Trigger-Typ und das Trigger-Ereignis ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche anwenden.



Wenn daseng_workflow_3.png
Trigger-Ereignis eingerichtet ist, müssen
Sie das Aktionsereignis definieren.
Wenn Sie Ihr Aktionsereignis definieren, können Sie zwischen fünf Optionen auswählen :Person ,Organisation ,Deal ,Aktivität und e-Mail . und können für jede Option bestimmte Aktionstypen auswählen. Hinweis: Wenn Sie eine E-Mail als Aktionsereignis in ihrer Automatisierung senden, kann das Aktionsereignis nur die E-Mail-Adresse verwenden, die mit Pipedrive über die e-Mail-Sync-Funktion synchronisiert wurde.

Für Automatisierungszwecke können keine anderen E-Mail Adressen oder Accounts verwendet werden. Sobald Sie den Aktionstyp und das auslösende Ereignis ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Nächster Schritt", um die spezifischen Details für die Trigger-Aktion anzugeben.


Wenn Sie diese Details angegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche anwenden.
Wenn Sie zusätzliche Schritte in der Mitte oder am Ende ihrer Workflow vornehmen möchten, klicken Sie auf das +-Symbol an beiden Stellen, um diese Informationen hinzuzufügen.
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Hinweis:
Wenn Sie einen Trigger zum Erstellen einer Aktivität festlegen und kein Datum für diese aktivitätsaktion festlegen, wird diese für den gleichen Tag wie die aktivitätsaktion festgelegt.

Um eine Aktivität zu planen, die zukünftig fällig werden soll, wählen Sie Optionen wie ' an einem Tag ' oder ' nächster Dienstag ' für Fälligkeitstermine, die relativ zum Zeitpunkt der Aktion sind.
Durch das Hinzufügen zusätzlicher Informationen in der Mitte des Workflow werden weitere Triggerbedingungen bereitgestellt, bevor die Ereignisaktion aktiviert
wird. Durch das Hinzufügen weiterer Aktionen am Ende des Workflow werden weitere Aktionen hinzugefügt, die entstehen, wenn das Trigger-Ereignis eintritt.
Je nach Art ihrer Workflow möchten Sie möglicherweise, dass Sie nur von Ihnen selbst ausgelöst wird, oder Sie möchten, dass Sie von jedem Nutzer im Pipedrive-Account ausgelöst
wird.
Um anzugeben, welche diese Automatisierung auslösen darf, aktivieren Sie die Option unten links im Workflow und geben Sie an, welche Option Sie bevorzugen.
Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen und Ihre Workflow entworfen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche speichern, um die Automatisierung abzuschließen.
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Nachdem Sie Ihren Workflow gespeichert haben, werden alle Workflows auf der Automatisierung-Seite des Workflows in der Pipedrive-APP aufgeführt.
Außerdem können Sie alle erstellten Workflows sowie die Workflows anzeigen eng_workflow_5.png

, die für den gesamten Unternehmen Pipedrive-Account erstellt wurden.

Sie könnenwa5.png
Workflows bearbeiten, löschen oder
als aktiv oder inaktiv markieren. Wenn ein Workflow als inaktiv markiert ist, werden Trigger-und Aktions Funktionen nicht ausgeführt.
Inaktive Workflows sind grau hinterlegt, damit Sie schnell erkennen können, welche Automatisierungen derzeit in Ihrem Pipedrive-Account aktiv sind. Hinweis:
das Importieren von Daten in ihren Pipedrive-Account löst keine Aktionen in Workflow-Automatisierung aus, auch solche, die mit der Erstellung oder Aktualisierung von Informationen im Pipedrive-Account verbunden sind.