Um herauszufinden, wie Sie mit uns in Kontakt treten können, klicken Sie bitte hier!
Status:

Pipedrive

Workflow-Automatisierung

Hinweis: Die FunktionWorkflow-Automatisierung ist eine der vielen nützlichen Funktionen in den Plänen Advanced, Professional und Enterprise. Um zu erfahren, wie Sie den Plan wechseln können, klicken Sie hier.

 


Wenn Sie immer und immer wieder die gleichen administrativen Aufgaben wiederholen, kann es durchaus in Ihrem eigenen als auch im Interesse Ihres Unternehmens liegen, diese Aufgaben zu automatisieren, sodass Sie sich wieder auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können.

Wenn Sie die Workflow-Automatisierung nutzen möchten, um E-Mails an Ihre Kontakte zu versenden, empfehlen wir Ihnen, die weitergehenden Informationen hier nachzulesen.

Um die Workflow-Automatisierung zu aktivieren, muss ein Admin-Nutzer zu Einstellungen > Anpassen > Funktionen gehen und die Option für die Workflow-Automatisierung für Ihren Pipedrive-Account aktivieren.
Nachdem die Funktion aktiviert wurde, gehen Sie zu Einstellungen und klicken Sie auf Workflow-Automatisierung, um loszulegen. Sie können auf die Funktion auch über das Klicken auf Automatisierung zugreifen, indem Sie oben rechts in der App auf Ihr Icon klicken.

eng_workflow.png

Hinweis:Nur Admin-Nutzer in Pipedrive können Workflows erstellen. Außer die Berechtigung wurde ebenfalls für andere Nutzer im Pipedrive-Account erteilt. Mehr zu Berechtigungssets in Pipedrive erfahren Sie hier.

Um einen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie auf der Seite für die Workflow-Automatisierung auf Neuer Workflow.
Geben Sie dann einen Namen (und ggf. eine nähere Beschreibung) für den Workflow an — der Name kann später jederzeit geändert werden — und klicken Sie dann auf Starten.

Sie sehen daraufhin eine Seite für Ihre Automatisierung. Diese ist vertikal gezeichnet, um die programmierten Schritte Ihrer Automatisierung anzuzeigen.
Eine Automatisierung in Pipedrive besteht aus zwei Komponenten — einem Trigger-Ereignis und einem Aktionsereignis.

  • Das Trigger-Ereignis ist das 'wenn' in der 'wenn-dann'-Regel: Bevor die Automatisierung eintritt, muss diese Aktion eintreten.
    Das kann die Erstellung, Aktualisierung oder das Löschen eines Kontaktes, einer Organisation, Aktivität oder eines Deals in Pipedrive sein.
  • Das Aktionsereignis ist das 'dann' in der 'wenn-dann'-Regel: Sobald das Trigger-Ereignis eingetreten ist, tritt auch die Aktion ein.
    Das kann die Erstellung, Aktualisierung oder das Löschen eines Kontaktes, einer Organisation, Aktivität oder eines Deals in Pipedrive sein, sowie das Senden einer E-Mail.

eng_workflow_2.png

Wie Sie Ihren Workflow gestalten, hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens an. Für die folgenden generellen Dinge kann die Workflow-Automatisierung genutzt werden:

  • Wenn ein Deal in der ersten Phase Ihrer Pipeline erstellt wurde, kann eine Einführungs-E-Mail an die Person gesendet werden, die mit dem Deal verknüpft ist.
  • Wenn ein neuer Kontakt in Pipedrive angelegt wurde, kann ein Deal erstellt und mit diesem Kontakt verknüpft werden, sodass jeder Kontakt in Ihrer Pipeline verfolgt werden kann.
  • Wenn eine Aktitivät als erledigt markiert wurde, kann automatisch die nächste Aktivität für diesen Deal oder diesen Kontakt geplant werden.
  • Wenn ein neuer Kontakt in Pipedrive angelegt wurde, kann eine Aktivität erstellt werden, diese Person anzurufen, die dem Besitzer dieses neuen Kontaktes zugeordnet ist.

Um Ihre Automatisierung zu gestalten, klicken Sie auf Konfigurieren.
Wenn Sie Ihren Trigger konfigurieren, können Sie zwischen vier Optionen auswählen — Kontakt, Organisation, Deal und Aktivität — mit drei zusätzlichen Optionen, welches Ereignis die Automatisierung triggern soll — Erstellen, Aktualisieren oder Löschen.

Sobald Sie Trigger-Typ und Trigger-Ereignis ausgewählt haben, klicken Sie auf Anwenden.

eng_workflow_3.png

Da Sie nun ein Trigger-Ereignis festgelegt haben, müssen Sie auch ein Aktionsereignis definieren.
Wenn Sie Ihr Aktionsereignis konfigurieren, können Sie zwischen fünf Optionen auswählen — Kontakt, Organisation, Deal, Aktivität und E-Mail — zudem können Sie einen Aktionstyp für jede Option festlegen.

Hinweis: Wenn Sie das Senden einer E-Mail als Aktionsereignis festlegen, kann dieses Aktionsereignis nur die E-Mail-Adresse nutzen, die durch die E-Mail-Sync mit Pipedrive verbunden ist. Keine andere E-Mail-Adresse oder anderer Account kann für die Zwecke der Automatisierung verwendet werden.


Klicken Sie nach der Auswahl der Aktionsart und des Triggerereignisses auf Nächster Schritt, um die spezifischen Details für Ihre Triggeraktion anzugeben.<0> Wenn Sie diese Details angegeben haben, klicken Sie auf Anwenden.

eng_workflow_4.png

Hinweis: Um zu erfahren, wie man Slack-Benachrichtigungen mit der Workflow-Automatisierung automatisiert, klicken Sie hier.

Wenn Sie zusätzliche Schritte bereitstellen möchten - entweder in der Mitte oder am Ende Ihres Workflows - klicken Sie auf das Symbol + an einer der beiden Stellen, um diese Informationen hinzuzufügen.

Hinweis: Wenn Sie einen Trigger zum Erstellen einer Aktivität setzen und kein Datum für diese Aktivitätsaktion festlegen, wird es für den gleichen Tag wie die Aktivitätsaktion festgelegt. Um eine Aktivität einzuplanen, die in der Zukunft fällig wird, wählen Sie Optionen wie 'In einem Tag' oder 'Nächster Dienstag' als Fälligkeitsdatum aus, die sich auf den Zeitpunkt beziehen, an dem die Aktion getriggert wurde.

Das Hinzufügen zusätzlicher Informationen in der Mitte des Workflows wird weitere Triggerbedingungen vor dem Aktivieren der Ereignisaktion liefern. Zusätzlich hinzugefügte Aktionen am Ende des Workflows fügen auch zusätzliche Aktionen hinzu, wenn das Trigger-Ereignis eintritt.

Je nach Workflow können Sie entscheiden, ob dieses Ereignis nur von Ihnen oder von jedem Nutzer im Pipedrive-Account getriggert werden kann.
Um festzulegen, wer dieses Ereignis triggern kann, wählen Sie am linken unteren Ende des Workflows die Option aus, die Sie bevorzugen.

triggered_by.png

Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf Speichern, um die Automatisierung abzuschließen.

eng_workflow_5.png

Sobald der Workflow gespeichert wurde, werden alle Ihre Workflows auf der entsprechenden Seite für die Workflow-Automatisierung angezeigt.
Dort können Sie neben den von Ihnen erstellen Workflows, auch alle anderen im Unternehmensaccount erstellten Workflows sehen.

wa5.png

Sie können Workflows bearbeiten, löschen oder als aktiv bzw. inaktiv markieren. Wenn ein Workflow als inaktiv markiert wurde, tauchen weder die Trigger- noch die Aktionsfunktionen auf.
Inaktive Workflows sind ausgegraut, sodass Sie eine schnelle Übersicht über derzeit alle aktiven Workflows in Ihrem Pipedrive-Account haben.

Hinweis:Durch das Importieren von Daten in Ihren Pipedrive-Account werden keine Aktionen innerhalb der Workflow-Automatisierung getriggert, selbst dann nicht, wenn diese mit der Erstellung oder Aktualisierung von Informationen in Ihrem Account verbunden sind.

Fragen? 

Um herauszufinden, wie Sie mit uns in Kontakt treten können, klicken Sie bitte hier!


Looking for Training Courses and Tutorials? 

Visit our Pipedrive Academy.