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Importação de dados de uma planilha

Nota: Esta ação está disponível apenas para usuários administradores.


Você pode importar dados para o Pipedrive com facilidade a partir de arquivos de planilhas XLS, XLSX e CSV. Você pode importar ofertas, organizações, pessoas, notas e atividades ao mesmo tempo!

Antes de começar, sugerimos ler nosso artigo aqui sobre Como seus dados são organizados no Pipedrive. É importante que você compreenda como os dados que está importando serão apresentados a você após a importação.

Importando planilhas

 

Preparando-se para uma importação

Nota: Recomendamos usar uma planilha nova sem nenhuma fórmula no processo de importação. Caso tenha uma planilha que utiliza fórmulas ou vinculação de dados para gerar conteúdo de uma célula, sugerimos copiar os dados de sua planilha e colá-los em uma planilha nova sem as fórmulas. 

Antes de importar, você precisa pensar sobre quais tipos de dados deseja gerar no Pipedrive.

  • Está só tentando importar uma lista de Contatos? (Pessoas e Organizações)
  • Deseja importar contatos e ofertas em aberto do seu funil para esses contatos ao mesmo tempo?
  • Deseja importar Contatos, Negócios em aberto para eles e criar Atividades para todos esses Negócios também?
  • Deseja importar Contatos, Negócios em aberto para eles, criar Atividades e anexar Observações?
  • Ou talvez você quer abrir um monte de novos Negócios para Contatos que já existam no Pipedrive?


Se isso parece muito confuso, sugerimos ler nosso artigo aqui sobre como seus dados são organizados no Pipedrive.

Como importar uma planilha

Passo 1: Enviar o arquivo



  • Vá para Ajustes > Importar dados > Do arquivo
  • Clique em Fazer upload de arquivo e selecione o arquivo que deseja importar. O Pipedrive suporta arquivos Excel (.xls e .xlsx) e .csv.

    Nota: Caso ocorra um erro ao tentar importar uma planilha, o problema provavelmente vem de sua planilha: por não haver limite máximo para o número de colunas na planilha, o tamanho máximo do arquivo é limitado a 50mb, com um limite máximo de 50.000 linhas dentro da planilha. 

 

Passo 2: Mapeamento



É agora que você vai mapear as colunas da sua planilha com os diferentes campos do Pipedrive. Basta arrastar e soltar os cantos do lado direito para as colunas correspondentes da planilha.

Nota: Você vai notar que no canto direito há categorias diferentes de tipos diferentes de dados (contatos, ofertas, etc.). Cada uma tem seus campos individuais para os quais você pode mapear conteúdo da sua planilha.

Você também pode usar a função busca para encontrar rapidamente o campo que estiver procurando.

Você tem um campo que não é criado por padrão no Pipedrive? Você pode navegar para Ajustes > Personalizar camposcriar o campo personalizado que precisar a qualquer momento. Você pode continuar sua importação voltando para Ajustes > Importar dados.



Se os cabeçalhos da coluna importada for igual aos valores do Pipedrive, então os respectivos títulos serão selecionados automaticamente. Se o reconhecimento automático falhar para qualquer um de seus campos, você ainda pode arrastar os campos Pipedrive para suas colunas da planilha apropriada.

Nota: O mapeamento de campos de categoria de oferta para as colunas em suas planilhas irá criar ofertas dentro de sua conta Pipedrive. Caso não deseje criar ofertas por meio da importação, não mapeie campos de campo de categoria de oferta para as colunas de sua planilha.

Depois de concluído, pressione Próximo.

Etapa 3: Visualização e conclusão



É agora que você vai poder dizer ao Pipedrive o que fazer se forem encontradas duplicatas. O Pipedrive tem um algoritmo anti-duplicatas que vai fazer o que puder para encontrar registros iguais e consolidar seus dados em um só.

Aqui você pode revisar o mapeando de colunas. Esta página mostra como seus dados vão ser exibidos após a importação baseados no mapeamento de colunas que você fez no passo 2.



Depois de ter visualizado a importação, selecione Começar importação..

Pronto! Agora você pode revisar os dados importados ou até fazer algumas alterações desejadas nos dados com nossa exibição de lista para edição em lote..

O que é o "Skip file"?

Ao executar uma importação, o Pipedrive irá gerar com atenção um relatório pequeno e limpo para você sobre qualquer complicação que surgiu durante a importação.
Por exemplo, se você estivesse prestes a importar uma lista de pessoas e não tivesse incluído um campo obrigatório — como o nome — essa linha de informações seria ignorada.
Então essa linha seria tomada e organizada em um Skip file.

Você pode baixar o Skip file a qualquer momento para revisar. Você pode até mesmo fazer as alterações que precisa e então importar o Skip file para o Pipedrive para concluir sua importação. Isso torna fácil garantir que todos os seus dados sejam inseridos no sistema.





Como reverter uma importação

Depois de realizar uma importação, ela pode ser revertida dentro de 48 horas da importação inicial com o botão Reverter fornecido em seu Histórico de importação.
Se esse botão Reverter não estiver disponível, diga a nossa equipe de suporte e eles ficarão felizes em lhe ajudar.


Mapeamento - Resolva o quebra-cabeças

Alguns campos específicos irão precisar de mapeamento para serem importados de maneira apropriada.
Ao selecionar o estágio, status, visível para, proprietário, ou qualquer campos de opção de escolha múltipla/única, o diálogo Solucionar o quebra-cabeças é aberto, no qual você pode fazer a correspondência dos dados importados com os valores no Pipedrive.

Por exemplo, quando você mapeia a Oferta - Estágio para uma coluna da sua planilha, você vê essa caixinha esperta "resolva o quebra-cabeças". Do lado esquerdo temos palavras-chave diferentes encontradas em nossa coluna em nossa planilha, e do lado direito, temos estágios diferentes em funis diferentes.
Tudo que você tem que fazer é arrastar e soltar as palavras diferentes do lado esquerdo para o lado direito e fazer sua correspondência.



No exemplo abaixo, temos palavras-chave como Estágio 1 e Estágio 2 em nossa planilha. Quando as arrastamos para a etapa Contato feito, significa que qualquer linha em que houver Etapa 1 ou Etapa 2 na planilha, seus Negócios serão adicionados à etapa Contato feito.

Importação avançada - campos mapeáveis e o que eles fazem



Há vários campos diferentes para os quais você pode mapear suas colunas no Pipedrive.
Vamos falar sobre o que eles representam e quais são os mais importantes para você.

 

Campos obrigatórios
Eles são obrigatórios na criação de seus registros:

Pessoas - Nome | (Exemplo: Audrey Hepburn)
Obrigatório para criar pessoas (a menos que você esteja usando nome e sobrenome)
Pessoa - Nome | (Exemplo: Audrey)
Obrigatório para criar pessoas (a menos que você esteja usando o nome completo) 
Pessoa - Sobrenome | (Exemplo: Hepburn)
Obrigatório para criar pessoas (a menos que você esteja usando o nome completo)
Pessoa - Telefone | (Exemplo: 555-555-4422)
Número de contato para a pessoa (especifique isso para evitar duplicar pessoas)
Pessoa - E-mail | (Exemplo: [email protected])
E-mail de contato para a pessoa (especifique isso para evitar duplicação potencial de pessoas)

Organização - Nome | (Exemplo: Pipedrive)
Obrigatório para criar organizações e associá-las às pessoas em suas respectivas linhas
Organização - Endereço | (Exemplo: 32 Sleepy Hill, Newcomerstown, South Dakota)
Endereço físico da organização, geocodificado com o Google Maps. (especifique isso para evitar organizações duplicadas que tenham o mesmo nome)

Negócio - Título | (Exemplo: Negócio Ford)

Obrigatório para criar negócios. Deixe todas as células da sua planilha em branco se quiser que o Pipedrive crie um título para cada negócio automaticamente, por exemplo, "Negócio Ford", seguindo o nome da organização relacionada ao negócio. Se nenhuma organização é especificada, o Pipedrive irá nomeá-lo de acordo com o nome da pessoa (por ex., "Negócio do Jon Snow") ou personalize os títulos de seus negócios populando as células com o que desejar.

Nota: Se um Negócio - Estágio não estiver mapeado na importação, qualquer negócio criado será automaticamente colocado no primeiro estágio de seu primeiro funil.

Nota - Conteúdo | (Exemplo: Estou deixando uma nota nesse negócio)
Obrigatório para a criação de notas. Isso garante que o conteúdo de sua nota é anexável a todos os objetos (pessoas, negócios, etc.) que você especificar em sua importação.

Atividade - Assunto | (Exemplo: Chamada subseqüente )
Obrigatório para a criação de Atividades. NÃO DEIXE as células da planilha vazias. Preencha cada célula com o nome do assunto desejado. Assim será criada uma atividade para cada linha.

Campos usado com frequência
Não são obrigatórios, porém, muito úteis quando inclusos:

Negócio - Etapa | (Exemplo: Ideia)
Define em qual etapa/funil seus negócios serão adicionados. Se não for especificada nenhuma etapa, seus negócios serão abertos na primeira etapa do seu primeiro funil.
Negócio - Valor | (Exemplo: 2000)
Valor monetário dos seus negócios. Se nenhuma moeda for especificada, o Negócio recebe a moeda padrão das Configurações da Empresa.
Negócio - Moeda | (Exemplo: BRL ou EUR)
Defina a moeda do valor do seu Negócio. Se não for especificada, o Pipedrive usará a moeda padrão da sua empresa definido nas Configurações da Empresa.
Negócio - Data de fechamento esperada | (Exemplo: 2016/04/11, 4/11/16 ou 4/11/2016)
Especifique uma data se quiser que seu Negócio apareça na Visualização de Linha do tempo. Essa data pode ser adicionada manualmente depois, se necessário.
Negócio - Proprietário | (Exemplo: Monica ou Fábio)
Determina qual usuário do Pipedrive é o proprietário do Negócio. Se não for especificado um proprietário, todos os Negócios serão de propriedade do usuário que está fazendo a importação.

Atividade - Prazo | (Exemplo: 2016/04/11, 4/11/16 ou 4/11/2016)
Especifica o prazo de uma atividade.
Atividade - Tipo | (Exemplo: Ligação, Almoço, Reunião)
Permite especificar tipos diferentes de atividades, incluindo personalizadas.
Atividade - Atribuída ao Usuário | (Exemplo: Monica ou Fábio)
Permite atribuir atividades a usuários específicos do Pipedrive.

Campos históricos
Eles irão mapear datas históricas e status de seus registros, como negócios fechados anteriormente ou atividades concluídas anteriormente.

Data do negócio - Ganho | (Exemplo: 2016/04/11 , 4/11/16 ou 4/11/2016)
Especifica a data na qual seus negócios foram marcados como ganhos.
Data do negócio - Perdido | (Exemplo: 2016/04/11 , 4/11/16 ou 4/11/2016)
Especifica a data na qual seus negócios foram marcados como Perdidos.
Negócio - Status | (Exemplo: Perdido ou Em aberto)
Permite que você importe negócios já fechados. Você pode especificar quais linhas são negócios em aberto, perdidos ou ganhos.
Nota: Caso nenhum status seja especificado, todos os negócios importados serão automaticamente marcados como Em aberto.

Atividade - Conclusão | (Exemplo: Feita ou A fazer)
Permite marcar algumas atividades como já tendo sido concluídas enquanto outras são deixadas abertas.
Atividade - Data marcada como concluída | (Exemplo: 2016/04/11, 4/11/16 ou 4/11/2016)
Especifica quando uma atividade foi marcada como Concluída. Isso será exibido nas suas Estatísticas.

 

Planilha de exemplo para baixar

A planilha anexada a esse artigo — Planilha final Pipedrive para importação.xlsx — fornece um modelo para você começar sua importação. Você encontrará colunas codificadas em cores e com descrições dos diferentes campos e verá que os cabeçalhos são facilmente reconhecidos por nosso sistema de importação. 

Você pode inserir seus próprios dados nesta planilha ou usá-la para pelo menos entender para onde cada campo diferente do Pipedrive será mapeado nas colunas da sua própria planilha.