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Central de Suporte

Importação de dados de uma planilha

Observação: É necessário ter direitos de administrador para realizar algumas das ações listadas neste artigo. Clique aqui para saber mais.


Este artigo vai familiarizar você com nosso novo e melhorado sistema de importação. Se nada neste artigo parecer familiar, é provavelmente porque você está usando nossa versão mais antiga deste recurso. Se quiser passar para a versão nova, basta nos escrever aqui na central de ajuda para ativarmos a opção para você.

Você pode facilmente importar dados para o Pipedrive de planilhas nos formatos XLS, XLSX e CSV. É possível importar Negócios, Organizações, Pessoas, Observações e Atividades. Era possível fazer isso anteriormente, mas separadamente.

Antes das coisas ficarem mais técnicas, sugerimos ler nosso artigo aqui sobre Como seus dados são organizados no Pipedrive. É importante entender como os dados que você está importando serão apresentados a você depois da importação.

Para aprender como importar dados de planilhas para o Pipedrive, assista o vídeo ou leia as instruções abaixo.


 

Preparando-se para uma importação

Observação - Recomendamos usar uma planilha nova sem nenhuma fórmula para importação de dados. Isto facilitará a importação. Se você tem uma planilha que usa fórmulas ou ligação de dados para gerar a saída de dados, basta copiar os dados de sua planilha e colar numa planilha nova sem as fórmulas (Editar, Colar especial, Somente valores).


Antes de importar, você precisa pensar sobre que tipo de dados você deseja criar no Pipedrive.

Está só tentando importar uma lista de Contatos? (Pessoas e Organizações)

Deseja importar contatos e Negócios abertos do seu funil para eles ao mesmo tempo?

Deseja importar Contatos, Negócios em aberto para eles e criar Atividades para todos esses Negócios também?

Deseja importar Contatos, Negócios em aberto para eles, criar Atividades e anexar Observações?

Ou talvez você quer abrir um monte de novos Negócios para Contatos que já existam no Pipedrive.

Se isso parece muito confuso, sugerimos ler nosso artigo aqui sobre Como seus dados ficam organizados no Pipedrive. Mas se você já sabe tudo sobre Negócios, Pessoas, Organizações, etc., então pode continuar lendo.

 

Como importar uma planilha

Passo 1: Enviar o arquivo




Navegue até Ajustes > Importar Dados.

Clique em A partir de arquivo.

Clique em Enviar arquivo e selecione o arquivo que deseja importar, ou arraste a planilha desejada para o Pipedrive. O Pipedrive é compatível com arquivos Excel (.xls e .xlsx) e .csv.

 

Passo 2: Mapeamento




É agora que você vai mapear as colunas da sua planilha com os diferentes campos do Pipedrive. Basta arrastar e soltar os cantos do lado direito para as colunas correspondentes da planilha.

Observação: Você vai notar que no canto direito há categorias diferentes de tipos de dados (Contatos, Negócios, etc.). Cada uma tem seus campos individuais para os quais você pode mapear conteúdo da sua planilha.


Você também pode usar a função busca para encontrar rapidamente o campo que estiver procurando.

Tem algum campo personalizado? Basta ir até Personalizar campos e criar o campo personalizado que você precisa a qualquer momento. Você pode só continuar sua importação voltando para Importar dados.



Se os cabeçalhos da coluna importada for igual aos valores do Pipedrive, então os respectivos títulos serão selecionados automaticamente. Se o reconhecimento automático falhar para qualquer um dos seus campos, você ainda pode arrastar os campos do Pipedrive para as colunas certas da planilha.

Quando terminar, clique em Próximo..

 

Etapa 3: Visualização e conclusão




É agora que você vai poder dizer ao Pipedrive o que fazer se forem encontradas duplicatas. O Pipedrive tem um algoritmo anti-duplicatas que vai fazer o que puder para encontrar registros iguais e consolidar seus dados em um só.

Aqui você pode revisar o mapeando de colunas. Esta página mostra como seus dados vão ser exibidos após a importação baseados no mapeamento de colunas que você fez no passo 2.



Depois de ter visualizado a importação, selecione Começar importação..

Pronto! Agora você pode revisar os dados importados ou até fazer algumas alterações desejadas nos dados com nossa visualização de lista para edição em lote..

 

O que é o "Skip file"?

Sempre que você executar uma importação, o Pipedrive vai montar atentamente um relatório bonitinho para você sobre qualquer complicação que surgir durante a importação. Por exemplo, se você não mapear um campo obrigatório durante uma importação, o Pipedrive vai ignorar a linha da sua planilha que não tenha o campo. Depois ele vai pegar essa linha e organizá-la em um arquivo Skip file.

Você pode baixar o Skip file a qualquer momento para revisar. A partir daí você pode até fazer as alterações necessárias e depois importar o Skip file para o Pipedrive para concluir sua importação; isso facilita sua verificação de que todos os seus dados sejam importados para o sistema

Por exemplo: Se você precisava importar uma lista de Pessoas e não incluiu um campo obrigatório como o Nome, essa linha será ignorada.





Como reverter uma importação

E se você precisar desfazer sua importação e recomeçar? Depois de realizar uma importação, ela pode ser revertida a qualquer momento dentro de 48 horas da importação inicial com um link espertíssimo que o Pipedrive oferece a você:

Seu link "Reverter" não está disponível? - Use o widget da nossa central de ajuda para entrar em contato conosco. Podemos reativar o link para você.


Mapeamento - Resolva o quebra-cabeças

Alguns campos precisam de mapeamento adicional para serem importados corretamente. Por exemplo:

Quando você seleciona a Etapa, Status, Visível para, Proprietário ou qualquer campo de opção múltipla/simples, será aberto o diálogo Resolva o quebra-cabeças, onde você pode combinar os dados importados com os campos do Pipedrive.

Então neste exemplo, quando você mapeia a Etapa para uma coluna da sua planilha, você vê essa caixinha esperta de resolva o quebra-cabeças. No nosso lado esquerdo temos palavras-chave diferentes encontradas na coluna ou na planilha e, à direita, temos etapas diferentes em funis diferentes.

Tudo o que você precisa fazer é arrastar e soltar as palavras diferentes do canto esquerdo para o direito e fazer a correspondência.

No exemplo abaixo, temos palavras-chave como Etapa 1 e Etapa 2 em nossa planilha. Quando as arrastamos para a etapa Contato feito, significa que qualquer linha em que houver Etapa 1 ou Etapa 2 na planilha, seus Negócios serão adicionados à etapa Contato feito.



Importação avançada - campos mapeáveis e o que eles fazem



Há vários campos diferentes para os quais você pode mapear suas colunas no Pipedrive. Vamos falar sobre o que eles representam e quais são os mais importantes para você.

 

Campos obrigatórios

São obrigatórios para criar seus registros:

Pessoa - Nome | (Exemplo: Jorge Santos)
Obrigatório para criar Pessoas - A não ser que se use Nome e Sobrenome.
Pessoa - Primeiro Nome | (Exemplo: Jorge)
Obrigatório para criar Pessoas. A não ser que se utilize o Nome completo.
Pessoa - Sobrenome | (Exemplo: Santos)
Obrigatório para criar Pessoas. A não ser que se utiliza o Nome completo.
Pessoa - Telefone | (Exemplo: 11-5555-4422)
Número de contato da Pessoa. Isso também é importante especificar para evitar Pessoas duplicadas.
Pessoa - Email | (Exemplo: jorge.santos@empresa.com) E-mail de contato da Pessoa. Isso também é importante especificar para evitar Pessoas duplicadas.

Organização - Nome | (Exemplo: Pipedrive)
Obrigatório para criar Organizações e associá-las às Pessoas das respectivas linhas.
Organização - Endereço | (Exemplo: Avenida Atlântica 2200, Rio de Janeiro, Brasil)
Endereço físico da Organização. Este endereço é geocodificado com o Google Maps. Também é muito importante especificar para evitar duplicatas de Organizações que tenham o mesmo nome.

Negócio - Título | (Exemplo: Negócio Ford)
Obrigatório para criar Negócios. Deixe todas as células da sua planilha em branco se quiser que o Pipedrive crie um título para cada Negócio automaticamente, por exemplo, "Negócio Ford", seguindo o nome da Organização relacionada ao Negócio. Se nenhuma Organização for especificada, então o Pipedrive criará um título de acordo com o nome da Pessoa, por exemplo, "Negócio de Jorge Santos". Ou personalize os títulos dos seus Negócios preenchendo as células com o que achar melhor.

Observação: Os Negócios serão criados na primeira etapa do seu primeiro funil se você não especificar a etapa em outra coluna


Observação - Conteúdo | (Exemplo: Estou deixando uma observação neste negócio)
Obrigatório para criação de Observações. Isso garante que o conteúdo da sua nota seja ligado a todos os objetos (Pessoas, Negócios, etc.) que você especificar na sua importação.

Atividade - Assunto | (Exemplo: Chamada subseqüente )
Obrigatório para a criação de Atividades. NÃO DEIXE as células da planilha vazias. Preencha cada célula com o nome do assunto desejado. Assim será criada uma atividade para cada linha.

 

Campos usados com frequência

Estes não são obrigatórios, mas são muito úteis de se incluir.

Negócio - Etapa
- (Exemplo: Ideia) Define em qual etapa/funil seus Negócios serão adicionados. Se não for especificada nenhuma etapa, seus negócios serão abertos na primeira etapa do seu primeiro funil.
Negócio - Valor - (Exemplo: 2000)
Valor monetário dos seus Negócios. Se nenhuma moeda for especificada, o Negócio recebe a moeda padrão das Configurações da Empresa.
Negócio - Moeda | (Exemplo: BRL ou EUR)
Defina a moeda do valor do seu Negócio. Se não for especificada, o Pipedrive usará a moeda padrão da sua empresa definido nas Configurações da Empresa.
Negócio - Data de fechamento esperada | (Exemplo: 2016/04/11, 4/11/16 ou 4/11/2016)
Especifique uma data se quiser que seu Negócio apareça na Visualização de Linha do tempo. Essa data pode ser adicionada manualmente depois, se necessário.
Negócio - Proprietário | (Exemplo: Monica ou Fábio)
Determina qual usuário do Pipedrive é o proprietário do Negócio. Se não for especificado um proprietário, todos os Negócios serão de propriedade do usuário que está fazendo a importação.

Atividade - Prazo | (Exemplo: 2016/04/11, 4/11/16 ou 4/11/2016)
Especifica o prazo de uma atividade.
Atividade - Tipo | (Exemplo: Ligação, Almoço, Reunião)
Permite especificar tipos diferentes de atividades, incluindo personalizadas.
Atividade - Atribuída ao Usuário | (Exemplo: Monica ou Fábio)
Permite atribuir atividades a usuários específicos do Pipedrive.

 

Campos históricos

Estes mapeiam datas e status históricos dos seus registros. Permite importar um histórico de Negócios fechados anteriormente ou Atividades concluídas anteriormente.

Negócio - Status | (Exemplo: Ganho ou Em aberto)
Permite importar Negócios que já foram fechados. Você pode especificar quais linhas são negócios que estão em aberto, ganhos ou perdidos.

Observação: Se nenhum status for especificado, todos os Negócios importados ficarão Em aberto automaticamente..


Negócio - Data ganho | (Exemplo: 2016/04/11, 4/11/16 ou 4/11/2016)
Especifica em qual data seus Negócios foram marcados como Ganhos.
Negócio - Data perda | (Exemplo: 2016/04/11, 4/11/16 ou 4/11/2016)
Especifica em qual data seus Negócios foram marcados como Perdidos.

Atividade - Conclusão | (Exemplo: Feita ou A fazer)
Permite marcar algumas atividades como já tendo sido concluídas enquanto outras são deixadas abertas.
Atividade - Data marcada como concluída | (Exemplo: 2016/04/11, 4/11/16 ou 4/11/2016)
Especifica quando uma atividade foi marcada como Concluída. Isso será exibido nas suas Estatísticas.

 

Planilha de exemplo para baixar

A planilha anexada a este artigo (Planilha Amostra para Importação.xlsx) oferece um modelo para começar suas importações. Você verá que as colunas estão coloridas e com descrições dos diferentes campos.

Os cabeçalhos também são facilmente reconhecidos pelo nosso sistema de importação.

Você pode inserir seus próprios dados nesta planilha ou usá-la para pelo menos entender para onde cada campo diferente do Pipedrive será mapeado nas colunas da sua própria planilha.