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Base de Conhecimento

Importando dados para o Pipedrive com planilhas

Observação: esta ação só está disponível para usuários administradores ou com as respectivas Configurações de permissão ativadas.

 


Você pode importar dados para o Pipedrive com facilidade a partir de arquivos de planilhas XLS, XLSX e CSV. Você pode importar Negócios, Organizações, Pessoas, Notas e Atividades ao mesmo tempo.

Antes de começar, sugerimos que você leia nosso artigo sobre Como seus dados são organizados no Pipedrive. É importante entender como os dados que você está importando serão apresentados a você depois da importação.

Se você usa o Pipedrive há pouco tempo, confira o curso Comece com o básico, na Academia do Pipedrive.

 


Como se preparar para uma importação

Observação: durante o processo de importação, recomendamos usar uma planilha nova, sem nenhuma fórmula. Se você tem uma planilha com fórmulas ou vinculação de dados para gerar o conteúdo de uma célula, sugerimos copiar e colar os dados em uma planilha nova, sem as fórmulas.

 

Antes de importar, você precisa pensar em qual tipo de dados deseja gerar no Pipedrive.

  • Você só está tentando importar uma lista de contatos? (Pessoas e Organizações)
  • Deseja importar Contatos e Negócios em aberto do seu funil para esses contatos ao mesmo tempo?
  • Deseja importar Contatos, Negócios em aberto para eles e criar Atividades para todos esses Negócios também?
  • Deseja importar Contatos, Negócios em aberto para eles, criar Atividades e anexar Observações?
  • Ou talvez você quer abrir um monte de novos Negócios para Contatos que já existam no Pipedrive?


Se isso parecer muito confuso, sugerimos dar uma olhada no artigo como seus dados são organizados no Pipedrive antes.

 


Como importar uma planilha

Observação: se você deseja importar leads, confira este artigo.


Passo 1: Enviar o arquivo

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  • Acesse Ferramentas e aplicativos > Importar dados > De uma planilha.
  • Clique em Fazer upload de arquivo e selecione o arquivo que deseja importar. O Pipedrive é compatível com arquivos Excel (.xls e .xlsx) e .csv.
Observação: se você receber uma mensagem de erro ao tentar importar uma planilha, o problema pode ser o seguinte: embora não haja um limite máximo para o número de colunas, o arquivo da planilha deve ter até 50mb e obedecer o limite de 50.000 linhas.

Etapa 2: Mapeamento



Este é o momento em que você pode mapear as colunas na sua planilha para campos diferentes no Pipedrive. Basta arrastar e soltar os campos no canto direito para as colunas correspondentes na planilha.

Observação: você notará que, no canto direito, há categorias diferentes de tipos de dados distintos (Contatos, Negócios, etc.). Cada uma delas tem campos individuais próprios, para os quais você pode mapear conteúdo da sua planilha.


Você também pode usar a função buscar para encontrar rapidamente o campo que estiver procurando.

Você tem um campo que não é criado por padrão no Pipedrive? A qualquer momento, basta ir em Configurações > Campos personalizados e criar o campo personalizado que você precisa. Você pode simplesmente retomar sua importação retornando para Ferramentas e aplicativos > Importar dados.

Você também pode clicar no botão +Adicionar campos personalizados encontrado no final da lista de campos para ir diretamente para lá.

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Se os cabeçalhos importados de coluna corresponderem aos valores do campo no Pipedrive, os respectivos títulos serão selecionados automaticamente. Se o reconhecimento automático falhar para qualquer um dos seus campos, você ainda pode arrastar os campos do Pipedrive para as colunas certas da planilha.

Observação: mapear os campos de categoria de negócio para as colunas da sua planilha resultará na criação de negócios na sua conta do Pipedrive. Caso não deseje criar negócios por meio da importação, não mapeie campos de categoria de negócio para as colunas de sua planilha.

 

Quando terminar, clique em Próximo.

Etapa 3: Visualização e conclusão

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Agora, você pode dizer ao Pipedrive o que fazer se duplicações forem encontradas. O Pipedrive possui um algoritmo antiduplicação que fará tudo que for possível para encontrar registros iguais e consolidar os dados deles em um só.

Aqui, você também pode revisar os mapeamentos que fez. Esta página deixa claro como seus dados serão exibidos após a importação, com base no mapeamento que você fez na etapa 2.

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Depois de visualizar a sua importação, selecione Iniciar importação .

Pronto! Agora, você pode revisar os dados importados ou até fazer possíveis alterações nos dados utilizando a nossa Visualização de lista para edição em massa.

 


O que é um "skip file"?

Quando você executa uma importação, o Pipedrive gera um breve relatório sobre possíveis problemas durante o processo.
Por exemplo, se você estiver importando uma lista de pessoas e não incluir um campo obrigatório, como o nome, essa linha de informações será ignorada.
Em seguia, será importada e organizada em um skip file.

Você pode baixar o skip file a qualquer momento para analisar as informações. Você pode inclusive fazer as alterações necessárias e, depois, importar o skip file para o Pipedrive para concluir o processo. Isso torna mais fácil garantir que todos os dados sejam importados para o sistema.

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Como reverter uma importação?

Depois que você faz uma importação, pode revertê-la em até 48 horas após o início do processo pressionando o botão Reverter, localizado no seu Histórico de importações.
Se o botão Reverter não estiver disponível, entre em contato com a nossa equipe de suporte para receber ajuda.

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Mapeamento: "resolva o quebra-cabeças"

Alguns campos específicos exigirão um mapeamento adicional para serem importados adequadamente.
Quando você seleciona os campos Etapa, Status, Visível para, Proprietário ou qualquer campo de opção de múltipla/única escolha, a caixa de diálogo Mapa é exibida, permitindo que você combine os dados importados com os valores no Pipedrive.

Por exemplo, quando você mapeia a Oferta - Etapa para uma coluna da sua planilha, você vê a caixinha "resolva o quebra-cabeças". No lado esquerdo, temos palavras-chave diferentes encontradas na coluna da nossa planilha, e no lado direito, diferentes etapas em diferentes funis.
Tudo o que você precisa fazer é arrastar e soltar as palavras diferentes do lado esquerdo para o lado direito e combiná-las.

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Neste exemplo, temos palavras-chave como Etapa 2 e Etapa 5</2> na nossa planilha. Quando elas forem arrastadas para a etapa Contato feito, ou seja, qualquer linha em que houver Etapa 2 ou Etapa 5 na planilha, os Negócios serão adicionados à etapa Contato feito.

 


Importação avançada: campos mapeáveis e o que fazem


No Pipedrive, existem muitos campos diferentes para onde você pode mapear as suas colunas.
Vamos falar sobre quais são eles e quais podem ser os mais importantes para você.

Campos obrigatórios
Esses campos são obrigatórios ao mapear importações para criar os seus registros:

  • Nome da pessoa | (Exemplo: Audrey Hepburn)
    Obrigatório para criar Pessoas (a menos que esteja usando Nome e Sobrenome)
  • Pessoa - Nome | (Exemplo: Audrey)
    Obrigatório para criar Pessoas (a menos que esteja usando o nome completo)
  • Pessoa - Sobrenome | (Exemplo: Hepburn)
    Obrigatório para criar Pessoas (a menos que esteja usando o nome completo)
  • Pessoa - Telefone | (Exemplo: 555-555-4422)
    Número de contato da Pessoa (especifique isso para evitar a possibilidade de duplicação de Pessoas)
  • Pessoa - Email | (Exemplo: audrey.hepburn@pipedrive.com)
    E-mail de Contato da Pessoa (especifique isso para evitar a possível duplicação de pessoas)
  • Organização - Nome | (Exemplo: Pipedrive)
    Obrigatório para criar Organizações e associá-las às pessoas em suas respectivas linhas
  • Organização - Endereço | (Exemplo: 32 Sleepy Hill, Newcomerstown, Dakota do Sul)
    Endereço físico da organização, codificado geograficamente com o Google Maps. (especifique isso para evitar organizações duplicadas que tenham o mesmo nome)
  • Negócio - Título | (Exemplo: negócio com a Ford)
    Obrigatório para criar negócios. Deixe todas as células da planilha em branco se quiser que o Pipedrive crie automaticamente um título para cada negócio (por exemplo, "negócio com a Ford") de acordo com o nome da organização relacionada ao negócio. Se nenhuma organização for especificada, o Pipedrive dará um nome de acordo com o nome da pessoa (por exemplo, "negócio com o Jon Snow") ou personalizará os títulos do seu negócio preenchendo as células com o que você quiser.
    Observação: se o campo Negócio - Etapa não estiver mapeado na importação, todos os negócios criados serão automaticamente colocados na primeira etapa do seu primeiro funil.
  • Observação - Conteúdo | (Exemplo: estou deixando uma observação a respeito deste negócio)
    Obrigatório para criar observações. Isso vai garantir que o conteúdo da sua observação seja anexado a todos os objetos (pessoas, negócios, etc.) que você especificar na sua importação.
  • Atividade - Assunto | (Exemplo: ligação de acompanhamento)
    Obrigatório para criar Atividades. NÃO deixe as células em branco na planilha. Preencha cada célula com o nome de assunto desejado. Isso fará com que seja criada uma atividade para cada linha.
  • Leads - Título | (Exemplo: contato da Ford)
    Para importar leads, será necessário mapear o campo obrigatório Título, bem como pelo menos uma das seguintes opções:
    • Endereço
    • E-mail
    • Organização
    • Nome da Pessoa
    • Telefone


Campos usados frequentemente

Não são obrigatórios, mas são muito úteis de se incluir:

  • Negócio - Etapa | (Exemplo: Ideia)
    Define em qual etapa/funil os seus negócios são adicionados. Se não for especificada nenhuma etapa, seus negócios serão abertos na primeira etapa do seu primeiro funil.
  • Negócio - Valor | (Exemplo: 2000)
    Valor monetário dos seus Negócios. Se nenhuma moeda for especificada, o Negócio recebe a moeda padrão das Configurações da Empresa.
  • Negócio - Moeda | (Exemplo: USD ou EUR)
    Define em qual moeda o valor do seu Negócio está. Se não for especificada, o Pipedrive usará a moeda padrão da sua empresa definido nas Configurações da Empresa.
  • Negócio - Data prevista de fechamento | (Exemplo: 11/04/2016, 16/11/16 ou 11/11/2016)
    Uma data deve ser especificada se você quiser que o sua Negócio seja exibido na Visualização da Previsão. Essa data pode ser adicionada manualmente depois, se necessário.
  • Negócio - Proprietário | (Exemplo: Monica ou Fábio)
    Determina qual usuário do Pipedrive é o proprietário do Negócio. Se não for especificado um proprietário, todos os Negócios serão de propriedade do usuário que está fazendo a importação.
  • Atividade - Prazo | (Exemplo: 11/04/2016, 16/11/16 ou 11/11/2016)
    Especifica o prazo de uma atividade.
  • Atividade - Tipo | (Exemplo: Ligação, Almoço, Reunião)
    Permite especificar diferentes tipos de atividades, incluindo as personalizadas.
  • Atividade - Atribuída ao usuário | (Exemplo: Bob Dillon ou James Brown)
    Permite atribuir atividades a usuários específicos do Pipedrive.

 

Campos históricos
Mapeiam datas importantes e o status dos seus registros, como negócios fechados ou atividades concluídas anteriormente.

  • Negócio - Quando foi Ganho | (Exemplo: 11/04/2016, 16/11/16 ou 11/11/2016)
    Especifica em que data os seus negócios foram marcados como Ganhos.
  • Negócio - Quando foi Perdido | (Exemplo: 11/04/2016, 16/11/16 ou 11/11/2016)
    Especifica em que data os seus negócios foram marcados como perdidos.
  • Negócio - Status | (Exemplo: Ganho ou Aberto)
    Permite importar negócios que já estão fechados. Você pode especificar quais linhas são negócios abertos, perdidos ou ganhos.
    Observação: Se nenhum status for especificado, todos os negócios importados serão automaticamente marcados como Aberto .
  • Atividade - Concluída | (Exemplo: Concluída ou Não Concluída)
    Permite marcar algumas atividades como já concluídas, deixando outras abertas.
  • Atividade - Marcada como concluída | (Exemplo: 11/04/2020, 16/11/2020 ou 11/11/2020)
    Especifica quando uma atividade foi marcada como concluída. Isso será exibido nas estatísticas da sua conta.

 


Modelo de planilha

Se você precisar de mais informações, ou caso prefira aprender visualmente, sugerimos fazer o download do modelo de planilha com amostras das informações de importação do Pipedrive.

Ele permite conectar seus dados existentes a colunas que são facilmente reconhecidas pelo sistema de mapeamento do Pipedrive, e até entender melhor como os recursos de importação do Pipedrive reconhecem os campos.

Perguntas?    Entre em contato