Kennisdatabase

De projectmanagementsoftware in Pipedrive helpt je bij het beheren van het werk dat plaatsvindt nadat een deal is gewonnen.

Je kunt het gebruiken om levering, onboarding, implementatie of andere post-salesworkflows op één plek te organiseren. In plaats van te vertrouwen op externe tools of workarounds kan je team rechtstreeks in Pipedrive plannen, voortgang bijhouden en samenwerken.

Begrijp hoe projecten werken

Projects in Pipedrive zijn ontworpen om je op een gestructureerde manier van planning naar uitvoering te helpen.

Op hoofdlijnen zijn projecten georganiseerd op boards, en elk board bevat fasen die stappen in je proces vertegenwoordigen.

Net zoals deals in de pipelineweergave door stadia bewegen, gaan projecten in je boardweergave door fasen.

Binnen elk project kun je je werk plannen en bijhouden met taken, subtaken, activiteiten en mijlpalen.

Projects houdt ook je werk met elkaar verbonden. Je kunt ze koppelen aan deals, een contactpersoon en een organisatie, zodat je team alle context heeft bij de overgang van sales naar oplevering.

Ontwerp je projectboard

Als je team verschillende soorten werk beheert, kun je meerdere boards maken om projecten te organiseren op proces, team of use case.

Open het tabblad Projects, klik op de board-dropdown en selecteer “+ New board”.

Daar kun je fasen toevoegen, bewerken, verwijderen of opnieuw ordenen, net zoals bij het ontwerpen van je pijplijn.

Klik daarna op “Save changes”. Als je je board later wilt bijwerken, klik dan op het potloodpictogram naast de boardnaam.

Projecten toevoegen

Je kunt op verschillende manieren een project maken, afhankelijk van hoe je team planning en oplevering start.

Nadat een deal is gewonnen

Gebruik deze optie wanneer je opleveringsproces begint nadat de verkoop is afgerond.

Ga naar de deal-detailweergave, open de dropdown van de gewonnen deal en selecteer “Mark as won and create a project”.

Terwijl een deal nog open is

Als het werk begint voordat de deal is gesloten, gebruik dan het paneel projects in de zijbalk van je deal-detailweergave om een project te maken of te koppelen.

In de pipelineweergave kun je ook een deal naar de optie move/convert slepen, op “Save to...” klikken en “Projects” selecteren. Kies daarna of je de deal open wilt houden of als gewonnen wilt markeren.

Vanaf nul

Als je project niet aan een deal is gekoppeld, ga dan naar het tabblad Projects en klik op “+ Project”.

Je kunt belangrijke gegevens instellen, zoals de projecttitel, datums, het board, de fase, de eigenaar en gekoppelde items.

Als je projecten een vergelijkbare structuur volgen, gebruik dan projectsjablonen om je proces te standaardiseren en tijd te besparen bij het maken van nieuwe projecten.

Projecten importeren uit een spreadsheet

Als je bestaande projectgegevens naar Pipedrive migreert of meerdere projecten tegelijk moet maken, kun je projecten in bulk importeren in plaats van ze één voor één toe te voegen.

Ga naar Accountmenu > Tools en apps > Gegevens importeren en kies vervolgens om projecten uit een spreadsheet te importeren. Meer informatie vind je in "gegevens in Pipedrive importeren met spreadsheets".

Je projecten bekijken en beheren

Nadat je projecten hebt toegevoegd, kun je bepalen hoe ze worden weergegeven en beheerd.

Om meer informatie op elke projectkaart te tonen, klik je op “...” > Customize project cards en selecteer je de velden die je wilt weergeven.

Wil je alle projecten op één plek met meer details zien, schakel dan over naar de lijstweergave.

Werk je met meerdere projecten, gebruik dan filters om je te richten op een specifieke groep en pas vervolgens bulkbewerking toe om gedeelde waarden bij te werken.

Je kunt projecten bijvoorbeeld filteren op eigenaar, board of status en deze velden vervolgens in meerdere projecten tegelijk bijwerken. Zo bespaar je tijd en houd je je gegevens consistent.

Werk binnen een project

Om je project te beheren en de voortgang op één plek bij te houden, klik je op een project om de project-detailweergave te openen. Hier kun je ook de standaardvelden en aangepaste velden bekijken en bewerken die specifiek zijn voor je bedrijf,

Een projectoverzicht bekijken

Open het tabblad "Overzicht" om de belangrijkste informatie over een project te zien zodra je het opent.

Behoud context en werk samen

Binnen een project kun je:

• Bestanden uploaden en opslaan
• Aantekeningen achterlaten en teamgenoten vermelden om hen op de hoogte te brengen
• WhatsApp-berichten verzenden en ontvangen
• E-mails rechtstreeks vanuit het project versturen
• Documenten toevoegen via Smart Docs, zoals voorstellen of contracten

Als een project aan een deal is gekoppeld, worden gerelateerde bestanden, notities en e-mails automatisch opgenomen, zodat je team op één lijn blijft zonder tussen weergaven te wisselen.

Werk plannen en toewijzen

Je kunt werk binnen het project plannen met de volgende projectitems:

• Taken voor werk dat moet worden gedaan
• Subtaken om taken op te splitsen in kleinere stappen
• Mijlpalen voor belangrijke voortgangsmomenten
• Activiteiten voor geplande gebeurtenissen zoals gesprekken of vergaderingen

Open het planningstabblad van het project om deze werkitems als volgt te bekijken:

• Fasen – geven de belangrijkste stappen van je proces weer
• Groepen – maak aangepaste groepen om werkitems in plaats daarvan op team, verantwoordelijkheid of categorie te organiseren

Wijs werk toe aan teamleden, voeg notities toe en stel prioriteiten in om verantwoordelijkheden en tijdlijnen duidelijk te houden. Als items zijn afgerond, markeer ze dan als voltooid. De voortgangsbalk wordt automatisch bijgewerkt en geeft de algemene projectvoortgang weer.

Schakel over naar de Gantt-weergave om je werk op een tijdlijn te visualiseren, datums te plannen en afhankelijkheden tussen taken in te stellen. Je kunt ook meerdere items tegelijk bijwerken. Meer informatie vind je in Projecten: werkitems efficiënt beheren.

Voortgang delen met externe belanghebbenden

Gebruik het tabblad extern delen om een AI-rapport te genereren met een samenvatting van de status, het overzicht, de hoogtepunten, de volgende stappen en de risico's van het project.

Je kunt dit vervolgens als een link die alleen kan worden bekeken of als PDF delen, zodat klanten of andere belanghebbenden buiten je Pipedrive-account op de hoogte zijn van de voortgang van je project.

Projecten automatiseren

Met automations kun je handmatig werk verminderen en je projecten in beweging houden zonder steeds updates te hoeven doen.

In een onboardingproject voor klanten kun je bijvoorbeeld, wanneer een taak zoals “Send onboarding documents” als voltooid is gemarkeerd, automatisch de volgende stappen activeren.

In plaats van het project handmatig bij te werken, kan de automation het volgende doen:

• De projectfase bijwerken om de voortgang weer te geven
• Een nieuwe taak maken, zoals “Kickoff call”

Door je project te automatiseren, kan het vooruitgaan naarmate het werk wordt afgerond.

Prestaties en levertijd meten

Gebruik het projectprestatierapport in Insights om te analyseren hoe je projecten zich in de loop van de tijd ontwikkelen. Dit rapport helpt je trends te bekijken, opleveringsresultaten te evalueren of de prestaties van je team over meerdere projecten heen te begrijpen.

Gebruik het rapport over projectduur om te zien hoe lang de uitvoering daadwerkelijk duurt. Het toont hoeveel tijd projecten in elke fase doorbrengen, zodat je knelpunten kunt signaleren en de uitvoeringssnelheid kunt verbeteren.

Projects op mobiel gebruiken

Beheer je projecten onderweg met de mobiele Pipedrive-app. Je kunt de voortgang van projecten bekijken, taken en activiteiten bijwerken, aantekeningen toevoegen en nieuwe projecten maken zonder de webapp te openen.