Kennisdatabase

De projectmanagementsoftware in Pipedrive helpt je bij het beheren van het werk dat plaatsvindt nadat een deal is gewonnen.

Je kunt het gebruiken om levering, onboarding, implementatie of andere post-salesworkflows op één plek te organiseren. In plaats van te vertrouwen op externe tools of workarounds kan je team rechtstreeks in Pipedrive plannen, voortgang bijhouden en samenwerken.

Begrijp hoe projecten werken

Projects in Pipedrive zijn ontworpen om je op een gestructureerde manier van planning naar uitvoering te helpen.

Op hoofdlijnen zijn projecten georganiseerd op boards, en elk board bevat fasen die stappen in je proces vertegenwoordigen.

Net zoals deals in de pipelineweergave door stadia bewegen, gaan projecten in je boardweergave door fasen.

Binnen elk project kun je je werk plannen en bijhouden met taken, subtaken, activiteiten en mijlpalen.

Projects houdt ook je werk met elkaar verbonden. Je kunt ze koppelen aan deals, een contactpersoon en een organisatie, zodat je team alle context heeft bij de overgang van sales naar oplevering.

Ontwerp je projectboard

Als je team verschillende soorten werk beheert, kun je meerdere boards maken om projecten te organiseren op proces, team of use case.

Open het tabblad Projects, klik op de board-dropdown en selecteer “+ New board”.

Daar kun je fasen toevoegen, bewerken, verwijderen of opnieuw ordenen, net zoals bij het ontwerpen van je pijplijn.

Klik daarna op “Save changes”.

Als je je board later wilt bijwerken, klik dan op het potloodpictogram naast de boardnaam.

Projecten toevoegen

Je kunt op verschillende manieren een project maken, afhankelijk van hoe je team planning en oplevering start.

Nadat een deal is gewonnen

Gebruik deze optie wanneer je opleveringsproces begint nadat de verkoop is afgerond.

Ga naar de deal-detailweergave, open de dropdown van de gewonnen deal en selecteer “Mark as won and create a project”.

Terwijl een deal nog open is

Als het werk begint voordat de deal is gesloten, gebruik dan het paneel projects in de zijbalk van je deal-detailweergave om een project te maken of te koppelen.

In de pipelineweergave kun je ook een deal naar de optie move/convert slepen, op “Save to...” klikken en “Projects” selecteren. Kies daarna of je de deal open wilt houden of als gewonnen wilt markeren.

Vanaf nul

Als je project niet aan een deal is gekoppeld, ga dan naar het tabblad Projects en klik op “+ Project”.

Je kunt belangrijke gegevens instellen, zoals de projecttitel, datums, het board, de fase, de eigenaar en gekoppelde items.

Als je projecten een vergelijkbare structuur volgen, gebruik dan projectsjablonen om je proces te standaardiseren en tijd te besparen bij het maken van nieuwe projecten.

Je projecten bekijken en beheren

Nadat je projecten hebt toegevoegd, kun je bepalen hoe ze worden weergegeven en beheerd.

Om meer informatie op elke projectkaart te tonen, klik je op “...” > Customize project cards en selecteer je de velden die je wilt weergeven.

Wil je alle projecten op één plek met meer details zien, schakel dan over naar de lijstweergave.

Werk je met meerdere projecten, gebruik dan filters om je te richten op een specifieke groep en pas vervolgens bulkbewerking toe om gedeelde waarden bij te werken.

Je kunt projecten bijvoorbeeld filteren op eigenaar, board of status en deze velden vervolgens in meerdere projecten tegelijk bijwerken. Zo bespaar je tijd en houd je je gegevens consistent.

Werk binnen een project

Om je project te beheren en de voortgang op één plek bij te houden, klik je op een project om de project-detailweergave te openen.

Behoud context en werk samen

Als een project aan een deal is gekoppeld, worden gerelateerde bestanden, notities en e-mails automatisch opgenomen, zodat je team op één lijn blijft zonder tussen weergaven te wisselen.

Je kunt ook bestanden uploaden, notities achterlaten, teamgenoten vermelden en rechtstreeks vanuit het project e-mails versturen.

Werk plannen en toewijzen

Je kunt werk binnen het project plannen met de volgende projectitems:

• Taken voor werk dat moet worden gedaan

• Subtaken om taken op te splitsen in kleinere stappen

• Mijlpalen voor belangrijke voortgangsmomenten

• Activiteiten voor geplande gebeurtenissen zoals gesprekken of vergaderingen

Wijs werk toe aan teamleden, voeg notities toe en stel prioriteiten in om verantwoordelijkheden en tijdlijnen duidelijk te houden.

Als items zijn afgerond, markeer ze dan als voltooid. De voortgangsbalk wordt automatisch bijgewerkt en geeft de algemene projectvoortgang weer.

Projecten automatiseren

Met automations kun je handmatig werk verminderen en je projecten in beweging houden zonder steeds updates te hoeven doen.

In een onboardingproject voor klanten kun je bijvoorbeeld, wanneer een taak zoals “Send onboarding documents” als voltooid is gemarkeerd, automatisch de volgende stappen activeren.

In plaats van het project handmatig bij te werken, kan de automation het volgende doen:

• De projectfase bijwerken om de voortgang weer te geven
• Een nieuwe taak maken, zoals “Kickoff call”

Door je project te automatiseren, kan het vooruitgaan naarmate het werk wordt afgerond.

Prestaties meten

Gebruik het projectprestatierapport in Insights om te analyseren hoe je projecten zich in de loop van de tijd ontwikkelen.

Dit rapport helpt je trends te bekijken, opleveringsresultaten te evalueren of de prestaties van je team over meerdere projecten heen te begrijpen.