Tietokanta

Pipedriven projektinhallintaohjelmisto auttaa hallitsemaan voitetun kaupan jälkeistä työtä.

Sen avulla voit organisoida toimituksen, käyttöönoton, implementoinnin tai minkä tahansa muun myynnin jälkeisen työnkulun yhteen paikkaan. Ulkoisten työkalujen tai kiertoratkaisujen sijaan tiimisi voi suunnitella, seurata ja tehdä yhteistyötä suoraan Pipedrivessa.

Ymmärrä, miten projektit toimivat

Pipedriven Projects on suunniteltu auttamaan sinua siirtymään suunnittelusta toteutukseen jäsennellyllä tavalla.

Yleisellä tasolla projektit järjestetään tauluille, ja jokainen taulu sisältää vaiheita, jotka kuvaavat prosessisi eri askelia.

Aivan kuten kaupat etenevät vaiheiden läpi myyntiputkinäkymässä, projektit etenevät vaiheiden läpi taulunäkymässä.

Jokaisessa projektissa voit suunnitella ja seurata työtäsi tehtävien, alitehtävien, aktiviteettien ja virstanpylväiden avulla.

Projects auttaa myös pitämään työsi yhtenäisenä kokonaisuutena. Voit linkittää ne kauppoihin, yhteyshenkilöön ja organisaatioon, jotta tiimilläsi on täysi konteksti siirryttäessä myynnistä toimitukseen.

Suunnittele projektitaulusi

Jos tiimisi hallinnoi erilaisia työtyyppejä, voit luoda useita tauluja, jotta projektit pysyvät järjestyksessä prosessin, tiimin tai käyttötapauksen mukaan.

Avaa Projects-välilehti, napsauta taulun pudotusvalikkoa ja valitse “+ New board”.

Sieltä voit lisätä, muokata, poistaa tai järjestää uudelleen vaiheita samaan tapaan kuin suunnitellessasi myyntiputkeasi.

Kun olet valmis, napsauta “Save changes”. Jos haluat päivittää tauluasi myöhemmin, napsauta taulun nimen vieressä olevaa kynäkuvaketta.

Lisää projekteja

Voit luoda projektin eri tavoilla sen mukaan, miten tiimisi aloittaa suunnittelun ja toimituksen.

Kun kauppa on voitettu

Käytä tätä vaihtoehtoa, kun toimitusprosessisi alkaa vasta myynnin päätyttyä.

Siirry kaupan tietonäkymään, avaa voitetun kaupan pudotusvalikko ja valitse “Mark as won and create a project”.

Kun kauppa on vielä avoin

Jos työ alkaa ennen kuin kauppa sulkeutuu, käytä projects-paneelia kaupan tietonäkymän sivupalkissa projektin luomiseen tai linkittämiseen.

Myyntiputkinäkymässä voit myös vetää kaupan move/convert-vaihtoehtoon, napsauttaa “Save to...” ja valita “Projects”. Valitse sitten, pidetäänkö kauppa avoimena vai merkitäänkö se voitetuksi.

Alusta alkaen

Jos projektiasi ei ole linkitetty kauppaan, siirry Projects-välilehdelle ja napsauta “+ Project”.

Voit määrittää keskeiset tiedot, kuten projektin otsikon, päivämäärät, taulun, vaiheen, omistajan ja linkitetyt kohteet.

Jos projektisi noudattavat samankaltaista rakennetta, käytä projektimalleja prosessin yhtenäistämiseen ja ajan säästämiseen uusia projekteja luotaessa.

Tuo projekteja laskentataulukosta

Jos siirrät olemassa olevia projektitietoja Pipedriveen tai sinun on luotava useita projekteja kerralla, voit tuoda projektit joukkotuontina sen sijaan, että lisäisit ne yksitellen.

Siirry kohtaan tilivalikko > työkalut ja sovellukset > Tuo tietoja ja valitse sitten projektien tuominen laskentataulukosta. Katso täydellinen ohje artikkelista tietojen tuominen Pipedriveen laskentataulukoilla.

Näytä ja hallinnoi projektejasi

Kun olet lisännyt projekteja, voit hallita sitä, miten ne näytetään ja miten niitä hallinnoidaan.

Jos haluat näyttää enemmän tietoa jokaisessa projektikortissa, napsauta “...” > Customize project cards ja valitse näytettävät kentät.

Jos haluat nähdä kaikki projektit yhdessä paikassa tarkemmilla tiedoilla, vaihda luettelonäkymään.

Kun työskentelet useiden projektien kanssa, käytä suodattimia keskittyäksesi tiettyyn ryhmään ja käytä sitten massamuokkausta yhteisten arvojen päivittämiseen.

Voit esimerkiksi suodattaa projekteja omistajan, taulun tai tilan mukaan ja päivittää sitten nämä kentät useissa projekteissa kerralla. Näin säästät aikaa ja pidät tietosi yhdenmukaisina.

Työskentele projektin sisällä

Jos haluat hallita projektiasi ja seurata edistymistä yhdessä paikassa, avaa projektin projektin tietonäkymä napsauttamalla sitä. Täällä voit myös tarkastella ja muokata yrityksellesi ominaisia oletus- ja mukautettuja kenttiä,

Saat yleiskuvan projektista

Avaa Yleiskatsaus-välilehti nähdäksesi projektin tärkeimmät tiedot heti, kun avaat sen.

Säilytä konteksti ja tee yhteistyötä

Projektissa voit:

• Ladata ja tallentaa tiedostoja
• Lisätä huomautuksia ja mainita tiimikavereita ottaaksesi heidät mukaan
• Lähettää ja vastaanottaa WhatsApp-viestejä
• Lähettää sähköposteja suoraan projektissa
• Lisätä asiakirjoja Smart Docsin kautta, kuten tarjouksia tai sopimuksia

Jos projekti on linkitetty kauppaan, siihen liittyvät tiedostot, muistiinpanot ja sähköpostit sisällytetään automaattisesti, jotta tiimisi pysyy ajan tasalla ilman näkymien välillä vaihtamista.

Suunnittele ja jaa työ

Voit suunnitella työtä projektissa seuraavien projektikohteiden avulla:

• Tehtävät työlle, joka täytyy tehdä
• Alitehtävät tehtävien pilkkomiseen pienempiin vaiheisiin
• Virstanpylväät keskeisille edistymisen kohdille
• Aktiviteetit aikataulutetuille tapahtumille, kuten puheluille tai kokouksille

Avaa projektin Suunnitelma-välilehti nähdäksesi nämä työkohteet joko:

• Vaiheet – kuvaavat prosessisi päävaiheita
• Ryhmät – luo mukautettuja ryhmiä työkohteiden järjestämiseksi tiimin, vastuualueen tai luokan mukaan

Määritä työ tiimin jäsenille, lisää muistiinpanoja ja aseta prioriteetteja, jotta vastuut ja aikataulut pysyvät selkeinä. Kun kohteita saadaan valmiiksi, merkitse ne valmiiksi. Edistymispalkki päivittyy automaattisesti näyttämään projektin kokonaisedistymisen.

Jos haluat havainnollistaa työsi aikajanalla, vaihda Gantt-näkymään suunnitellaksesi päivämääriä ja määrittääksesi tehtävien väliset riippuvuudet. Voit myös päivittää useita kohteita kerralla. Lue lisää artikkelista Projektit: hallitse työtehtäviä tehokkaasti.

Jaa edistyminen ulkoisille sidosryhmille

Luo projektin tilan, yleiskuvan, keskeiset kohdat, seuraavat vaiheet ja riskit tiivistävä tekoälyraportti ulkoinen jakaminen -välilehdellä.

Voit sitten jakaa sen vain katseltavana linkkinä tai PDF-tiedostona, jotta asiakkaat tai muut Pipedrive-tilisi ulkopuoliset sidosryhmät pysyvät ajan tasalla projektisi etenemisestä.

Automatisoi projektit

Automaatioden avulla voit vähentää manuaalista työtä ja pitää projektisi etenemässä ilman jatkuvia päivityksiä.

Esimerkiksi asiakkaan käyttöönottoprojektissa, kun tehtävä, kuten “Send onboarding documents”, merkitään valmiiksi, voit käynnistää seuraavat vaiheet automaattisesti.

Sen sijaan, että päivittäisit projektia manuaalisesti, automaatio voi:

• Päivittää projektin vaihetta edistymisen mukaisesti
• Luoda uuden tehtävän, kuten “Kickoff call”

Projektin automatisointi auttaa sitä etenemään työn valmistuessa.

Mittaa suorituskykyä ja toimitusaikaa

Analysoi projektiesi edistymistä ajan mittaan käyttämällä Insightsin projektin suorituskykyraporttia. Tämä raportti auttaa sinua tarkastelemaan trendejä, arvioimaan toimituksen tuloksia ja ymmärtämään tiimin suorituskykyä eri projekteissa.

Jos haluat nähdä, kuinka kauan toimitus todella kestää, käytä projektin kestoraporttia. Se näyttää, kuinka paljon aikaa projektit viettävät kussakin vaiheessa, mikä auttaa tunnistamaan pullonkaulat ja parantamaan toimitusnopeutta.

Projektit mobiilissa

Hallitse projektejasi liikkeellä ollessasi Pipedriven mobiilisovelluksella. Voit tarkastella projektin edistymistä, päivittää tehtäviä ja aktiviteetteja, lisätä huomautuksia ja luoda uusia projekteja avaamatta verkkosovellusta.