Tudástár

A Pipedrive projektkezelő szoftvere segít kezelni a megnyert üzlet után következő munkafolyamatokat.

Használhatja a teljesítés, az onboarding, az implementáció vagy bármely más értékesítés utáni munkafolyamat egy helyen történő megszervezésére. Ahelyett, hogy külső eszközökre vagy kerülőmegoldásokra támaszkodna, csapata közvetlenül a Pipedrive-ban tervezhet, követheti nyomon a munkát és működhet együtt.

Ismerje meg, hogyan működnek a projektek

A Pipedrive Projects funkciója arra készült, hogy strukturált módon segítse a tervezéstől a megvalósításig vezető folyamatot.

Magas szinten nézve a projektek táblákba vannak rendezve, és minden tábla fázisokat tartalmaz, amelyek a folyamat lépéseit jelölik.

Ahogy az üzletek az folyamatnézetben szakaszokon haladnak végig, úgy a projektek a táblanézetben haladnak át a fázisokon.

Az egyes projekteken belül feladatok, részfeladatok, tevékenységek és mérföldkövek segítségével tervezheti meg és követheti nyomon a munkát.

A projektek a munkát is összekapcsolva tartják. Összekapcsolhatja őket üzletekkel, egy kapcsolattartóval és egy szervezettel, így a csapata teljes kontextust kap, amikor az értékesítésről a megvalósításra vált.

Tervezze meg a projekttábláját

Ha a csapata különböző típusú munkákat kezel, több táblát is létrehozhat, hogy a projektek folyamat, csapat vagy felhasználási eset szerint rendezve maradjanak.

Nyissa meg a Projects fület, kattintson a tábla legördülő menüjére, majd válassza a “+ New board” lehetőséget.

Itt hozzáadhat, szerkeszthet, törölhet vagy átrendezhet fázisokat, ugyanúgy, mint amikor megtervezi az értékesítési folyamatát.

Ha elkészült, kattintson a “Save changes” gombra. Ha később frissíteni szeretné a táblát, kattintson a tábla neve melletti ceruza ikonra.

Projektek hozzáadása

Többféleképpen is létrehozhat projektet attól függően, hogyan indul el a csapatánál a tervezés és a megvalósítás.

Az üzlet megnyerése után

Akkor használja ezt a lehetőséget, ha a megvalósítási folyamat az értékesítés lezárása után indul.

Nyissa meg az üzlet részletes nézetét, nyissa le a megnyert üzlet menüjét, majd válassza a “Mark as won and create a project” lehetőséget.

Amíg egy üzlet még nyitott

Ha a munka még az üzlet lezárása előtt elkezdődik, használja az üzlet részletes nézetének oldalsávjában található projects panelt egy projekt létrehozásához vagy összekapcsolásához.

A folyamatnézetben egy üzletet a move/convert lehetőségre is húzhat, majd a “Save to...” gombra kattintva kiválaszthatja a “Projects” elemet. Ezután válassza ki, hogy az üzlet maradjon nyitva, vagy jelölje megnyertként.

Nulláról indulva

Ha a projektje nincs üzlethez kapcsolva, nyissa meg a Projects fület, és kattintson a “+ Project” gombra.

Megadhat olyan fontos részleteket, mint a projekt címe, a dátumok, a tábla, a fázis, a tulajdonos és a kapcsolt elemek.

Ha projektjei hasonló struktúrát követnek, használjon projektsablonokat a folyamat egységesítéséhez és az új projektek létrehozására fordított idő csökkentéséhez.

Projektek importálása táblázatból

Ha meglévő projektadatokat helyez át a Pipedrive-ba, vagy egyszerre több projektet kell létrehoznia, a projektek egyenkénti hozzáadása helyett tömegesen is importálhatja őket.

Lépjen a következőre: Fiókmenü > Eszközök és alkalmazások > Adatok importálása, majd válassza a projektek táblázatból való importálását. Részletes útmutatóért lásd: adatok importálása a Pipedrive-ba táblázatokból.

Projektjei megtekintése és kezelése

A projektek hozzáadása után szabályozhatja, hogyan jelenjenek meg és hogyan legyenek kezelve.

Ha minden projektkártyán több információt szeretne megjeleníteni, kattintson a “...” > Customize project cards lehetőségre, majd válassza ki a megjeleníteni kívánt mezőket.

Ha az összes projektet egy helyen, több részlettel szeretné látni, váltson listanézetre.

Ha több projekttel dolgozik, használjon szűrőket, hogy egy adott csoportra összpontosítson, majd alkalmazza a tömeges szerkesztést a közös értékek frissítéséhez.

A projekteket például tulajdonos, tábla vagy állapot szerint is szűrheti, majd ezeket a mezőket egyszerre több projektnél is frissítheti. Ezzel időt takaríthat meg, és adatai is egységesek maradnak.

Munka egy projekten belül

Ha egy helyen szeretné kezelni a projektet és nyomon követni az előrehaladást, kattintson a projektre a projekt részletes nézetének megnyitásához. Itt megtekintheti és szerkesztheti a vállalkozására jellemző alapértelmezett és egyéni mezőket,

Projekt áttekintése

Nyissa meg az „Áttekintés” lapot, hogy a projekt megnyitásakor azonnal megtekinthesse a legfontosabb információkat.

Őrizze meg a kontextust és működjön együtt másokkal

Egy projekten belül a következőket teheti:

• Fájlok feltöltése és tárolása
• Megjegyzések hozzáadása és csapattársak megemlítése a bevonásukhoz
• WhatsApp-üzenetek küldése és fogadása
• E-mailek küldése közvetlenül a projektből
• Dokumentumok hozzáadása a Smart Docs segítségével, például ajánlatok vagy szerződések

Ha egy projekt egy üzlethez kapcsolódik, a kapcsolódó fájlok, megjegyzések és e-mailek automatikusan bekerülnek, így a csapata nézetváltás nélkül is összehangoltan tud dolgozni.

Munka megtervezése és kiosztása

A projektben végzett munka megtervezésére a következő projektelemeket használhatja:

• Feladatok az elvégzendő munkákhoz
• Részfeladatok a feladatok kisebb lépésekre bontásához
• Mérföldkövek a fontos előrehaladási pontokhoz
• Tevékenységek ütemezett eseményekhez, például hívásokhoz vagy megbeszélésekhez

Nyissa meg a projekt terv lapját, hogy a munkaelemeket a következők szerint tekinthesse meg:

• Fázisok – a folyamat fő lépéseit tükrözik
• Csoportok – egyéni csoportok létrehozása a munkaelemek csapat, felelősségi kör vagy kategória szerinti rendszerezéséhez

Rendeljen munkát a csapattagokhoz, adjon hozzá megjegyzéseket, és állítson be prioritásokat, hogy a felelősségi körök és a határidők egyértelműek maradjanak. Ahogy az elemek elkészülnek, jelölje őket késznek. A folyamatjelző sáv automatikusan frissül, hogy tükrözze a projekt teljes előrehaladását.

Ha idővonalon szeretné megjeleníteni a munkát, váltson Gantt nézetre a dátumok megtervezéséhez és a feladatok közötti függőségek beállításához. Egyszerre több elemet is frissíthet. További információért lásd a következő cikket: „Projektek: munkaelemek hatékony kezelése".

Előrehaladás megosztása külső érintettekkel

Az külső megosztás lapon AI-jelentést hozhat létre, amely összefoglalja a projekt állapotát, áttekintését, kiemelt pontjait, következő lépéseit és kockázatait.

Ezt ezután csak megtekintésre szolgáló linkként vagy PDF-ként oszthatja meg, így a Pipedrive-fiókján kívüli ügyfelek vagy más érintettek tájékozódhatnak projektje előrehaladásáról.

Projektek automatizálása

Az automatizációk segítségével csökkentheti a manuális munkát, és folyamatos frissítések nélkül is mozgásban tarthatja projektjeit.

Például egy ügyfélbevezetési projektben, amikor egy olyan feladat, mint a “Send onboarding documents”, készre van jelölve, automatikusan elindíthatja a következő lépéseket.

A projekt manuális frissítése helyett az automatizáció a következőket teheti:

• A projekt fázisának frissítése az előrehaladás tükrözéséhez
• Új feladat létrehozása, például “Kickoff call”

A projekt automatizálása lehetővé teszi, hogy a munka befejezésével együtt a projekt is előrehaladjon.

Teljesítmény és szállítási idő mérése

Használja az Insights felületen található projekt-teljesítményjelentést annak elemzésére, hogyan haladnak projektjei az idő múlásával. Ez a jelentés segít áttekinteni a trendeket, értékelni a megvalósítás eredményeit, illetve megérteni a csapat teljesítményét a különböző projektekben.

A tényleges szállítási idő megtekintéséhez használja a projektidőtartam-kimutatást. Megmutatja, mennyi időt töltenek a projektek az egyes fázisokban, így azonosíthatja a szűk keresztmetszeteket, és javíthatja a teljesítés sebességét.

Projektek mobilon

Projektjeit útközben is kezelheti a Pipedrive mobilalkalmazással. Megtekintheti a projektek előrehaladását, frissítheti a feladatokat és tevékenységeket, megjegyzéseket adhat hozzá, és új projekteket hozhat létre a webalkalmazás megnyitása nélkül.