ฐานความรู้

ซอฟต์แวร์การจัดการโปรเจกต์ ใน Pipedrive ช่วยให้คุณจัดการงานที่เกิดขึ้นหลังจากปิดดีลสำเร็จได้

คุณสามารถใช้เพื่อจัดระเบียบงานด้านการส่งมอบ การเริ่มต้นใช้งาน การนำไปใช้งาน หรือเวิร์กโฟลว์หลังการขายอื่นๆ ได้ในที่เดียว แทนที่จะต้องพึ่งพาเครื่องมือภายนอกหรือวิธีแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ทีมของคุณสามารถวางแผน ติดตาม และทำงานร่วมกันได้โดยตรงภายใน Pipedrive

ทำความเข้าใจการทำงานของโปรเจกต์

Projects ใน Pipedrive ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณเปลี่ยนจากการวางแผนไปสู่การลงมือทำได้อย่างเป็นระบบ

ในภาพรวม โปรเจกต์จะถูกจัดระเบียบบน บอร์ด และแต่ละบอร์ดจะมี เฟส ที่ใช้แทนขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการของคุณ

เช่นเดียวกับที่ดีลเคลื่อนผ่านขั้นตอนต่างๆ ในมุมมองไปป์ไลน์ โปรเจกต์ก็จะเคลื่อนผ่านเฟสต่างๆ ใน มุมมองบอร์ด ของคุณ

ภายในแต่ละโปรเจกต์ คุณสามารถวางแผนและติดตามงานของคุณได้ด้วย งาน, งานย่อย, กิจกรรม และ หมุดหมายสำคัญ

Projects ยังช่วยให้งานของคุณเชื่อมโยงถึงกันอีกด้วย คุณสามารถลิงก์โปรเจกต์เหล่านี้กับ ดีล, ผู้ติดต่อ และ องค์กร ได้ เพื่อให้ทีมของคุณเห็นบริบททั้งหมดเมื่อเปลี่ยนจากงานขายไปสู่งานส่งมอบ

ออกแบบบอร์ดโปรเจกต์ของคุณ

หากทีมของคุณดูแลงานหลายประเภท คุณสามารถสร้างหลายบอร์ดเพื่อจัดระเบียบโปรเจกต์ตามกระบวนการ ทีม หรือกรณีการใช้งานได้

เปิด แท็บ Projects คลิกเมนูดรอปดาวน์ของบอร์ด แล้วเลือก “+ New board”

จากนั้น คุณสามารถเพิ่ม, แก้ไข, ลบ หรือจัดลำดับใหม่ของเฟสได้ เช่นเดียวกับตอนออกแบบไปป์ไลน์ของคุณ

เมื่อพร้อมแล้ว ให้คลิก “Save changes”

หากต้องการอัปเดตบอร์ดของคุณในภายหลัง ให้คลิก ไอคอนรูปดินสอ ถัดจากชื่อบอร์ด

เพิ่มโปรเจกต์

คุณสามารถสร้างโปรเจกต์ได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับวิธีที่ทีมของคุณเริ่มต้นการวางแผนและการส่งมอบงาน

หลังจากดีลชนะแล้ว

ใช้ตัวเลือกนี้เมื่อกระบวนการส่งมอบของคุณเริ่มต้นหลังจากการขายเสร็จสมบูรณ์

ไปที่ มุมมองรายละเอียดดีล เปิดเมนูดรอปดาวน์ของดีลที่ชนะแล้ว แล้วเลือก “Mark as won and create a project”

ขณะที่ดีลยังเปิดอยู่

หากงานเริ่มต้นก่อนที่ดีลจะปิด ให้ใช้แผง projects ในแถบด้านข้างของมุมมองรายละเอียดดีลเพื่อสร้างหรือลิงก์โปรเจกต์

ใน มุมมองไปป์ไลน์ คุณยังสามารถลากดีลไปที่ตัวเลือก move/convert คลิก “Save to...” แล้วเลือก “Projects” จากนั้นเลือกว่าจะให้ดีลยังคงเปิดอยู่หรือทำเครื่องหมายว่าเป็นดีลที่ชนะแล้ว

เริ่มจากศูนย์

หากโปรเจกต์ของคุณไม่ได้ลิงก์กับดีล ให้ไปที่แท็บ Projects แล้วคลิก “+ Project”

คุณสามารถกำหนดรายละเอียดสำคัญได้ เช่น ชื่อโปรเจกต์, วันที่, บอร์ด, เฟส, เจ้าของ และ รายการที่ลิงก์ไว้

หากโปรเจกต์ของคุณมีโครงสร้างคล้ายกัน ให้ใช้ เทมเพลตโปรเจกต์ เพื่อทำให้กระบวนการของคุณเป็นมาตรฐาน และประหยัดเวลาในการสร้างโปรเจกต์ใหม่

ดูและจัดการโปรเจกต์ของคุณ

หลังจากเพิ่มโปรเจกต์แล้ว คุณสามารถควบคุมวิธีการแสดงและจัดการโปรเจกต์เหล่านั้นได้

หากต้องการแสดงข้อมูลเพิ่มเติมในการ์ดโปรเจกต์แต่ละใบ ให้คลิก “...” > Customize project cards แล้วเลือกฟิลด์ที่คุณต้องการแสดง

หากต้องการดูโปรเจกต์ทั้งหมดในที่เดียวพร้อมรายละเอียดเพิ่มเติม ให้สลับไปที่ มุมมองรายการ

เมื่อทำงานกับหลายโปรเจกต์ ให้ใช้ ตัวกรอง เพื่อโฟกัสที่กลุ่มเฉพาะ จากนั้นใช้ การแก้ไขจำนวนมาก เพื่ออัปเดตค่าที่ใช้ร่วมกัน

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกรองโปรเจกต์ตามเจ้าของ บอร์ด หรือสถานะ แล้วอัปเดตฟิลด์เหล่านี้ในหลายโปรเจกต์พร้อมกันได้ วิธีนี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและทำให้ข้อมูลของคุณสอดคล้องกัน

ทำงานภายในโปรเจกต์

หากต้องการจัดการโปรเจกต์และติดตามความคืบหน้าในที่เดียว ให้คลิกโปรเจกต์เพื่อเปิดมุมมองรายละเอียดโปรเจกต์

เก็บบริบทและทำงานร่วมกัน

หากโปรเจกต์เชื่อมโยงกับ ดีล ระบบจะรวม ไฟล์, บันทึกย่อ และ อีเมล ที่เกี่ยวข้องไว้โดยอัตโนมัติ เพื่อให้ทีมของคุณทำงานสอดคล้องกันได้โดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างมุมมองต่างๆ

คุณยังสามารถอัปโหลดไฟล์ ฝากบันทึกย่อ กล่าวถึงเพื่อนร่วมทีม และส่งอีเมลได้โดยตรงภายในโปรเจกต์

วางแผนและมอบหมายงาน

คุณสามารถวางแผนงานภายในโปรเจกต์โดยใช้ รายการโปรเจกต์ ต่อไปนี้:

• งาน สำหรับสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จ

• งานย่อย เพื่อแบ่ง งาน ออกเป็นขั้นตอนที่เล็กลง

• หมุดหมายสำคัญ สำหรับจุดวัดความคืบหน้าที่สำคัญ

• กิจกรรม สำหรับกิจกรรมที่กำหนดเวลาไว้ เช่น การโทรหรือการประชุม

มอบหมายงานให้สมาชิกในทีม เพิ่มบันทึกย่อ และตั้งค่าลำดับความสำคัญเพื่อให้ความรับผิดชอบและไทม์ไลน์ชัดเจน

เมื่อรายการต่างๆ เสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้ทำเครื่องหมายว่าเสร็จ แถบความคืบหน้าจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเพื่อสะท้อนความคืบหน้าโดยรวมของโปรเจกต์

ทำให้โปรเจกต์ทำงานอัตโนมัติ

ด้วย automations คุณสามารถลดงานที่ต้องทำด้วยตนเอง และทำให้โปรเจกต์ของคุณเดินหน้าต่อได้โดยไม่ต้องคอยอัปเดตอยู่ตลอด

ตัวอย่างเช่น ในโปรเจกต์ onboarding ลูกค้า เมื่องานอย่าง “Send onboarding documents” ถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จ คุณสามารถทริกเกอร์ขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติได้

แทนที่จะอัปเดตโปรเจกต์ด้วยตนเอง ระบบอัตโนมัติสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้:

• อัปเดตเฟสของโปรเจกต์ให้สะท้อนความคืบหน้า
• สร้างงานใหม่ เช่น “Kickoff call”

การทำให้โปรเจกต์ของคุณเป็นอัตโนมัติช่วยให้โปรเจกต์เดินหน้าต่อได้เมื่องานเสร็จสิ้น

วัดผลการดำเนินงาน

ใช้ รายงานประสิทธิภาพโปรเจกต์ ใน Insights เพื่อวิเคราะห์ว่าโปรเจกต์ของคุณคืบหน้าอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไป

รายงานนี้ช่วยให้คุณตรวจสอบแนวโน้ม ประเมินผลลัพธ์ของการส่งมอบงาน หรือทำความเข้าใจผลการดำเนินงานของทีมในหลายโปรเจกต์ได้