Base de conocimiento

Puedes importar tus datos a Pipedrive desde archivos de hojas de cálculo XLS, XLSX y CSV, lo que te permitirá agregar prospectos, tratos, organizaciones, personas, productos, notas y actividades; todos al mismo tiempo.

Antes de comenzar, consulta nuestro artículo sobre cómo se organizan tus datos en Pipedrive; por ejemplo, si importas datos de empresas y quieres etiquetarlos como "organizaciones". Es importante entender cómo encajarán los datos que importas en la estructura de datos de Pipedrive.

Descarga nuestra hoja de cálculo de muestra aquí para practicar la importación, consulta nuestro curso “Comienza con los conceptos básicos” de la Academia Pipedrive para obtener ayuda detallada, o visitar nuestro seminario web semanalpara obtener una guía visual detallada.

También puedes leer más sobre la importación y exportación de datos de CRM en esta publicación.

Prepararse para una importación

Antes de importar, considera los datos que vas a agregar a Pipedrive y formatea tu hoja de cálculo como corresponde.

• ¿Quieres importar una lista de contactos (personas y organizaciones)?
• ¿Quieres importar contactos y crear un trato abierto para cada uno?
• ¿Quieres importar contactos, tratos abiertos y crear actividades para esos tratos?
• ¿Quieres importar contactos, tratos abiertos con actividades y adjuntar notas?
• ¿O abrir nuevos tratos para contactos que ya existen en Pipedrive?

Algunos consejos de formato de hojas de cálculo:

• Elimina las fórmulas: usa una hoja de cálculo nueva sin fórmulas. Si tienes una hoja de cálculo que usa fórmulas o vínculos de datos para generar el contenido de una celda, copia los datos de tu hoja de cálculo en una hoja nueva sin las fórmulas.
• Pestañas separadas en las hojas de cálculo: si tu hoja de cálculo tiene más de una pestaña que contiene datos (una hoja de cálculo de ofertas múltiples, por ejemplo), asegúrate de seleccionar la pestaña correcta que deseas importar.

• Sin símbolos especiales: tu hoja de cálculo no debe tener símbolos para campos numéricos o monetarios. Por ejemplo, una columna para el valor de trato únicamente debe incluir el número "1000" y no el símbolo "$1000".
• Especificar monedas: siguiendo el punto anterior, te recomendamos agregar una columna separada para especificar monedas si tus tratos tienen valores en monedas diferentes.
• Límite de tamaño de la hoja de cálculo: no hay un límite máximo admitido de columnas en la hoja de cálculo, pero el tamaño máximo del archivo es de 50 MB, con un máximo de 50,000 filas en la hoja de cálculo.

Campos obligatorios

Al importar datos a Pipedrive desde una hoja de cálculo, debes incluir los campos obligatorios para cada elemento. Cada campo obligatorio necesita una columna separada en tu hoja de cálculo asignada al campo correspondiente en Pipedrive.

Puedes leer más sobre los campos obligatorios para su importación en este artículo.

Campos personalizados

Si tu hoja de cálculo tiene datos de prospectos, tratos o contactos que no se encuentran cubiertos por los campos predeterminados, agrega un campo personalizado antes de importarlo para que tus datos tengan un lugar donde mapearse.

Por ejemplo, el “puesto laboral” no es un campo predeterminado en Pipedrive. Para incluir esta información en tu importación, crea un campo de persona personalizado y mapea la columna de la hoja de cálculo al campo recién creado. Te recomendamos un campo de texto o de opción única.

También puedes crear campos personalizados durante la etapa de mapeo de tu importación. Obtén más información sobre los campos personalizados en este artículo.

Iniciar la importación

Paso 1: Sube tu archivo

Ve a “...” (Más) > Importar datos > Desde una hoja de cálculo. Haz clic en “Desde una hoja de cálculo” y selecciona el archivo que deseas importar. Pipedrive admite archivos Excel (.xls y .xlsx) y .csv.

Paso 2: Mapeado

Para importar tus datos a Pipedrive, mapea cada columna en tu hoja de cálculo al ícono y campo correspondiente en el paso del mapeo. Puedes pasar el cursor sobre el ícono para ver a qué tipo de datos se refiere en Pipedrive.

La función de autoreconocimiento hará coincidir automáticamente el encabezado de la columna con los campos en Pipedrive. Los campos no reconocidos se deben arrastrar desde los campos de Pipedrive (derecha) a las columnas correspondientes de la hoja de cálculo (izquierda). Usa la barra de búsqueda para encontrar los nombres de los campos de Pipedrive más fácilmente.

Una vez que hayas terminado de hacer el mapeo, haz clic en “Siguiente”.

Paso 3: Vista previa y finalización

Esta página muestra una vista previa de los datos después de su importación. Te recomendamos que navegues por las pestañas de datos para validar la importación.

Una vez que hayas validado tu importación, haz clic en “Siguiente”.

En la siguiente ventana, elige qué hacer si se encuentran duplicados en tu hoja de cálculo. Si Pipedrive detecta un registro duplicado en tu hoja de cálculo o en los datos de Pipedrive, lo consolidará en una sola entrada.

Puedes obtener más información sobre cómo Pipedrive detecta duplicados durante la importación en este artículo.

Cuando todo se vea correcto, haz clic en “Iniciar importación”.

Después de la importación

Después de la importación, verás una página de confirmación con una descripción general de los datos importados.

¿Qué es un “archivo de omisión”?

Todos los elementos importados de forma incorrecta se agrupan en un archivo de omisión, que incluye la fila en la que se produjo la complicación y el motivo.

Por ejemplo, si importas una lista de personas y no incluyes un campo obligatorio (p. ej., el nombre de la persona), se omitirá esa fila de información. Pipedrive tomará esa fila y la organizará en un archivo de omisión.

Puedes descargar el archivo de omisión en cualquier momento para revisar estos errores y realizar los cambios necesarios directamente en la hoja de cálculo, luego importa el archivo de omisión en Pipedrive para completar tu importación. Esto garantiza que todos tus datos ingresen al sistema.

Tu archivo de omisión se verá así:

Te preguntas, "¿por qué se omitieron mis datos de importación?" Obtén más información sobre por qué se omiten los datos en este artículo.

¿Cómo revierto una importación?

Una importación de hoja de cálculo se puede revertir dentro de las 48 horas posteriores a su importación inicial con el botón revertir provisto en tu historial de importación.