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Base de Connaissance

Importer des données dans Pipedrive avec des feuilles de calcul

Remarque : Cette action est réservée aux utilisateurs administrateurs ou aux utilisateurs appartenant à un ensemble d'autorisations pour lequel cette action a été autorisée.

 


Vous pouvez facilement importer des données vers Pipedrive à partir de feuilles de calcul XLS, XLSX et CSV, pour importer des offres, des organisations, des personnes, des notes et des activités en même temps .

Avant de commencer, nous vous conseillons de lire cet article sur l'organisation de vos données dans Pipedrive. Il est important de bien comprendre comment les données que vous importez seront présentées après votre importation.

Si vous débutez avec Pipedrive, vous pouvez consulter notre cours Pour commencer au commencement de l'Académie Pipedrive.

 


Se préparer à l'importation de données

Remarque : Nous vous conseillons d’utiliser une feuille de calcul vierge et sans aucune formule dans le processus d’importation. Si vous disposez d'une feuille de calcul dont le contenu des cellules est généré par des formules ou des liaisons, nous vous recommandons de copier les données de votre feuille de calcul pour les coller dans une nouvelle feuille de calcul sans les formules.

 

Avant l'importation, vous devez réfléchir au type de données que vous souhaitez générer dans Pipedrive.

  • Essayez-vous simplement d'importer une liste de contacts (Personnes et Organisations) ?
  • Voulez-vous importer des contacts et ouvrir des offres dans votre pipeline pour ces contacts en même temps ?
  • Voulez-vous importer des Contacts, initier des Offres pour ces contacts, et créer des Activités pour toutes ces Offres en même temps ?
  • Voulez-vous importer des Contacts, initier des Offres pour ces contacts, créer des Activités et joindre des Notes ?
  • Or maybe you want to open a bunch of new Deals for Contacts that already exist in Pipedrive?


Si tout cela vous semble compliqué, nous vous suggérons de lire d’abord notre article qui explique comment vos données sont organisées dans Pipedrive.

 


Comment importer une feuille de calcul

Remarque : Si vous souhaitez importer des offres, vous pourrez en savoir plus dans cet article.


Étape 1 : Télécharger un fichier

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  • Rendez-vous dans Outils et applications > Importer des données > Depuis une feuille de calcul. 
  • Cliquez sur Télécharger le fichier et sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer. Pipedrive prend en charge les fichiers Excel (.xls et .xlsx) et .csv.
Remarque : Si vous recevez un message d'erreur lorsque vous essayez d'importer une feuille de calcul, le problème peut venir de cette dernière : bien qu'il n'existe pas de nombre limite de colonnes dans la feuille de calcul, la taille maximale du fichier est de 50 Mo, avec un maximum de 50 000 lignes.

Étape 2 : Mise en correspondance



C'est ici que vous allez mettre en correspondance les colonnes de votre feuille de calcul et les différents champs dans Pipedrive. Il vous suffit de faire glisser et de déposer les champs depuis le coin droit jusqu'aux colonnes appropriées de la feuille de calcul.

Remarque : Vous remarquerez que différentes catégories de différents types de données (Contacts, offres, etc.) s'affichent dans le coin à droite. Ils ont tous leurs champs individuels propres, que vous pouvez mettre en correspondance à partir de votre feuille de calcul.


Vous pouvez aussi utiliser la fonction de recherche pour rapidement trouver le champ que vous recherchez.

Vous avez besoin d'un champ qui n’est pas créé par défaut dans Pipedrive ? Vous pouvez tout simplement vous rendre dans Paramètres > Champs personnalisés, et Créer le champ personnalisé dont vous avez besoin. Vous pouvez reprendre votre importation en retournant dans Outils et applications > Importer des données.

Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton + Ajouter des champs personnalisés, qui se trouve en bas de la liste des champs, pour vous y rendre directement.

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Si les titres des colonnes importées correspondent aux valeurs des champs dans Pipedrive, les titres respectifs seront automatiquement choisis. Si la reconnaissance automatique a échoué pour vos champs, vous pouvez toujours faire glisser les champs de Pipedrive vers les colonnes appropriées de la feuille de calcul.

Remarque : La mise en correspondance de champs appartement à la catégorie Offre créera des offres dans votre compte Pipedrive. Si vous ne souhaitez pas créer d’offres lors de l’importation, ne mettez pas en correspondance ce type de champs avec les colonnes de votre feuille de calcul.

 

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Suivant.

Étape 3 : Prévisualiser et terminer

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Ici, il faudra indiquer à Pipedrive quoi faire en cas de doublon. Pipedrive dispose d'un algorithme anti-doublons qui fera de son mieux pour détecter les données redondantes et les fusionner.

C'est également ici que vous pouvez prévisualiser votre mise en correspondance. Cette page montre comment vos données apparaîtront après l’importation en fonction de la correspondance que vous aurez faite à l’étape 2.

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Après avoir prévisualiser votre importation, sélectionnez Démarrer l'importation.

Et le tour est joué ! Vous pouvez maintenant passer en revue les données que vous avez importées, et même les modifier si vous le souhaitez avec notre vue en liste, qui vous permet d'en modifier plusieurs à la fois.

 


Qu'est-ce qu'un « fichier skip (fichier des données ignorées) » ?

Lorsque vous faites une importation, Pipedrive émettra un rapport sur les éventuels problèmes survenus au cours de l’importation.
Par exemple, si vous souhaitez importer une liste de personnes et que vous n’avez pas rempli un champ obligatoire comme le nom, alors cette ligne d’informations sera ignorée.
Elle sera intégrée par la suite dans un fichier skip.

Vous pouvez télécharger le fichier skip à tout moment pour le passer en revue. Vous pouvez même effectuer les changements nécessaires, et ensuite importer le fichier skip dans Pipedrive pour compléter l’importation. Il s’agit d’une manière très simple de vous assurer que toutes vos données seront transférées dans le système.

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Comment annuler une importation ?

Les importations peuvent être annulées dans les 48 heures qui suivent grâce au bouton Rétablir que vous trouverez dans votre historique d'importation.
Si ce bouton Rétablir n’est pas disponible, faites-le savoir à notre équipe d’assistance qui se fera un plaisir de vous aider.

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Mise en correspondance – « Résoudre le puzzle »

Certains champs spécifiques requièrent une correspondance supplémentaire pour être importés correctement.
Lorsque vous sélectionnez Étape, Status, Visible pour, Propriétaire ou tout autre champ d’options à choix multiple/unique, la boîte de dialogue Map s'ouvre, et vous pouvez mettre les données importées en correspondance avec les valeurs de Pipedrive.

Par exemple, lorsque vous faites correspondre une offre avec une étape dans une colonne de votre feuille de calcul, vous avez accès à ce petit puzzle. Sur le côté gauche, vous trouverez différents mots-clés issus de la colonne de la feuille de calcul, et sur le côté droit, différentes étapes dans différents pipelines.
Il vous suffit de faire glisser les mots à gauche vers la droite puis, de les faire correspondre.

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Dans l’exemple ci-dessus, nous avons des mots-clés tels que Étape 1 et Étape 5 dans la feuille de calcul. Lorsque nous les faisons glisser vers l'étape Contact effectué, cela signifie que pour toutes les lignes qui comportent Étape 2 ou Étape 5 dans notre feuille de calcul, leur Offre sera ajoutée à l'étape Contact effectué.

 


Importation avancée – Les champs à mettre en correspondance et leurs fonctions


Il existe de nombreux champs dans Pipedrive avec lesquels vous pouvez mettre en correspondance vos colonnes.
Passons-les en revue et voyons lesquels sont les plus importants.

Champs obligatoires
Ces champs sont obligatoires lorsque vous mettez en correspondance vos importations pour créer vos données :

  • Personne - Nom | (Exemple : Audrey Hepburn)
    Obligatoire pour créer des Personnes (à moins que vous n'utilisiez les champs Prénom et Nom de famille)
  • Personne - Prénom | (Exemple : Audrey)
    Obligatoire pour créer des Personnes - (à moins que vous n'utilisiez le nom complet)
  • Personne - Nom de famille | (Exemple : Hepburn)
    Obligatoire pour créer des Personnes (à moins que vous n'utilisiez le nom complet)
  • Personne - Téléphone | (Exemple : 555-555-4422)
    Numéro de téléphone d'une Personne (à spécifier pour éviter de dupliquer une Personne)
  • Personne - E-mail | (Exemple : audrey.hepburn@pipedrive.com)
    Adresse e-mail d'une Personne (à spécifier pour éviter de dupliquer une Personne)
  • Organisation - Nom | (Exemple : Pipedrive)
    Obligatoire pour créer des Organisations et les associer avec des Personnes dans leurs lignes respectives
  • Organisation - Adresse  | (Exemple : 10 Rue Madame , Paris, France)
    L'adresse physique d'une Organisation, géocodée avec Google Maps (à préciser pour éviter d’avoir plusieurs organisations avec le même nom)
  • Offre – Titre | (Exemple : offre Ford)
    Obligatoire pour créer des offres. Laissez les cellules vierges dans votre feuille de calcul si vous voulez que Pipedrive crée automatiquement un titre pour chaque offre (par exemple : « offre Ford ») en fonction du nom de l'organisation qui est associée à l'offre. Si aucune organisation n’est spécifiée, Pipedrive attribuera alors un titre en fonction du nom de la personne (par exemple : « Offre de Jon Snow »). Vous pouvez aussi personnaliser les titres de vos offres en les renseignant dans les cellules.
    Remarque : Si le champ Offre – Étape n’est pas mis en correspondance lors de l’importation, toutes les offres créées seront automatiquement placées à la première étape de votre premier pipeline.
  • Note – Contenu | (Exemple : Je laisse une note concernant cette offre)
    Obligatoire pour créer des Notes. Cela garantira que le contenu de votre note est associé à tous les objets (Personne, Offres, etc.) que vous spécifiez dans votre importation.
  • Activité – Sujet | (Exemple : Suivi téléphonique)
    Obligatoire pour créer des Activités. NE PAS laisser de cellules vierges dans votre feuille de calcul. Renseignez chaque cellule avec le sujet désiré. Une activité sera alors créée pour chaque ligne.
  • Prospets – Titre | (Exemple : Contact Ford) 
    Pour importer des prospects, vous devrez mettre en correspondance le champ obligatoire Titre ainsi que l'un des champs suivants (au minimum) :
    • Adresse
    • E-mail
    • Organisation
    • Nom de la personne
    • Téléphone

Champs fréquemment utilisés
Ces champs ne sont pas obligatoires, mais s’avèrent très utiles :

  • Offre - Étape | (Exemple : Idée)
    Définit l'étape ou le pipeline où vos offres sont ajoutées. Si aucun stade n'est spécifié, vos offres seront initiées dans le premier stade de votre premier pipeline.
  • Offre - Valeur | (Exemple : 2000)
    Le montant de vos offres. Si aucune devise n'est spécifiée, la devise par défaut sera attribuée à l'offre, selon les Paramètres de l'entreprise.
  • Offre - Devise | (Exemple : USD or EUR)
    Définit la devise dans laquelle est exprimé le montant de votre offre. Si elle n'est pas spécifiée, Pipedrive utilisera la devise par défaut de votre entreprise, qui figure dans les Paramètres de l'entreprise.
  • Offre - Date de conclusion prévue | (Exemple : 11/04/2016, 11/4/16 ou 11/4/2016)
    Une date doit être spécifiée si vous voulez que votre offre apparaisse dans la vue prévisionnelle. Cette date peut être saisie manuellement plus tard si nécessaire.
  • Offre - Propriétaire | (Exemple : Bob Dillon ou James Brown)
    Détermine le propriétaire de l'offre parmi les utilisateurs de Pipedrive. Si aucun propriétaire n'est spécifié, l'utilisateur qui procède à l'importation sera désigné comme propriétaire de toutes les Offres.
  • Activité – Date d'échéance | (Exemple : 11/04/2016, 11/4/16 ou 11/4/2016)
    Spécifie le moment où une activité doit être effectuée.
  • Activité - Type | (Exemple : appel, déjeuner, réunion)
    Permet de spécifier les différents types d’activités, y compris personnalisés.
  • Activité - Attribuée à | (Exemple : Bob Dillon ou James Brown)
    Vous permet d'attribuer des activités à des utilisateurs spécifiques de Pipedrive.

 

Champs historiques
Ces champs recueilleront les dates et les statuts consignés dans vos données, comme les offres déjà conclues ou les activités déjà terminées.

  • Offre - Heure de gain | (Exemple : 11/04/2016, 11/4/16 ou 11/4/2016)
    Spécifie la date à laquelle vos Offres ont été marquées comme remportées.
  • Offre - Heure de perte | (Exemple : 11/04/2016, 11/4/16 ou 11/4/2016)
    Spécifie la date à laquelle vos Offres ont été marquées comme perdues.
  • Offre - Statut | (Exemple : Remportée ou En cours)
    Vous permet d'importer des Offres qui sont déjà conclues. Vous pouvez indiquer les lignes qui correspondent à des offres ouvertes, perdues ou conclues.
    Remarque : Si aucun statut n'est spécifié, toutes les offres importées seront automatiquement marquées comme ouvertes.
  • Activité - Terminée | (Exemple : Terminée ou Non terminée)
    Vous permet de marquer certaines activités comme déjà terminées tout en laissant d'autres activités en cours.
  • Activité – Date de marquage comme terminée | (Exemple : 2016/04/11, 11/4/16 ou 11/4/2016)
    Spécifie le moment où une activité a été marquée comme Terminée. Cette information s'affichera dans les statistiques de votre compte.

 


Modèle de feuille de calcul

Si vous avez besoin d'y voir plus clair, ou que vous apprenez mieux grâce à des exemples visuels, nous vous suggérons de télécharger notre modèle de feuille de calcul vous expliquant comment fonctionne l'importation dans Pipedrive.

Ce modèle vous permettra d'inscrire vos données réelles dans des colonnes qui seront facilement reconnues par le système de correspondance Pipedrive, ou d'acquérir une meilleure compréhension de la façon dont les fonctions d'importation de Pipedrive reconnaissent les champs.

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