Base de Connaissance

Importer des données dans Pipedrive avec des feuilles de calcul

Remarque : L'importation des données dans Pipedrive n'est disponible que pour les utilisateurs administrateurs et les utilisateurs standard dont la bonne autorisation est activée.


Vous pouvez facilement importer vos données dans Pipedrive à partir de fichiers XLS, XLSX et CSV, vous permettant ainsi d'ajouter à la fois des prospects, offres, organisations, personnes, produits, notes et activités. Avant de commencer, nous vous conseillons de lire cet article sur l'organisation de vos données dans Pipedrive. Il est important de comprendre comment les données que vous importez seront introduites dans la structure de données Pipedrive.

Vous n'êtes pas certain de savoir comment formater votre feuille de calcul ou vous souhaitez essayer avec des données de test ? Téléchargez notre exemple de feuille de calcul ici.

 

 

 

Si vous débutez avec Pipedrive, vous pouvez consulter notre cours Pour commencer au commencement de l'Académie Pipedrive.

 


Se préparer à l'importation de données

Avant votre importation, vous devez réfléchir au type de données que vous souhaitez ajouter dans Pipedrive, et formater votre feuille de calcul en conséquence.

  • Voulez-vous simplement importer une liste de contacts (personnes et organisations) ?
  • Voulez-vous importer des contacts et créer des offres ouvertes pour eux ?
  • Voulez-vous importer des Contacts, initier des Offres pour ces contacts, et créer des Activités pour toutes ces Offres en même temps ?
  • Voulez-vous importer des Contacts, initier des Offres pour ces contacts, créer des Activités et joindre des Notes ?
  • Ou peut-être que vous souhaitez ouvrir plusieurs nouvelles Offres pour des Contacts qui existent déjà dans Pipedrive ?


Quelques conseils pour formater les feuilles de calcul :

  • Supprimer les formules — Nous vous conseillons d’utiliser une feuille de calcul vierge et sans aucune formule dans le processus d’importation. Si vous disposez d'une feuille de calcul dont le contenu des cellules est généré par des formules ou des liaisons, nous vous recommandons de copier les données de votre feuille de calcul pour les coller dans une nouvelle feuille de calcul sans les formules.
  • Un onglet par feuille de calcul — Assurez-vous que vos données ne se trouvent que dans un seul onglet de votre feuille de calcul lors de l'importation. Si votre feuille de calcul contient plusieurs onglets, il vous faudra les copier-coller dans des fichiers individuels et les importer un par un.
  • Pas de symboles — Assurez-vous que votre feuille de calcul ne contient aucun symbole pour les champs numériques et monétaires. Par exemple, si vous importez une colonne pour la valeur de l'offre, assurez-vous que la cellule ne contient que le nombre « 1000 », et non « 1000 € ».

 


Champs obligatoires

Lors de l'importation de données à partir d'une feuille de calcul, il est important d'inclure les champs obligatoires pour chaque élément pour que l'importation se déroule correctement. Chaque champ obligatoire devra se trouver sur une colonne séparée dans votre feuille de calcul, et devra être mis en correspondance avec le champ existant dans Pipedrive.

Remarque : Si vous tentez d'importer vos données sans les champs obligatoires, aucun élément ne sera créé et un fichier skip sera généré.

 

Pour importer... Vous avez besoin de ces champs...
Prospects
  • Titre du prospect
  • Nom de la personne ou de l'organisation
Offres
  • Titre de l'offre
  • Nom de la personne ou de l'organisation
Personnes
  • Nom de la personne
Remarque : L'e-mail et le téléphone sont recommandés pour éviter les doublons
Organisation
  • Nom de l'organisation
Remarque : L'adresse est recommandée pour éviter les doublons
Produits
  • Nom du produit
Notes
  • Contenu
  • Offre, contact ou informations du prospect
Activités
  • Objet


Vous pouvez en savoir plus sur les champs obligatoires pour l'importation dans cet article.

 


Champs personnalisés

Si vous disposez de données supplémentaires concernant vos prospects, offres et contacts, vous pouvez également les ajouter facilement à vos données de Pipedrive par l'importation. Si le champ n'existe pas dans Pipedrive par défaut, vous devrez d'abord le créer en tant que champ personnalisé dans votre compte Pipedrive avant de lancer votre importation, pour que vos données puissent être mises en correspondance.

Par exemple, l'intitulé du poste d'une personne n'est pas un champ par défaut dans Pipedrive. Pour inclure cette donnée dans votre importation, vous devrez d'abord la créer en tant que champ personnalisé (nous recommandons un texte ou une option unique) avant de pouvoir mettre en correspondance cette colonne avec le nouveau champ.

Vous pourrez en savoir plus sur les champs personnalisés en consultant cet article.

 


Lancer votre importation

Une fois que vous avez compris comment les données de Pipedrive fonctionnent et que vous avez formaté votre feuille de calcul correctement, vous pouvez commencer votre importation.

Étape 1 : Télécharger votre fichier

Rendez-vous dans « ... » (Plus) > Importer des données > Depuis une feuille de calcul. Cliquez sur Télécharger un fichier, puis sélectionnez le fichier que vous souhaiter importer. Pipedrive prend en charge les fichiers Excel (.xls et .xlsx) et .csv.

File_upload.png

 

Remarque : Bien qu'il n'existe pas de nombre limite de colonnes dans la feuille de calcul, la taille maximale du fichier est de 50 Mo, avec un maximum de 50 000 lignes.

 

Étape 2 : Mise en correspondance

Pour importer correctement vos données dans Pipedrive, vous devrez mettre en correspondance chaque colonne de votre feuille de calcul avec l'icône et le champ appropriés dans l'étape de mise en correspondance. Vous pouvez passer la souris sur l'icône pour voir le type de données auquel elle fait référence dans Pipedrive.

La reconnaissance automatique mettra en correspondance l'entête de la colonne et le champ dans Pipedrive, mais si certains champs ne sont pas reconnus, vous devrez glisser-déposer les champs Pipedrive (à droite) vers les colonnes de la feuille de calcul appropriée (gauche). Vous pouvez rechercher le nom d'un champ Pipedrive pour le trouver plus facilement.

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Si des données de votre feuille de calcul n'existent pas en tant que champ par défaut dans Pipedrive, vous pouvez cliquer sur le bouton + Ajouter des champs personnalisés situé en bas de la liste des champs et ajouter directement des champs personnalisés. Une fois que vous avez fini de créer votre champ personnalisé, vous pouvez reprendre votre importation en vous revenant à Outils et applications > Importer des données.

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La mise en correspondance peut être compliquée, donc nous avons créé des guides supplémentaires pour vous assister dans cette étape. Vous pourrez en savoir plus sur la mise en correspondance dans cet article, et sur la mise en correspondance avancée dans cet article.


Une fois que vous avez fini la mise en correspondance, cliquez sur Suivant.


Étape 3 : Prévisualiser et terminer

Dans la fenêtre suivante, vous pouvez choisir quoi faire si des doublons se trouvent dans votre feuille de calcul. Si Pipedrive détecte un doublon dans votre feuille de calcul ou dans vos données de Pipedrive, il fusionnera ces données en une seule. Vous pourrez en savoir plus sur la façon dont Pipedrive détecte les doublons en consultant cet article.

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Une fois cette étape terminée, vous pouvez vérifier la mise en correspondance. Cette page montre comment vos données apparaîtront après l’importation.

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Après avoir vu l'aperçu de votre importation, sélectionnez Démarrer l'importation.

 


Après votre importation

Après l'importation, vous verrez une page de confirmation avec un aperçu des données que vous avez importées dans votre compte Pipedrive.

after_import.png


Qu'est-ce qu'un « fichier skip (fichier des données ignorées) » ?

Si des éléments de votre feuille de style n'ont pas été correctement importés, Pipedrive créera un fichier skip, qui inclura la raison du problème, avec la ligne concernée.

Par exemple, si vous avez omis d'inclure un champ obligatoire lors de l'importation d'une personne (son nom, par exemple), Pipedrive ignorera cette ligne d'informations. Pipedrive prendra ensuite cette colonne et l'organisera dans un fichier skip.

Vous pouvez télécharger le fichier skip à tout moment pour passer en revue ces erreurs. Vous pouvez même effectuer directement les changements nécessaires, et ensuite importer le fichier skip dans Pipedrive pour compléter l’importation. Il s’agit d’une manière très simple de vous assurer que toutes vos données seront transférées dans le système.

Skip_file_image__1_.png

Votre fichier skip aura cet aspect :

Screenshot_2020-10-07_at_16.26.09.png

Vous pourrez en savoir plus sur la raison pour laquelle vos données ont été ignorées en consultant cet article.


Comment annuler une importation ?

Une fois que votre feuille de calculée a été importée, vous disposez de 48 heures pour annuler cette importation via le bouton Annuler accessible depuis Historique d'importation.

Si ce bouton Annuler n'est pas disponible, veuillez contacter notre équipe d'assistance qui sera ravie de vous aider.

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