ฐานความรู้

เริ่มต้นใช้งานกับการทำงานอัตโนมัติ

หากคุณทำงานที่เป็นงานบริหารซ้ำ ๆ ใน Pipedrive – เช่น การกำหนดกิจกรรมเมื่อดีลเคลื่อนที่ไปยังขั้นตอนเฉพาะ – อาจจะคุ้มค่าที่จะทำให้เป็นอัตโนมัติ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งสำคัญที่ทำให้ธุรกิจของคุณเติบโต.

การทำงานอัตโนมัติ ใน Pipedrive ประกอบด้วยสองส่วน – เหตุการณ์เริ่มต้น และ เหตุการณ์การกระทำ.

• เหตุการณ์เริ่มต้น แสดงถึงส่วน “ถ้า” ของคำกล่าว if-then: เพื่อให้การทำงานอัตโนมัติทำงานได้ จะต้องมีการกระทำเฉพาะเกิดขึ้นก่อน.
  การกระทำนี้อาจเกี่ยวข้องกับการสร้าง, อัปเดต, หรือการลบบุคคล, องค์กร, กิจกรรม, หรือดีลใน Pipedrive. นอกจากนี้ คุณสามารถใช้การเริ่มต้นตามวันที่ ซึ่งจะเริ่มการทำงานอัตโนมัติตามวันที่ที่กำหนด เช่น การต่อสัญญาหรือกำหนดเวลาของเหตุการณ์.
• เหตุการณ์การกระทำ แสดงถึงส่วน “แล้ว” ของคำกล่าว if-then: เมื่อเหตุการณ์เริ่มต้นเกิดขึ้น นี่คือขั้นตอนที่กำหนดว่าการทำงานอัตโนมัติจะทำอะไรในตอบสนอง.
  การกระทำนี้สามารถรวมถึงการสร้าง, อัปเดต, หรือการลบบุคคล, องค์กร, กิจกรรม, หรือดีลใน Pipedrive โดยอัตโนมัติ. นอกจากนี้ยังสามารถเกี่ยวข้องกับการส่งอีเมลจากที่อยู่อีเมลที่ซิงค์กับบัญชี Pipedrive ของคุณ.

การสร้างอัตโนมัติครั้งแรกของคุณ

ในการเข้าถึงฟีเจอร์อัตโนมัติ ให้เปิด เมนูบัญชี ที่มุมขวาบนและไปที่ เครื่องมือและแอป > อัตโนมัติ.

เพื่อเริ่มสร้างอัตโนมัติ ให้คลิกที่ปุ่ม “+ อัตโนมัติ”.

เลือกว่าจะเริ่มด้วย “ทริกเกอร์เหตุการณ์” หรือ “ทริกเกอร์วันที่”. นี่จะเปิดแถบด้านข้างที่คุณสามารถกำหนดรายการและเหตุการณ์ที่จะเริ่มอัตโนมัติของคุณ.

ทริกเกอร์เหตุการณ์ event trigger จะให้คุณเลือกจากตัวเลือกเอนทิตีหกตัว (ดีล, บุคคล, กิจกรรม, ลีด, องค์กร และ โครงการ) โดยแต่ละตัวมีสามประเภทของเหตุการณ์ที่จะกระตุ้นอัตโนมัติ (เพิ่ม, อัปเดต, หรือ ลบ).

ทริกเกอร์วันที่ date trigger จะให้คุณเลือกจากตัวเลือกเอนทิตีสี่ตัว (ดีล, บุคคล, กิจกรรม, และ องค์กร) โดยแต่ละตัวมีตัวเลือกให้เลือกฟิลด์วันที่เฉพาะ และสามพารามิเตอร์ (วันที่แน่นอน, ก่อนวันที่, และ หลังวันที่) เพื่อกระตุ้นอัตโนมัติ.

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับทริกเกอร์วันที่ โปรดดู บทความนี้.

เมื่อคุณเลือกประเภททริกเกอร์และเหตุการณ์ทริกเกอร์แล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “ใช้ทริกเกอร์”.

เมื่อมีเหตุการณ์ทริกเกอร์แล้ว คุณจะมีตัวเลือกในการใช้เงื่อนไข (หรือเงื่อนไข) กับทริกเกอร์ของคุณ ที่นี่คุณสามารถเลือกจากเงื่อนไขที่แนะนำหรือเพิ่มเงื่อนไขของคุณเองเพื่อกำหนดว่าอัตโนมัติของคุณจะทำงานเมื่อใด.

หลังจากบันทึกเงื่อนไขของคุณแล้ว ให้คลิกที่ไอคอน “+“ เพื่อเพิ่มขั้นตอนอีกขั้นตอนหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็นเงื่อนไขอีกหนึ่งหรือเหตุการณ์การกระทำของคุณ.

สำหรับอัตโนมัติที่ซับซ้อนมากขึ้น คุณสามารถเพิ่ม รอเงื่อนไข หรือ เงื่อนไข if/else เพื่อแบ่งอัตโนมัติของคุณออกเป็นสองเส้นทางหรือมากกว่า.

เมื่อกำหนดการกระทำของคุณแล้ว คุณสามารถเลือกจากตัวเลือกเริ่มต้น – บุคคล, องค์กร, ลีด, ดีล, กิจกรรม, อีเมล, หมายเหตุ, แคมเปญ, โครงการ และ เว็บฮุก – รวมถึงการรวม – Slack, Microsoft Teams, Trello และ Asana. คุณสามารถเลือกประเภทการกระทำที่เฉพาะเจาะจงกับแต่ละตัวเลือก.

คุณสามารถเพิ่มการกระทำหลายรายการในอัตโนมัติของคุณ และพวกเขาจะถูกดำเนินการจากด้านบนลงไปในรายการเสมอ ตัวอย่างเช่น ขั้นตอนที่ 3 จะถูกดำเนินการหลังจากขั้นตอนที่ 2 เสร็จสิ้น.

อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าอัตโนมัติจะตรวจสอบเพียงครั้งเดียวว่าเงื่อนไขสำหรับการกระทำที่ถูกกระตุ้นทุกครั้งเป็นไปตามที่กำหนดหรือไม่ เว้นแต่คุณจะใช้เงื่อนไข รอจนกว่าเหตุการณ์. หากเงื่อนไขของการกระทำเฉพาะไม่เป็นไปตามที่กำหนด การกระทำจะไม่ถูกดำเนินการ และระบบจะไม่ดำเนินการขั้นตอนถัดไป.

ที่นี่ คุณสามารถดูวิธีตั้งค่าอัตโนมัติที่ย้ายดีลใหม่ของคุณไปยังท่อที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับเจ้าของดีล.

เพื่อระบุว่าผู้ใช้คนใดบ้างที่ได้รับอนุญาตให้กระตุ้นอัตโนมัตินี้ ให้ตรวจสอบตัวเลือกที่ด้านบนของอัตโนมัติและเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ.

หลังจากตั้งค่าอัตโนมัติของคุณแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “บันทึก” และจากนั้นตั้งค่าเป็น “เปิดใช้งาน” เพื่อเริ่มใช้งาน.

เมื่อเปิดใช้งานแล้ว อัตโนมัติของคุณจะทำงานโดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่เงื่อนไขทริกเกอร์ถูกต้อง.

คุณสามารถจัดการอัตโนมัติที่บันทึกไว้ของคุณใน มุมมองรายการอัตโนมัติ ได้ตลอดเวลา.

มุมมองรายการอัตโนมัติ

ใน มุมมองรายการอัตโนมัติ คุณสามารถดูอัตโนมัติทั้งหมดของคุณควบคู่ไปกับที่สร้างโดยเพื่อนร่วมทีมของคุณ จัดเรียงตามเวลาที่อัปเดตล่าสุดและใช้ตัวกรอง

คุณสามารถแก้ไข ลบ หรือสลับอัตโนมัติระหว่างที่ใช้งานและไม่ใช้งาน หากอัตโนมัติไม่ใช้งาน ทริกเกอร์และการกระทำจะไม่ทำงาน

อัตโนมัติที่ไม่ใช้งานจะแสดงเป็นสีเทา ทำให้คุณสามารถระบุได้อย่างรวดเร็วว่าอันไหนที่กำลังใช้งานอยู่ในบัญชี Pipedrive ของคุณ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับมุมมองรายการอัตโนมัติใน บทความนี้.

การโอนอัตโนมัติ

ไม่ว่าผู้ใช้จะออกจากบริษัทหรือเพียงแค่ลาหยุด ผู้ใช้อีกคนอาจต้องการเข้าถึงอัตโนมัติของพวกเขาเพื่อวัตถุประสงค์ในการแก้ไขปัญหาหรือเพื่อมอบหมายให้กับคนอื่น เพื่อทำเช่นนี้ ให้โอนกรรมสิทธิ์ของอัตโนมัติ

ผู้ใช้และสิทธิ์

เฉพาะผู้ใช้ประเภทต่อไปนี้เท่านั้นที่สามารถโอนอัตโนมัติได้:

• ผู้ดูแลแอปทั่วโลก สามารถโอนอัตโนมัติใด ๆ ให้กับตนเองหรือผู้ดูแลแอปทั่วโลกคนอื่น ๆ
• ผู้ดูแลแอปดีล และ ผู้ใช้ทั่วไปทั่วโลก ที่มี สิทธิ์ ”เพิ่มอัตโนมัติ” สามารถโอนอัตโนมัติของตนเองให้กับผู้ดูแลแอปทั่วโลก

โอนกรรมสิทธิ์

การโอนเดี่ยว

เปิดดูตัวอย่างอัตโนมัติ เมื่อชี้เมาส์ไปที่ชื่อเจ้าของทางซ้าย ให้คลิกที่ไอคอนดินสอ หรือคลิก”...” ทางขวาและ“โอนกรรมสิทธิ์”

การโอนแบบกลุ่ม

ในมุมมองอัตโนมัติ ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมายของอัตโนมัติที่คุณต้องการโอนทางด้านซ้ายของหน้าจอ

จากนั้น คลิก “โอนกรรมสิทธิ์”.

เมื่อคลิกที่ “โอนกรรมสิทธิ์,” คุณต้องเลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการโอนอัตโนมัติให้

ก่อนที่จะเสร็จสิ้นการโอน คุณจะเห็นข้อความแจ้งเตือนที่ระบุสิ่งที่จะเกิดขึ้นหลังจากการโอนอัตโนมัติ เหตุการณ์ในข้อความแจ้งเตือนอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับขั้นตอนของอัตโนมัติ (เช่น หากมีการดำเนินการที่รอดำเนินการอยู่ หากมีการติดตั้งและใช้งานการรวมในอัตโนมัติ)

โปรดอ่านข้อความแจ้งเตือนนี้อย่างละเอียดก่อนดำเนินการต่อ

หากคุณมีการดำเนินการที่รอดำเนินการสำหรับอัตโนมัตินั้น คุณสามารถยกเลิกทั้งหมดได้โดยการติ๊กถูกที่ช่องทำเครื่องหมาย เช่น หากอัตโนมัติถูกตั้งค่าให้ส่งอีเมล 5 วันหลังจากการกระตุ้นและการดำเนินการเหล่านั้นยังคงดำเนินอยู่ พวกเขาจะถูกยกเลิกและอีเมลจะไม่ถูกส่ง

เมื่อการโอนอัตโนมัติเสร็จสิ้น มันจะปรากฏในมุมมองรายการอัตโนมัติของเจ้าของที่รับ การโอนอัตโนมัติจะถูกปิดใช้งาน ดังนั้นเจ้าของที่รับสามารถตรวจสอบและแก้ไขปัญหาได้หากจำเป็น

อัตโนมัติจะมีป้ายโอนที่เพิ่มเข้ามาเพื่อระบุว่าได้ถูกโอนแล้ว

เจ้าของที่รับสามารถตั้งค่าอัตโนมัติได้ รวมถึงการแก้ไขและเปิดใช้งาน