Kennisdatabase

Automatiseringen

Als je jezelf betrapt op het herhalen van dezelfde administratieve taken in Pipedrive – het inplannen van dezelfde activiteit nadat een deal naar een specifieke fase in je pijplijn is verplaatst – dan kan het in het belang van je bedrijf zijn om die taken te automatiseren, zodat je je kunt concentreren op de belangrijke dingen die je bedrijf laten groeien.

Automatiseringen in Pipedrive bestaan uit twee onderdelen – een trigger gebeurtenis en een actie gebeurtenis.

• De trigger gebeurtenis is het “als” gedeelte van een als-dan vergelijking: Voordat de automatisering plaatsvindt, moet deze geprogrammeerde actie plaatsvinden.
  Dit kan de creatie, bijwerking of verwijdering zijn van een persoon, organisatie, activiteit of deal in Pipedrive.
• De actie gebeurtenis is het “dan” gedeelte van een als-dan vergelijking: Zodra de trigger gebeurtenis heeft plaatsgevonden, is dit de actie die je wilt laten plaatsvinden.
  Dit kan de creatie, bijwerking of verwijdering zijn van een persoon, organisatie, activiteit of deal in Pipedrive, of het verzenden van een e-mail vanaf het e-mailadres dat is gesynchroniseerd met je Pipedrive-account.

Een automatisering creëren

Om toegang te krijgen tot de automatiseringsfunctie, klik op de “...” (meer) tab > Automatiseringen.

Om te beginnen met het creëren van een automatisering, klik op de “+ Automatisering” knop rechtsboven op de automatiseringspagina.

Om te beginnen met het ontwerpen van uw automatisering, klik op de “Trigger toevoegen” knop. U zult een zijbalk zien waar u het item en de gebeurtenis kunt kiezen die uw automatisering zullen activeren.

Bij het configureren van uw trigger, kunt u kiezen uit zes opties – deal, persoon, activiteit, lead, organisatie, en project – met drie opties welke gebeurtenis met dat item de automatisering zal activeren – creatie, bijwerken, of verwijderen.

Wanneer u het type trigger en de triggergebeurtenis hebt gekozen, klik dan op de “Toepassen trigger” knop.

Met de triggergebeurtenis op zijn plaats, heeft u vervolgens de optie om een voorwaarde (of voorwaarden) op uw trigger toe te passen. Hier kunt u definiëren onder welke omstandigheden uw automatisering wordt geactiveerd.

Na het opslaan van uw voorwaarde, klik op het plusteken “+“ om uw volgende stap te kiezen. Dit kan een andere voorwaarde of uw actiegebeurtenis zijn.

Bij het definiëren van uw actie, kunt u kiezen tussen standaardopties – persoon, organisatie, lead, deal, activiteit, email, notities, campagnes, projecten en webhooks– evenals integraties – Slack, Microsoft Teams, Trello en Asana. U kunt actietypes kiezen die specifiek zijn voor elke optie.

U kunt meerdere acties aan uw automatisering toevoegen, en ze zullen altijd van boven naar beneden worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld, stap 3 zal alleen worden uitgevoerd nadat stap 2 is voltooid.

Houd er echter rekening mee dat automatiseringen slechts één keer controleren of de voorwaarde voor elke geactiveerde actie is vervuld, tenzij u de wacht tot gebeurtenis voorwaarde gebruikt. Als een voorwaarde van een specifieke actie niet is vervuld, zal de actie niet worden uitgevoerd en zal het systeem de volgende stap niet uitvoeren.

Hier kunt u zien hoe u een automatisering instelt die uw nieuwe deal naar een andere pijplijn verplaatst afhankelijk van de deal-eigenaar.

Om op te geven welke gebruikers deze automatisering mogen activeren, vink de optie aan bovenaan de automatisering en selecteer welke optie u verkiest.

Zodra u al uw keuzes heeft gemaakt en uw automatisering heeft ontworpen, klikt u op de “Opslaan” knop om uw automatisering te finaliseren.

Zodra u uw automatisering opslaat, wordt deze weergegeven op de automatiseringslijstweergave.

Automatiseringslijstweergave

Je kunt ook al je gemaakte automatiseringen bekijken, samen met de automatiseringen die zijn gemaakt voor het Pipedrive-account van het gehele bedrijf, sorteren op bijwerktijd en filters toepassen.

Je kunt automatiseringen bewerken, verwijderen of markeren als actief of inactief. Als een automatisering als inactief is gemarkeerd, zullen de trigger- en actie-functies niet plaatsvinden.

Inactieve automatiseringen zijn grijs weergegeven zodat je snel kunt begrijpen welke automatiseringen momenteel actief zijn in je Pipedrive-account.

Leer meer over de automatiseringslijstweergave in dit artikel.

Overdracht automatiseringen

Of een gebruiker nu het bedrijf verlaat of gewoon vrij neemt, een andere gebruiker heeft mogelijk toegang nodig tot hun automatiseringen om problemen op te lossen of ze aan iemand anders toe te wijzen. Dit kan worden gedaan door bestaande automatiseringen over te dragen.

Gebruikers en machtigingen

Alleen de volgende soorten gebruikers kunnen automatiseringen overdragen:

• Globale app beheerders kunnen elke automatisering aan zichzelf of aan andere globale app-beheerders overdragen
• Deals app beheerders en globale reguliere gebruikers met de machtiging ”Automatiseringen toevoegen” kunnen hun eigen automatiseringen aan globale app-beheerders overdragen

Overdracht van eigendom

Enkele overdracht

Open de voorbeeldweergave van de automatisering. Wanneer je boven de naam van de eigenaar aan de linkerkant zweeft, klik je op het potloodpictogram, of klik op ”...” aan de rechterkant en “Overdracht van eigendom.”

Bulkoverdracht

In de lijstweergave klik je op ”Meerdere selecteren” aan de rechterkant van je scherm en vink je de selectievakjes van de automatiseringen aan die je wilt overdragen.

Klik vervolgens op “Overdracht van eigendom”.

Wanneer je op “Overdracht van eigendom” klikt, moet je de gebruiker selecteren aan wie je de automatisering wilt overdragen.

Voordat je de overdracht beëindigt, zie je een disclaimer met een lijst van gebeurtenissen die zullen plaatsvinden zodra de automatisering is overgedragen. De gebeurtenissen in de disclaimer kunnen variëren afhankelijk van de automatiseringstappen (bijvoorbeeld als er actieve wachtende uitvoeringen zijn, of als er een integratie is geïnstalleerd en gebruikt in een automatisering).

Zorg ervoor dat je deze disclaimer zorgvuldig leest voordat je verder gaat.

In de disclaimerprompt kun je wachtende uitvoeringen voor die automatisering annuleren. Als je het vakje aanvinkt, worden alle wachtende uitvoeringen geannuleerd en niet uitgevoerd. Bijv., als de automatisering is geconfigureerd om een e-mail 5 dagen na een trigger te verzenden en die uitvoeringen nog in uitvoering zijn, worden ze geannuleerd en wordt de e-mail niet verzonden.

Zodra de automatisering is overgedragen, verschijnt deze in de lijstweergave van automatiseringen van de ontvangende eigenaar. De automatisering wordt in een inactieve staat overgedragen, zodat de ontvangende eigenaar de automatisering kan beoordelen en eventuele problemen kan oplossen indien nodig.

De automatisering krijgt een overgedragen label om aan te geven dat deze is overgedragen.

De ontvangende eigenaar kan nu de automatisering configureren - inclusief het bewerken en activeren.