Kennisdatabase

Automatisering

Als u merkt dat u dezelfde administratieve taken herhaalt in Pipedrive - het plannen van dezelfde activiteit nadat een deal naar een specifiek stadium in uw pijplijn is verplaatst - kan het in het belang zijn van uw bedrijf om die taken te automatiseren, zodat u zich kunt concentreren op de belangrijke dingen die uw bedrijf laten groeien.

Automatiseringen in Pipedrive bestaan uit twee delen - een triggergebeurtenis en een actiegebeurtenis.

• De triggergebeurtenis is het “als” deel van een als-dan vergelijking: Voordat de automatisering plaatsvindt, moet deze geprogrammeerde actie zich voordoen.
  Dit kan de creatie, bijwerking of verwijdering van een persoon, organisatie, activiteit of deal in Pipedrive zijn.
• De actiegebeurtenis is het “dan” deel van een als-dan vergelijking: Zodra de triggergebeurtenis heeft plaatsgevonden, is dit de actie die u wilt laten plaatsvinden.
  Dit kan de creatie, bijwerking of verwijdering van een persoon, organisatie, activiteit of deal in Pipedrive zijn, of het verzenden van een e-mail vanuit het e-mailadres gesynchroniseerd met uw Pipedrive-account.

Een automatisering maken

Om toegang te krijgen tot de automatiseringsfunctie, klik op het “...” (meer) tabblad > Automatiseringen.

Om te beginnen met het maken van een automatisering, klik op de “+ Automatisering” knop rechtsboven op de automatiseringspagina.

Om te beginnen met het ontwerpen van uw automatisering, klik op de “Trigger toevoegen” knop. U ziet een zijbalk waar u het item en het event kunt kiezen dat uw automatisering teweegbrengt.

Bij het configureren van uw trigger kunt u kiezen tussen zes opties - deal, persoon, activiteit, lead, organisatie en project - met drie opties voor welk evenement met betrekking tot dat item de automatisering zal triggeren - creëren, updaten of verwijderen.

Zodra u het type trigger en het trigger event hebt gekozen, klik op de “Trigger toepassen” knop.

Met het trigger event op zijn plaats, hebt u vervolgens de optie om een voorwaarde (of voorwaarden) toe te passen op uw trigger. Hier kunt u definiëren onder welke omstandigheden uw automatisering wordt getriggerd.

Nadat u uw voorwaarde heeft opgeslagen, klik op het plusteken “+“ om uw volgende stap te kiezen. Dit kan een andere voorwaarde zijn of uw actie event.

Bij het definiëren van uw actie, kunt u kiezen tussen standaard opties - persoon, organisatie, lead, deal, activiteit, e-mail, notities, campagnes, projecten en webhooks - en integraties - Slack, Microsoft Teams, Trello en Asana. U kunt actietypes kiezen die specifiek zijn voor elke optie.

U kunt meerdere acties toevoegen aan uw automatisering, en ze zullen altijd worden uitgevoerd vanaf de top en de lijst bij langs werken. Bijvoorbeeld, stap 3 wordt alleen uitgevoerd nadat stap 2 klaar is.

Houd echter in gedachten dat automatiseringen maar één keer zullen controleren of de voorwaarde voor elke getriggerde actie is voldaan, tenzij u de wachten tot event voorwaarde gebruikt. Als aan de voorwaarde van een specifieke actie niet is voldaan, wordt de actie niet uitgevoerd en zal het systeem de volgende stap niet uitvoeren.

Hier kunt u zien hoe u een automatisering instelt die uw nieuwe deal naar een ander pipeline verplaatst, afhankelijk van de deal owner.

Om te specificeren welke gebruikers bevoegd zijn om deze automatisering te triggeren, vinkt u de optie bovenaan de automatisering aan en kiest u welke optie u verkiest.

Nadat u al uw keuzes heeft gemaakt en uw automatisering heeft ontworpen, klik op de “Bewaren” knop om uw automatisering te finaliseren.

Na het bewaren van uw automatisering, zal deze worden weergegeven in de automatiseringslijstweergave.

Automatiseringslijstweergave

U kunt ook al uw gemaakte automatiseringen bekijken, samen met de automatiseringen die zijn gemaakt voor het gehele Pipedrive-account van het bedrijf, sorteren op bijgewerkte tijd en filters toepassen.

U kunt automatiseringen bewerken, verwijderen of markeren als actief of inactief. Als een automatisering als inactief is gemarkeerd, zullen de trigger- en actiefuncties niet plaatsvinden.

Inactieve automatiseringen zijn grijs gemaakt zodat u snel kunt begrijpen welke automatiseringen momenteel actief zijn in uw Pipedrive-account.

Lees meer over de automatiseringslijstweergave in dit artikel.

Automatiseringen overdragen

Of een gebruiker het bedrijf verlaat of gewoon even vrij neemt, een andere gebruiker heeft mogelijk toegang nodig tot hun automatiseringen om problemen op te lossen of ze aan iemand anders toe te wijzen. Dit kan worden gedaan door bestaande automatiseringen over te dragen.

Gebruikers en rechten

Alleen de volgende soorten gebruikers kunnen automatiseringen overdragen:

• Wereldwijde app beheerders kunnen elke automatisering naar zichzelf of naar andere wereldwijde app-beheerders overdragen
• Deals-app beheerders en algemene reguliere gebruikers met de rechten "Automatiseringen toevoegen" kunnen hun eigen automatiseringen overdragen naar wereldwijde app-beheerders

Eigendom overdragen

Enkele overdracht

Open het automatisering voorbeeld. Wanneer je over de naam van de eigenaar aan de linkerkant zweeft, klik op het potlood pictogram, of klik op "..." aan de rechterkant en "Eigendom overdragen".

Massa-overdracht

In de lijstweergave, klik op "Selecteer meerdere" aan de rechterkant van je scherm en selecteer de vakjes van de automatiseringen die je wilt overdragen.

Klik vervolgens op "Eigendom overdragen".

Bij het klikken op "Eigendom overdragen" moet je de gebruiker selecteren aan wie je de automatisering wilt overdragen.

Voordat je de overdracht voltooit, zie je een disclaimer met een lijst met gebeurtenissen die plaatsvinden zodra de automatisering is overgedragen. De gebeurtenissen in de disclaimer kunnen variëren afhankelijk van de automatiseringsstappen (bijvoorbeeld als er actieve uitvoeringen in afwachting zijn, als er een integratie is geïnstalleerd en gebruikt in een automatisering).

Zorg ervoor dat je deze disclaimer zorgvuldig leest voordat je doorgaat.

In het disclaimer venster kunt je de uitvoeringen in afwachting voor die automatisering annuleren. Als je het vakje aanvinkt, worden alle uitvoeringen in afwachting geannuleerd en niet uitgevoerd. Bijvoorbeeld, als de automatisering is geconfigureerd om een email te versturen 5 dagen na een trigger en deze uitvoeringen zijn nog steeds in uitvoering, worden ze geannuleerd en de e-mail wordt niet verzonden.

Zodra de automatisering is overgedragen, verschijnt deze in de lijstweergave van automatiseringen van de ontvangende eigenaar. De automatisering wordt overgedragen in een inactieve staat, zodat de ontvangende eigenaar de automatisering kan bekijken en eventueel problemen kan oplossen indien nodig.

De automatisering zal een overdrachtslabel krijgen om aan te geven dat het is overgedragen.

De ontvangende eigenaar kan nu de automatisering configureren – inclusief bewerken en activeren.